人事に面接の日程調整を上手にお願いするコツとメール例文

人事に面接の日程調整を上手にお願いするコツとメール例文

2015/11/26

就活hack

人事に面接の日程調整を上手にお願いするコツとメール例文

他社の面接、学業等の理由で日程調整をお願いせざるを得ない事態に迫られることもあります。上手にお願いする方法をマスターしましょう。
1.調整を依頼する理由を選ぶ

先に決めた予定を優先し進めるのが無難と分かっていても、志望度の高い他社の選考とのバッティングや学業等が理由で日程調整をお願いせざるを得ない事態に迫られることがあります。さて、理由についてですが、「他社の面接」では志望度が低いと判断されますし、「アルバイト」では就職を軽視していると誤解されそうです。このような場合は、学業等、お互い波風が立たない理由を選びましょう。また、それが社会人としての判断です。

2.依頼方法は電話が基本

日程調整の依頼手段としてメールもありますが、基本は電話です。理由は、メールよりも誠意ある手段だからです(面接の日程調整の連絡手段としてメールを指定されている場合はメールを使いましょう)。加えて、「面接の日程に関してご相談させて頂きたいのですが…」とお伺いを立てるやりとりを通して、採用担当者とコミュニケーションを深めることもできます。つまり、日程調整をお願いせざるを得ないというピンチを、チャンスに変えることもできるのです。

3.調整完了後にメールを送る

もちろん電話でも調整頂いたことに感謝するのですが、重ねての感謝と確認姿勢を示すために、電話での調整後にメールを送りましょう。これにより、口頭でやりとりした調整内容を「文章で明確に確認しあう」及び「残す」ことも出来ます。これは、仕事人としての素養をアピールすることに繋がります。

<メール例>

タイトル:「面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございました」
株式会社○○ 採用1課 山田様
A大学B学部の斉藤太郎です。
本日は、お忙しい中、日程調整のお手数をおかけし、大変申し訳ありませんでした。
こころよくご対応下さり、誠にありがとうございました。
ご調整頂きました、○月○日 ○時に、間違いなくご訪問させて頂きます。
本日、ご調整頂きました感謝を忘れず、○日の面接には、しっかりと準備し臨みます。
今後とも、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。
****
氏名、大学・学部・学科名、携帯電話、メールアドレス等を記した署名
****

日程調整をお願いすることに気後れするかもしれませんが、そんな時ほど、メールに逃げず電話を利用しましょう。この時、ご迷惑をおかけしている立場であることを決して忘れないことが、よい結果に繋がるでしょう。

文◯岡 茂信 (おかしげのぶ)
現在東証1部の情報システム開発企業での採用選考経験を元にジョブ・アナリストとして独立。大学及び就職イベントでの講演、有名企業に対し採用アドバイスを実施。著書に「就職活動がまるごと分かる本」「エントリーシート完全突破塾」「適職へ導く自己分析」がある。また、「岡茂信の就活の根っこ」(http://ameblo.jp/okashigenobu/)で就活の土台となる旬な情報を発信している。

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