【例文付き】教授へのメールの書き方解説!挨拶は「こんにちは」でいい?基本のメール構成とは?

学生の窓口編集部

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教授に対して、失礼なメールを送ってしまっていませんか? いつも顔を合わせているから、ちょっとした質問だからといっても、1つ1つのメールには失礼のないような気づかいが必要。ですがいざ書こうとすると「挨拶はどうする?」など細かな点で悩んでしまいますよね。今回は、教授に対して失礼のないようなメールの書き方についてご紹介します。

教授に失礼のないメールとは?挨拶は「こんにちは」でいい?

教授に失礼のないメールを送るためには、やはり全文を通して敬語、丁寧語をきちんと使うことが大切。「〜下さい」というのは丁寧なようでいて実は命令形となるので特にご注意を。お願いをしたい時には「〜していただけないでしょうか」をお伺いを立てる形が正解です。

絶対に避けるべきポイントは?

教授へのメールで絶対に避けるべきは、ずばり「なれなれしい文面」。教授に限らず実社会においても、たとえ対面での会話がフレンドリーだったとしても、メールなどの文面ではワンランク丁寧な表現にする傾向があります。いくら仲の良い教授が相手でも「記号」「顔文字」「〜いいですか?」などの乱用は避けたほうが良いでしょう。

最初の挨拶は「こんにちは」でいい?

友達同士のメールとは違い、「こんにちは」「おはようございます」などの挨拶は不要です。教授がいつメールを読むか分からないですし、ややくだけた印象になるためビジネスシーンでもあまり使われません。後ほど詳しく解説しますが、挨拶よりもまず名前を名乗ることが大切です。

名乗る前に何かしら挨拶したいんだけど…?

最初に何かしら挨拶を入れたいけど、「こんにちは」だとカジュアルすぎるかも…?そんな時に使えるとっておきのフレーズをご紹介します。それは、

「お忙しいところ恐れ入ります。」

これはビジネスシーンでも使える便利なフレーズです。是非覚えておいて下さいね。ただしこの挨拶は必須ではなく、挨拶なしで名前を名乗っても全く差し支えありません

教授に送るメールの基本の構成はこうだ!

教授に送るメールの基本の構成

教授に送るメールは基本的に次のような構成にすると良いです。

1.件名:内容を掴みやすいものにする
2.書き出し:宛名を必ず書く
3.本題:まず名乗る
4.締めくくり文でまとめる
5.署名でフィニッシュ!

次からは、この構成の順番に詳しい書き方を解説していきます。

STEP1.件名:内容を掴みやすいものにする

件名は、メールの内容がなるべく具体的に分かるように書きます。

=件名サンプル=

・5月20日の〇〇ゼミ欠席のご連絡
・〇〇研究での課題についての質問です

たとえば急用で返信が必要なメールの場合、「【急用】○○の講義について」など目立つような件名にしてもOKです!「質問」や「お願い」など、教授が一目見た時にメールの趣旨が判別できるようにしておくのがコツです。

反対に「質問です」「お願いがあります」「鈴木一郎です」といった一言だけでは内容が全く分からないためNG。メールを開く前から内容が推測できるような件名を心がけましょう

STEP2.書き出し:宛名を必ず書く

メールの書き出しの部分には、宛名を必ず書きます。

=宛名サンプル=

・ショート版:「田中先生」
・ロング版:「法学部法律学科教授 田中三郎先生」

宛名を書くことによって、送る方も送られる側も「誰宛てのメールなのか」を認識することができます。間違えて違うアドレスに送ってしまううっかりミスもあり得ますので、宛名はしっかりと書くようにしましょう。

STEP3.本題:まず名乗る

宛名を書いたら1行開けて、自分が何者なのかを書くところから本文スタート。仮にアドレスなどから教授があなただと特定できるとしても、まず名乗ることがマナーです。

=名乗る時のサンプル=

「法政策論」を履修している法学部法律学科2年A組の鈴木一郎です。

名前はフルネームで記載します。教授は沢山の学生を相手にしていますから、苗字だけでは間違いのもとです。学部学科、学年、履修クラス、〇〇ゼミなどもあわせて記載し、あなたが誰なのかを特定できるようにしましょう

その後に続けて本題に入ります。

=本題を書く際のポイント=

・なるべく趣旨を先に持ってくる
・その後で補足したいことを書く(理由・経緯・詳細など)

先生は学生からの沢山のメールを読まなければなりませんから、なるべく「簡潔に」「明確に」「要点をまとめて」を心がけるようにします。しかし、何かをお願いしたい時に「〜して下さい。」と言い切ってしまうのは目上の人に対して失礼にあたります。

×「〜して下さい。」
○「申し訳ありませんが、〜いただけますでしょうか。」

このように、お伺いを立てる形なら、教授も気持ちよく読んでいただけるはずです。

STEP4.締めくくり文でまとめる

本題を書き終えたら、締めくくりの文を書きます。

・「お手数をおかけして申し訳ありませんが、宜しくお願い致します。」
・「お忙しいところ手間をおかけして恐縮ですが、よろしくお願い致します。」
・「以上、ご連絡となります。色々とご準備いただいているなか申し訳ありません。今後ともよろしくお願いいたします。」
・「ご多忙のなか申し訳ありませんが、アドバイスいただければ幸いです。」

などの文面が理想です。「よろしくお願いいたします」は鉄板ですね!

STEP5.署名でフィニッシュ!

本文の最後には、署名をすることが一般的です。最初に名乗っていることも事実ですが、最後に署名として名前や連絡先をまとめておいた方が、「誰からのメールだったのか」がより分かりやすくなります。メールの形式としても「きちんと感」が出ますし、メール本文が完結したということを伝える意味もあります

=署名サンプル=

******************************
令和大学法学部法律学科
2年A組 学籍番号1234567
鈴木一郎
E-mail:abc@reiwa.ac.jp
TEL:090-1234-5678
******************************

まとめ

今回は教授に失礼のないメールの書き方について解説してきました。教授は毎日何十通というメールを処理しなければならず、指導に間違いがあってはいけないので大変です。教授が忙しい身であることをふまえた上で、分かりやすいメール作成を心がけましょう。特に敬語は慣れないうちは難しく感じるかもしれません。そんな時はある程度テンプレート化して保存しておくのがオススメですよ!

(マイナビ学生の窓口編集部)

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