教授にメールを送るとき、冒頭の挨拶はどうしたらいいのでしょうか。「こんにちは」「おはようございます」でもいいのか、迷ってしまいますよね。

結論からいうと、教授へのメールでは「こんにちは」よりももっと適切な挨拶があります。今回は教授へのメールにぴったりな挨拶文例3選をご紹介。あわせてメールの基本構成についても例文つきで解説します。

普段はフレンドリーに接してくれている教授であっても、メールなど文章にする場合にはワンランク丁寧な表現が求められます。失礼のないような挨拶をこの機会にマスターしましょう。

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教授にメールするときの挨拶文例3選

教授に質問したいとき、アポを取りたいとき、返信をもらえたことに対するお礼をしたいとき。さまざまな理由で教授にメールをする機会があるでしょう。そんなときにつまずきやすい「冒頭の挨拶」について解説します。

冒頭の挨拶は「こんにちは」でいい？

友達同士のメールとは違い、「こんにちは」「おはようございます」などの挨拶は不要です。教授がいつメールを読むか分からないですし、ややくだけた印象になるためビジネスシーンでもあまり使われません。何よりもまずは名前を名乗ることが大切です。

名乗る前に何かしら挨拶したいんだけど……？

いきなり名乗るよりも最初に何かしら挨拶を入れたい、でも「こんにちは」だとカジュアルすぎるかも……？そんな時に使えるとっておきのフレーズをご紹介します。それは、

これはビジネスシーンでも使える便利なフレーズです。是非覚えておいてくださいね。バリエーションとしては「お忙しいところ失礼いたします」でもOK。

初めてメールするときにおすすめの挨拶

その教授に初めてメールするときの書き出しも、意外に難しいもの。先ほどの「お忙しいところ恐れ入ります」も使えますが、もう1つ便利なフレーズがあります。

このように書き出すと、教授の方では「新しい案件だな」と一目で判断することができ、何回かやり取りをしているメールと区別することができます。

この後には自己紹介が続きますが、さらに続けて「いつもご指導いただき、ありがとうございます」と加えても好印象です。

教授にお礼したいときの挨拶と締め

すでにメールのやり取りをしていて、教授から返信をいただいたことに対するお礼をしたい時もありますよね。そんな時におすすめの挨拶と締めをセットでご紹介しましょう。

「お世話になっております」はビジネスシーンの鉄板フレーズ。汎用性が高くさまざまな状況に対応できます。

本文のところは、単に「〇〇の件、ご回答いただきありがとうございました」だけでなく、「早速、〇〇したいと考えております」のように意欲を感じさせる一文を加えるとベターです。

そして難しいのが締めの一文。学生ですので、あまりかしこまった表現にしなくてもOKです。上の例文のように書くと学生らしく、かつ丁寧なメールになります。

あるいは「メールにて恐れ入りますが、まずはお礼申し上げます」といった表現もあります。

教授に送るメールの基本の構成

続いて、教授に送るメールの基本構成を見ていきましょう。

次からはこの構成の順番に、詳しい書き方を例文も交えながら解説していきます。

STEP1．件名：内容を掴みやすいものにする

件名は、メールの内容がなるべく具体的に分かるように書きます。

たとえば急用で返信が必要なメールの場合、「【急用】○○の講義について」など目立つような件名にしてもOKです！「質問」や「お願い」など、教授が一目見た時にメールの趣旨が判別できるようにしておくのがコツ。

反対に「質問です」「お願いがあります」「鈴木一郎です」といった一言だけでは内容が全く分からないためNG。メールを開く前から内容が推測できるような件名を心がけましょう。

STEP2．書き出し：宛名を必ず書く

メールの書き出しの部分には、宛名を必ず書きます。

宛名を書くことによって、送る方も送られる側も「誰宛てのメールなのか」を認識することができます。間違えて違うアドレスに送ってしまううっかりミスもあり得ますので、宛名はしっかりと書くようにしましょう。

STEP3．本題：まず名乗る

宛名を書いたら1行開けて、自分が何者なのかを書くところから本文スタート。仮にアドレスなどから教授があなただと特定できるとしても、まず名乗ることがマナーです。

そして、先ほどご紹介したような挨拶をする場合には「挨拶→自己紹介」の順番に記載します。

名前はフルネームで記載します。教授は沢山の学生を相手にしていますから、苗字だけでは間違いのもと。学部学科、学年、履修クラス、〇〇ゼミなどもあわせて記載し、あなたが誰なのかを特定できるようにしましょう。

その後に続けて本題に入ります。

先生は学生からの沢山のメールを読まなければなりませんから、なるべく「簡潔に」「明確に」「要点をまとめて」を心がけるようにします。しかし、何かをお願いしたい時に「〜してください」と言い切ってしまうのは目上の人に対して失礼にあたります。

×「〜してください」
○「申し訳ありませんが、〜いただけますでしょうか」

このように、お伺いを立てる形なら、教授も気持ちよく読んでいただけるはずです。

STEP4．締めくくり文でまとめる

本題を書き終えたら、締めくくりの文を書きます。

などの文面が理想です。「よろしくお願いいたします」は鉄板ですね！

STEP5．署名でフィニッシュ！

本文の最後には、署名をすることが一般的です。最初に名乗っていることも事実ですが、最後に署名として名前や連絡先をまとめておいた方が、「誰からのメールだったのか」がより分かりやすくなります。メールの形式としても「きちんと感」が出ますし、メール本文が完結したということを伝える意味もあります。

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まとめ

今回ご紹介した、教授にメールを送るときの挨拶文例3選を改めてまとめておきます。

学生のうちは、教授のような目上の人にメールをする機会はさほど多くありません。敬語表現が思いつかずに戸惑ってしまうのももっともなことでしょう。そんなときは、今回のような例文を上手に使って仕上げてみてくださいね。

マイナビ学生の窓口編集部