苦手な電話対応を克服する5つの方法! 就活生・ビジネスマン必見

苦手な電話対応を克服する5つの方法! 就活生・ビジネスマン必見

2018/01/24

就活マナー

苦手な電話対応を克服する5つの方法! 就活生・ビジネスマン必見

就活で企業から電話連絡が来たとき、折り返しをしなければならないときもありますよね。そんなときに「どうしても電話対応に緊張してしまう」「うまく対応ができず毎回自己嫌悪に陥る」「対応の仕方がわからず固まってしまう」など苦手意識をもってしまう方も多いのではないでしょうか。社会人のみなさんが当たり前にやっている電話対応が「なぜこんなに難しいのだろうか」と感じる就活生も多いはずです。今回はそんな就活中に陥りがちな電話対応の苦手意識を克服する方法をご紹介していきます。ぜひ参考にしてスムーズな電話対応を身につけてみてください。

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■なぜ電話対応に苦手意識をもってしまうの?

なぜ電話対応に苦手意識をもってしまうの?

そもそも、なぜ電話対応に苦手意識をもってしまうのかを5つの理由でご紹介していきます。

・どうしても慌ててしまう

メールやLINEなどのテキストコミュニケーションがメインとなっている今の就活生。そもそも家族以外の目上の方と電話をする機会自体が極端に少ないという特徴があります。以前は固定電話しかなかったため、家の電話にかけて誰かに取り次いでもらうということも多く慣れている人が多かったのです。しかし今は、すべて携帯にかければすぐにつながりますし、誰かに電話を取り次いでもらうということもありません。

そんな環境で育ってきたわけですから初めての目上の方、しかも就活で合否を判断される企業の人事担当から電話がかかってきたら、緊張してしまうのも当たり前です。就活のメールの場合は、考えることができたりネットで調べて対応したりことができます。しかし電話の場合は常にリアルタイムになりますので、即座に自分で考えて対応しなければなりません。それに負担を感じてしまうという方も多いからだと考えられます。

・言い回しが難しくて覚えられない

これを読んでいるみなさんは就活が始まるまで、「私(わたくし)」「お世話になっております」「◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?」などの言い回しを一切使ったことがない方ばかりのはずです。

「こういうときなんて言うんだっけ?」ということが多く慌ててしまった結果、電話口でフリーズしてしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。たくさんのことをいっぺんに、しかもリアルタイムでやることの難しさを痛感するのが就活中の電話対応です。

・単純に慣れていないから

就活中の連絡は目上の人から電話がかかってくる、あるいは出られずに折り返しの連絡をかけるという初めて経験することばかり。言い回しを含めて何をどうすればよいのか手順がわかっていないため、いつまでたっても慣れることができません。回数をこなす前に就活が終了してしまうのもひとつの原因と考えられます。

社会人になって電話対応をするときは、新人がどんどん電話を取って対応します。1カ月もすると十分1人で対応できるようになっていきます。それに比べて就活で電話対応する期間は非常に短く、面接を行う1カ月の間に10回も電話でのやりとりがないのではというほど少ないです。企業側も、やりとりをほとんどメールで行うケースが多いため、覚えられるまで練習ができないのも覚えられない理由です。

・どのタイミングで話せばよいかわからない

電話をかけた場合、「お世話になっております」など自分が最初にあいさつする前に「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯の△△でございます。」という先方のごあいさつが入ります。その後に何か続くのかと思ったら、相手が待っている状態だということに気づいて慌てて話しだすなど、「どのタイミングで話しだせばいいのかわからない」という方も多いはずです。

通常友人に電話をかけたときは、「もしもし」だけで会話が始まるわけですから、話すタイミングがつかめないのも理解できますね。

・聞き取れなかったら…と失敗したときのことを考えてしまう

就活生が社会人の電話を取った際、早口だと感じるケースは多いはずです。そのため、「何回聞いても聞き取れなかったらどうしよう……」と思い、縮こまって電話対応をしてしまう方も多いです。

「失敗しないように」ということに注目しすぎると意識しすぎて失敗をしてしまい、さらに本来取るべきだったコミュニケーションがスムーズにとれないということもうまくいかない原因です。

このようなポイントが、苦手意識を作り出してしまう原因となっているのです。ではどうすれば、この電話対応に対する苦手意識を克服することができるのでしょうか。


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