Excelのリストを複数のユーザーで共有するには？ 便利な機能を紹介！

「共有ブック」を使う方法

Excelリストを複数人で共有する方法としてまず挙げられるのが、「共有ブック」を使うやり方です。

「共有ブック」の設定をすると、複数のユーザーが同時にExcelを利用し、編集できるようになります。

同時にExcelを更新した場合でも、どれを最終更新にすべきかを検出してくれるのです。

Excel2016で「共有ブック」を使う手順を紹介します。

(1)校閲タブを右クリックし、リボンのユーザー設定を選択

(2)コマンドの選択の欄の▼から「リボンにないコマンド」を選択し、50音順の中から「ブックの共有(レガシ)」を選択

(3)そのままの状態で、右下にある新しいグループを選択

(4)名前の変更が出たら、表示名を任意で入力(ここでは共有ブックと入力)し「OK」を押す

(5)中央にある追加を選択し、「OK」を押す

(6)校閲欄に「ブックの共有(レガシ)」が追加されたので選択

(7)詳細設定を登録し、編集に表示されるユーザ名を追加

(8)編集に表示されるユーザー名を変更したい場合は、「ファイル」から「オプション」を選択し、「全般」の中にあるユーザー名を変更する

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「共同作業」を使う方法

Excelのリストを複数で共有したい時は、Microsoftアカウントでユーザー登録をすることで、『Excel online』という便利な無料アプリ機能を使うことができます。

『Excel online』の使い方

(1)Excel onlineでファイルを保存する場合

Excel onlineを開き、名前を付けて保存を押すと、「book」で保存されるため、名前を変更したい場合は、名前の変更を押し、ファイル名を指定します。

(2)Excel onlineのファイルを複数のユーザに共有したい場合

ファイル右上の共有を選択し、「ユーザーの招待」、または、「リンクの取得」を選択します。

（「ユーザーの招待」は、特定したユーザーのみが閲覧、編集を行うことができるもの。宛先に共有したいユーザーのメールアドレスを入力し、必要であれば、メッセージを送ることも可能）

「リンクの取得」では、リンク作成を知らせた人全員に対し、ファイルの表示、編集ができる権限が与えられます。

オプションの選択からはファイルの表示のみ、編集のどちらかを選択できます。

まとめ

Excelを複数のユーザーで共有したい場合は、ここで紹介した2つの方法のいずれかを利用してみましょう。

便利な機能を活用すれば、業務の効率アップ間違いなしです。

（学生の窓口編集部）