エントリーシートをメールで提出するときは? 企業への返信方法も紹介

エントリーシートをメールで提出するときは? 企業への返信方法も紹介

2019/04/22

就活の基礎知識

エントリーシートを企業に向けてメールで提出する場合、メールの件名や本文に書く内容、言葉遣いといったマナーは押さえておきたいもの。エントリーシートをメールで送るときのポイントを見ていきましょう。

エントリーシートをメールで提出するときは? 企業への返信方法も紹介

エントリーシートをメールで送るケース

企業の採用担当者宛てにエントリーシートを送る場合、最近は電子メールで送ることが多くなってきました。
企業によっては郵送での送付を求めてくるケースもありますが、いずれのケースでも、就活生にとっては企業とのファーストコンタクトになるため、相手に誤解を与えないよう慎重に進めることが大切です。

エントリーシートを用意する

メールを作成する前に、エントリーシートの内容を確認しましょう。誤字脱字がないかの確認はもちろんのこと、志望動機などの項目で文章がおかしくないか、間違った日本語を使っていないかなど、今一度確認します。企業ごとに複数のエントリーシートを用意している場合、誤って違う会社向けのシートを添付してしまわないように注意してください。

提出ファイルの作り方

特に企業からの指定がないかぎり、データはPDFファイルにして送りましょう。基本的にPDFファイルには文字を書き足すことができないので、前に述べたとおり内容の最終確認を行ってからPDFファイル形式で保存して送ります。

ワードやエクセルのファイルをPDFファイルにするには、オフィスソフトが入ったパソコンを使うのが最も簡単です。自分のパソコンにオフィスソフトが入っていない場合、フリーのサービスやソフトを利用して変換するのも手軽な方法ですが、フリーソフトの場合、1日の利用回数に制限があることや、信用度に欠けるソフトだと、知らぬ間にウイルスをダウンロードしてしまうなんてことも考えられます。学校など信頼のおけるオフィスソフトを使えるパソコンを利用したり、家電量販店などで新たに有料のオフィスソフトを購入するようにしましょう。

エントリーシートを手書きした場合は、シートをスキャンする必要があります。自宅にスキャナーがある場合は、スキャンした後に自分のパソコンへPDFファイル形式で保存すれば大丈夫ですが、ない場合は、学校やコンビニなどに置いてあるスキャン機能つきのコピー機でスキャンし、手持ちのUSBメモリなどに保管するようにしてください。

ファイルの添付の仕方

メールに添付する前に、ファイル名にも気を配りたいところです。

【ファイル名の付け方の例】
エントリーシート_〇〇大学_△△太郎.pdf

といった具合に、ファイル名には学校名と氏名を忘れずに付け加えるようにしましょう。ファイルに名前がないと、受け取る相手からすると、このエントリーシートがどこの誰から送られてきたものなのか見当がつかなくなってしまいます。

応募メールの書き方

続いて応募メールの件名と通信文の書き方です。

【件名の例】
件名:エントリーシートご送付いたします 〇〇大学△△太郎

「シートを送ります」というメッセージに加え、ファイル名と同様に学校名と氏名も入れてください。

本文については以下のような書き方が一般的です。

【本文の例】
〇〇株式会社
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部3年の△△太郎と申します。

エントリーシートをお送りさせていただきます。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、添付ファイルのご確認をいただきますよう
よろしくお願い申し上げます。

*******************************
△△ 太郎
〇〇大学〇〇学部
E-mail:xxxxxxx co.jp
TEL:090-xxxx-xxxx
*******************************

・ポイント1:社名・役職などは正しく書く
「株式会社」は正しく入れましょう。(株)と略すのは失礼です。また社名の前につくのか後に付くのか、しっかり確認して間違えないように。

担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」とすればOKです。

・ポイント2:通信文は短く簡潔に
通信文は必要最低限の内容で構いません。「~をお送りさせていただいてもよろしいでしょうか?」と書くと、相手に回答(返信)を迫るようなニュアンスになってしまいますので、くどくならないようにしましょう。

・ポイント3:署名を入れる
メールの最後に必ず署名を入れるようにしましょう。企業側が応募者に対して連絡する場合に必要な情報です。ビジネスメールでは、署名は必ず入れるのがルールだと心得ておいてください。

応募受付メールに返信するときは

こちらが送付したメールに対して、先方から受領を知らせるメールの返信が来る場合があります。こういった場合、「ご連絡ありがとうございます。何卒よろしくお願いします」と一文つけ加えてこちらからも返信するようにしましょう。注意点としては、基本的には24時間以内に返信するのが望ましいということ。夜間帯に返信する場合は、メールの冒頭部分に「夜分遅くに失礼します」とつけ加えるのがちょっとしたマナーです。

まとめ

メールのやりとりは社会人になれば日常的に行うものです。エントリーシートを送る段階から、自分もビジネスの一員に加わっているという意識を持って実践するといいでしょう。


(学生の窓口編集部)

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