大学生になると教授とメールのやりとりをする機会がありますよね。講義内容、リポート課題についての質問、またゼミの連絡事項などを教授にメールすることがあるでしょう。たとえ教授と仲がよくても、しっかりマナーを押さえたメールを書くことが大切です。今回は、教授へのメールの書き方と送る際の注意点を例文とともにご紹介します。

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大学の教授へメールするときの基本マナー5つ

大学の教授へメールするときに押さえておきたい基本マナーを5つご紹介します。

これらは、ビジネスシーンでのメールのマナーとよく似ています。これからの社会人デビューに向けて役立つ内容も含まれていますから、この機会にチェックしておきましょう。では1つずつ見ていきます。

1．大学のメールアドレスから送る

教授へメールを送る際、まず気をつけたいのがメールアドレスです。スマホのキャリアメールなどではなく、大学のメールアドレスから送るのが鉄則です。

特に注意したいのが、携帯メールの迷惑メール対策です。迷惑メール対策の設定によっては、PCからのメールを全て弾いてしまうことも。教授の方からPCで返信をもらっても「送った・届いていない」のトラブルになりかねません。

ところで最近ではGmailやYahoo!メールなど、フリーメールをメインに使う人も増えました。PCからもスマホからもメールチェックできて便利ですよね。何らかの事情でフリーメールを使いたい人は、教授の許可を得てから使うようにしましょう。

2．教授の勤務時間帯に合わせて送る

メールを送る際には、できるだけ教授の勤務時間帯に合わせて送るようにします。

「メールはいつ送っても、都合の良い時に見てもらえば良いのでは？」

もちろん電話に比べれば、メールの方が時間の自由度は高いです。ですが、教授によってはスマホやタブレットで通知がくる設定にしていて、通知でご迷惑をかけてしまうことも。あまりに深夜の時間帯などは非常識に当たりますので注意が必要です。

ただし、至急の内容となる場合には多少遅くなっても仕方ありませんので、そこはケースバイケースで考えましょう。

3．敬語を使う

これは言わずもがなですが、教授へのメールでは必ず敬語を使うようにします。

普段ゼミなどで親しくしている教員だと、ついメールでもフレンドリーになってしまいがち。ですが、対面での話し言葉と、文面での書き言葉は区別しなければなりません。書き言葉の方がワンランク丁寧な表現を用いるのはビジネスでも同じです。

4．簡潔に、必要な要素を盛り込む

こちらもビジネスメールと同じですが、「簡潔に」「必要な要素を盛り込む」ことを意識してメールを仕上げていきます。

例えば欠席の理由について、複雑な事情があったとしてもなるべく簡潔に、できれば一文でまとめるようにします。長くなりそうな時には箇条書きもおすすめ。

そして、必要な要素とは「宛名」「自己紹介」「用件」など。後ほどメール構成のところで順番に解説していきます。

5．誤字脱字の見直しを必ず行う

最後に、誤字脱字の見直しをします。誤字脱字や変換ミスがあると「片手間で書いたな」とイメージダウンにつながりかねません。丁寧な態度で書いたことが伝わるように、改行も入れながら文面を整えていきましょう。

ところで、自分で書いた文面というのは、誤字脱字になかなか気づけないもの。最後に落ち着いてしっかり読み直し、OKなら送信です！

大学の教授へのメールの構成と言い回し例

メールは次のような構成で作成していきます。

それぞれの項目で守るべきマナーや注意点について、役立つ言い回し例も交えながら解説します。

件名（Subject）

メールの「件名」は、メールの内容を具体的、簡潔に表したものにする必要があります。

上記のように、メールを開かなくても、そのメールがどんな用件なのかがひと目で分かるようにします。

このような漠然とした記載だと、教授はそのメールを開いてくれないかもしれません。

宛名

宛名はメール冒頭に記載します。友人同士のメールでは書かないことも多いですが、教授宛のメールでは宛名を入れるのがマナーです。

敬称は「先生」が最も適当です。「教授」ではないのかと思われるかもしれませんが、「教授」は敬称というよりも肩書きという位置付けになるようです。「先生」はよく知られた敬称ですので、こちらを使うようにしましょう。

宛名を入れることで、万一誤送信してしまった際に気づきやすくなります。教授のところには毎日沢山のメールが届きますし、中には不審メールや間違いメールも含まれています。宛名がしっかり書いてあると「これは確かに自分宛だ」と判断するのに役立つのです。

本文

意外に難しいのが本文の書き出しではないでしょうか。

Point !
書き出しでは、挨拶の一文を入れた後に「自分（送信者）が誰なのかを明示」します。冒頭で自己紹介をするのは大切なポイントなので、ぜひ覚えておいてください。ちなみに自己紹介はフルネーム必須です。

続いて、改行して用件に入っていきます。なるべく「簡潔に」「分かりやすく」を心がけ、箇条書きを使うのも良いでしょう。

メールの本文が「こうで、ああで」とだらだら続くと、見にくく読みづらくなるものです。一文一文は長くなりすぎないように、改行も上手に使いましょう。

結びの言葉

用件を書き終わったら「結びの言葉」を入れます。ここも難しい部分ですが、丁寧な表現を使うことで一気に印象が良くなります。

いろいろな言い回しがありますので、ケースバイケースで使い分けましょう。

「回答お待ちしています」は目上の人に催促しているようなイメージにも取れますので、あまりおすすめできません。

署名を忘れずに！

最後に「署名」を入れます。最初に自己紹介をしていますが、だからといって署名を省略していいわけではありません。文末にも忘れずに、必ず入れるようにしましょう。

このように、学籍番号や連絡先なども併記しておくと親切です。

シーン別！大学の教授へのメール例文

ここからは、メール全体を通した例文をシーン別にご紹介します。

例文を参考に、あなたに合った文面へとアレンジして使ってみてください。

シーン1：教授に質問したい時の例文

シーン2：レポート提出の例文

※添付ファイルの形式を指定されている場合は、それを守りましょう。
※肝心の課題のつけ忘れは意外に多いので、送信前にチェックしてください。

シーン3：ゼミを欠席したい時の例文

シーン4：アポイントのためのメール例文

教授からのメールに返信するときに気をつけたいポイント

教授から返信されたメールに対しては、必ず返信するのがマナーです。忙しい中で質問やお願いに対応してもらえたわけですから、丁寧にお礼をしましょう。返信の際のポイントについて解説します。

件名は必要に応じて書き直す

基本的にRe：はそのままでも構いませんが、やり取りが続いてRe：がたくさんついてしまった時は分かりやすく書き直します。

「実験心理学11月5日付の質問の御礼」

このように書き換えてみてはいかがでしょうか。

引用をうまく使う

教授から送られてきたメール内容を引用するのも、使える返信テクニックです。引用した内容には「＞」をつけて、引用だとわかるようにしましょう。

気づいたらすぐに返信する

メールの返信は、できる限り24時間以内に済ませるのがベターです。このマナーは社会人になっても一緒ですので、大学生のうちから身につけておくといいでしょう。

メール返信の例文を1点ご紹介しておきます。

お礼を伝えるにしても「ありがとうございました」の一文だけではシンプルすぎて印象が良くありません。「回答をした甲斐があった」と教授に思ってもらえるような、やる気を感じさせる文面を心がけましょう。

教授にzoomなどのテキストチャットで送る場合は？

withコロナ時代となり、オンラインでの授業も当たり前に行われるようになりました。普段利用しているzoomなどのチャット機能を使って、教授にメッセージを送る機会もあるかもしれません。この場合の注意点を挙げておきます。

教授とのやり取りにおいてチャットというのはまだ新しい機能。教授の考え方もケースバイケースですので、周囲の様子をみながら取り入れていくと良いかもしれません。

まとめ

教授へのメールの書き方をご紹介しました。改めて、教授へメールを送るときの基本マナーをまとめておきます。

言い回しのバリエーションや例文もご紹介しましたので、上手にアレンジして使ってみてください。ゼミなどで親しくやり取りをしている教授であっても、メールではフレンドリーになりすぎないよう、十分に気をつけたいものです。

また、誤字脱字やおかしな表現がないかを最終チェックすることも大切。送信してから「しまった！」とならないよう、必ず見直しをするようにしてくださいね。