苦手な電話対応を克服する5つの方法! 就活生・ビジネスマン必見

苦手な電話対応を克服する5つの方法! 就活生・ビジネスマン必見

2018/01/24

就活マナー

■苦手意識を克服する方法5つ

苦手意識を克服する方法5つ

次に苦手意識をもってしまう理由と、克服する方法をご紹介していきます。

苦手意識を克服する方法1.ゆっくりハキハキと話す

まず慌ててしまい早口になる、どもるなどの状態になってしまう方は、自分がゆっくりハキハキと話すようにしましょう。慌ててしまっている人は自分の早口の不安定な声を聞いているため、それを聞いてさらに不安が募ってしまう状態になっているのです。

自分がゆっくり話す声を耳にすると、不思議と落ち着いて対応ができるようになってきます。またゆっくり話すことで呼吸もゆっくりになります。これにより、慌てている気持ちが落ち着いてくるのです。自分では「ゆっくり過ぎるのではないか?」と思う程度にゆっくり話しても、相手には通常通り聞こえるくらいのペースになります。電話対応では慌てず、落ち着いてゆっくりとハキハキと話すようにしましょう。

苦手意識を克服する方法2.パターン分析をする

「言い回しがどうしても覚えられない」という方は電話対応のときの行動と、話す内容のパターンをまとめておくことをおすすめします。基本的には就活中の電話は自分の電話にかかってくる場合と、折り返し電話の2パターンです。その分のトークスクリプトを作っておきましょう。

パターンが書かれた紙を用意しておけば、いざというとき見ながら対応ができます。また、用意をしていることで安心感があり、慌てずに対応ができるようになります。以下にトークスクリプトの例をご紹介しますのでぜひ活用してみてください

a.相手から電話がかかってきた場合
<静かな場所に移動し、手帳と筆記用具を用意してから、電話に出る>

電話に出るときは、「はい。◯◯大学の△△でございます。」と電話に出ます。もし相手から面接日程の調整ですと言われたら、「ありがとうございます! 候補日を伺えますでしょうか。」と伝えましょう。そしてその候補日が自分の予定に当てはまるかどうかを確認するために、「確認させていただきますので、少々お待ちくださいませ」と言って電話を消音にします。

確認した後、消音を解除して「大変お待たせいたしました。面接ですが6月19日月曜と6月20日火曜の10時から13時、6月21日水曜の午後13時以降の日程にお伺いすることが可能です。」などと伝えます。

相手から日程の指定があったら、「復唱させていただきます。6月21日水曜日の13時、午後1時から御社本社ビル7階に伺わせていただきます。当日はどうぞ宜しくお願いいたします。」相手「こちらこそ宜しくお願いいたします。」あなた「失礼いたします」と言い、終話。相手が電話を切ってから切るようにする。

こうしたポイントを抑えた、トークスクリプトを作っておくことをおすすめします。

b.折り返しを自分がする場合
<静かな場所で手帳と筆記用具を用意し電話をかける>(以下省略)

このように手順を書いておくと、その手順通りに進めればよいので余計な緊張をせず落ち着いて対応することができます。

慣れるまでは1人でシミュレーションし、家族には相手役を手伝ってもらって練習をするのがおすすめです。少し慣れてきたら友人と一緒に練習してみるのがおすすめです。その際に友人がしている言い回しや対応で気遣いがあるなというポイントなどを聞いて、自分に取り入れていくと電話対応が素晴らしいものに変わっていきます。

苦手意識を克服する方法3.練習・真似をする

2で作ったトークスクリプトを1人でシミュレーションしてある程度覚えたら、家族に相手役を手伝ってもらって練習をするのがおすすめです。会社にお勤めのご兄弟やご両親などに手伝ってもらうと、「こんな対応をしたら?」とアドバイスがもらえるはず。言い回しにもバリエーションが増えますよ。

また、少し慣れてきたら友人と一緒に練習してみるのもよいでしょう。その際に友人がしている言い回し、ご家族に教えていただいた対応で「気遣いがあるな」と感じられたポイントを真似していくと、電話対応が素晴らしいものに変わっていきます。

苦手意識を克服する方法4.話すタイミングの正解を覚える

企業との電話をする際に、話すタイミングが重なってしまうことがあります。この点に関しては特にマニュアルなどにも書かれておらず、どうしたらよいのか迷ってしまう方も多いとはずです。

基本的には、電話をかけると相手が「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社△△が承ります」と電話に出てくれます。その直後に「お世話になっております。私◯◯大学4年△△と申します。」と会話を始めるようにしましょう。その後に「◯時頃にお電話いただいたのですが、◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?」などのように話す順番をメモしておきます。電話を切るときの「失礼いたします」などは相手と重なりながら発言する形でOKです。これが遅れてしまうと何も言わずに電話を切ったと思われかねませんので、先方に続いて失礼いたしますと伝えるようにしましょう。

苦手意識を克服する方法5.「コミュニケーションが目的」と考える

「相手とコミュニケーションを取るためのツール」として電話を使っているのだという認識をもつようにしましょう。失敗してもコミュニケーションがとれていれば問題ありませんし、電話対応だけがすべてではありません。

企業側は学生に完璧な電話対応を求めてはいませんし、それが選考結果に関連することはほとんどありません。面接日時や持ち物などの連絡が確実にできれば問題ないのです。就活生の方だけが非常に気にしてはいますが、企業側が案外気にしていないことを知ると、失敗してはいけないという強迫観念に駆られずに済みますよ。

相手とコミュニケーションを取るためのツールですので、深く意識しすぎずに対応する方がうまく電話対応できるはずです。

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