こんにちは、マイナビ学生の窓口編集部です。
大学生になると、サークルの役職の活動やレポート作成などでパソコンを使って文書や資料を作成することが多くなりますよね。そんな時、データ保存に便利な『クラウドサービス』は活用していますか。活用していないならもったいない！今回は、この『クラウドサービス』とは何か、そして使い方やメリットについてご紹介します。

クラウドサービスとは

パソコンで作業する際、基本的には作成した文書などのデータはそのまま自分のパソコンに保存することが多いですよね。しかし、自分のパソコン以外で作業の続きをしたい時や、誰かほかの人にファイルを見せたい時もあるでしょう。そんな時には次のような方法が考えられます。

1. USBやSDカードを使ってデータを運ぶ
2. メールに添付して送る
3. インターネット上の安全な場所に置いて、関係者だけアクセスできるようにする

この3つ目が、クラウドサービスと呼ばれるものです。

従来のデータやパソコンのソフトウェアは、そのパソコンの内部に保存され、基本的に外部からのアクセスは不可能となっていました。それに対し、クラウドサービスにデータを保存すれば別の場所から開くことができたり、複数人で共有したりすることができます。わざわざ「送る」「運ぶ」ことをしなくてもクラウドサービス上に保存するだけで共有が可能となったのです！

よく使われるクラウドサービスの種類

よく使われている人気のクラウドサービスにはどのようなものがあるのか、見ていきましょう。

Google ドライブ

Googleが提供するクラウドサービスでGmail、Googleフォトと合わせて15GBまで無料で利用することができます。多くの大学生がGmailアドレスを取得していると思いますが、Google ドライブはGmailと共通のアカウントを使用できるので、新しく登録する必要もなくそのままサービスを利用することができますよ。非常にポピュラーなサービスなので、初めての方にもオススメ。

One Drive

Microsoftが提供するクラウドサービスで5GBまで無料で利用することができます。同じMicrosoftが提供するofficeファイルとの連携がよく、WordやExcel、PowerPointを、書式を崩さずにオンラインで編集することが可能です。また、写真の自動同期機能があり、簡単に写真のバックアップをとることができます。

Dropbox

Dropbox, Incが提供するクラウドサービスで2GBまで無料で利用することができます。有名なクラウドサービスのなかでは最も歴史があり、データの預け先として長きにわたって信頼されています。もとよりクラウドサービスの需要が高かったビジネスでの利用が多いのも特徴です。

Evernote

Evernote社が提供するクラウドサービス。Evernoteはファイルを保存する「ボックス」というよりも「ノート」のイメージ。ノートに文字を書き込んだり、文書を丸ごとスキャンして保存したり、webサイトをそのまま貼り付けたりといった活用ができます。無料プランは月間アップロード容量60MBまでという制限が設けられています。

iCloud

Appleが提供するクラウドサービスで5GBまで無料で利用することができます。iPhoneやMacなどApple製品に組み込まれているため「気づかないうちに使っていた」という人も多いかもしれません。Apple製品のデータ管理用というイメージが強いですが、実はWindows用のiCloudもリリースされています。

クラウドサービスの使い方

ここからは、クラウドサービスの使い方について解説。それぞれのサービスによって使い方の詳細は異なりますので、ここでは一般的な使い方の流れについてご紹介していきますね。

アカウントの登録

まず、どのサービスを利用するかを決めたら、トップページからアカウントを作成しましょう。以後、そのクラウドサービスにアップロードしたファイルはIDとパスワードを知っていればどの端末からでもアクセスし、編集等の作業を行うことが可能になります。

次にクラウドサービスならではの便利な機能「相手との共有」にチャレンジです！

フォルダの作成と共有

クラウドサービスでは、普通のパソコンのエクスプローラーと同様にフォルダを作ることで複数のファイルをまとめて保存しておくことが可能です。また、ファイルごと、フォルダごとに共有の設定をすることができます。

前者は、リンクさえ知っていれば誰でもファイルやフォルダにアクセスできてしまうため、機密性が高いデータを扱う場合は後者の方法で共有するのがよいでしょう。また、サークルなどで大人数に同じデータを共有したい場合などは前者を使い、リンクをLINEグループなどに貼っておくとよいでしょう。

共有の権限は招待者側が設定することができます。その際「相手も編集できる」「相手は閲覧のみ」なども選択することができます。

データはいつでも同期されます

「同期」とは、例えば自分のパソコンでクラウド上のファイルを書き換えたとします。それを別のパソコンやスマホで見た時にも書き換えた内容が反映されることを言います。

クラウドサービスで共有されたファイルやフォルダが編集されると、その編集データは同期され、どの端末・ユーザーがアクセスしてもその編集が反映されたものとなります。基本的に同期はリアルタイムで行われるので、いつでも最新の情報を見ることができるというわけです。

必要に応じてアプリのインストールを

各クラウドサービスは基本的にインターネットからログインすることでファイルを扱うことができます。ですがアプリをインストールすることで、毎回ログインする手間を省きより便利に使いこなすことができるようになります。

特に、パソコンでアプリをインストールするとエクスプローラー内に各クラウドサービスのフォルダが作成されます。このクラウドサービスのフォルダは自分のアカウントと連動しており、そのフォルダにファイルを移動するだけでクラウドサービスにアップロード完了。共有設定がかかっているフォルダなら、ファイルを移動するだけで瞬時に共有。ブラウザ上でログインしての操作に比べて直感的な操作が可能となります。

まとめ

クラウドサービスという言葉はよく聞くけれどなんだか難しそうでよくわからない、という人も多いかもしれませんが、実はやってみると簡単！友人同士、家族同士でのデータのやり取りに大活躍しますよ。

もちろん、クラウドサービスはインターネット上でデータを保存しているため、なんらかのアクシデントが起きてデータが消えてしまうという可能性はゼロではありません。しかし、USBは紛失のリスクが高いことも考えると、クラウドサービスを積極的に利用していくことで快適なデータ管理ができるのではないでしょうか。まずは無料プランから、気軽に始めてみては。

マイナビ学生の窓口編集部