教授に失礼の無いメールを送ろう! 気をつけたいメールの書き方

編集部:はまみ
2016/10/03
授業・履修・ゼミ
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教授に失礼の無いメールを送る際のメールの書き方

教授に対して、失礼なメールを送ってしまっていませんか? いつも顔を合わせているから、ちょっとした質問だからといっても、1つ1つのメールには失礼のないような気づかいが必要。今回は、教授に対して失礼のないようなメールを送る際のメールの書き方についてご紹介します。

まず宛名は必ず書きます。「○○先生」またはフルネームで「○○ ●●様」というように書きます。1行開けて、自分が何者なのかを書きます。これは、教授があなたのことを誰だかわかっていても、絶対に書くべきです。

その後に、何について書いているのか、何を言いたいメールなのかを伝えます。返信が必要な場合は数行開けて、教授に対して申し訳ないと思っている文面を書きます。「お手数をおかけして申し訳ありませんが、宜しくお願い致します」や「お忙しいところ手間をおかけして恐縮ですが、よろしくお願い致します」などの文面が理想です。

絶対に避けるべきは「なれなれしい文面」です。いくら仲の良い教授が相手でも「記号」「顔文字」「〜いいですか?」などの乱用は避けたほうが良いでしょう。

■本文最初には必ず身分の詳細を

あなたの名前はフルネームで書きます。また、学部、学年、専科クラス、ゼミ生であることなど。あなたが誰だかわかる文面を本文最初に記載すべきです。友達同士のメールとは違い、「こんにちは」「おはよう」などの挨拶はいりません。教授がいつメールを読むかわからないので、挨拶よりも先に名前を記載することを忘れないでください。

■件名もしっかりチェック

件名には、メールの内容がわかる文面を書きます。まさに、テレビで言うネタバレのようなものです。たとえば急用で返信が必要なメールの場合、「【急用】○○の講義について」など目立つような件名にしてもOKです!「質問」や「お願い」「返信希望」など、一目見て内容と、相手がしなければいけないことがわかるようにしておくと、とても親切なメールを送ることができます。

■最後は署名をすること

本文の最後には、署名をすることが一般的です。「宜しくお願いします」などの文面でしめるのも良いですが、再度誰からのメールかわかるように署名をしておくと、相手も返信しやすいですよね。メール本文が完結したということを伝える意味もあります。

失礼のないようにメールを送るには、メールの送り方も大切ですが基本となる敬語、丁寧語も大切です。「〜してください」と言っているようではいけません。これは命令形となるので、「〜していただけないでしょうか」と質問やお願のメールでは注意が必要。一度で話が通じるように、メールの文面を選ぶことが大切です。

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