郵送物が遅れた場合の上手な対応法は?

郵送物が遅れた場合の上手な対応法は?

2019/05/31

就活の悩み・疑問

どうしよう、郵送物が間に合わない……緻密な就活スケジュールをこなしていると、思わぬときにミスが生じてしることもあります。
郵送するのが遅れたときは焦ってしまうかもしれませんが、とにかくすぐに連絡をしてみましょう! きちんと連絡することにより、よい状況になることもありますよ。

郵送物が遅れた場合

提出物の郵送がおくれてしまった!

就活をするうえで大切にしたいことが「期限を守る」ということですが、誰にだってうっかりミスはあります。その場合の適切な対応方法について知っておきましょう。

時間を置かずすぐに連絡する!

提出物の郵送が遅れた場合の対応としては、気づいた時点ですぐ企業に連絡することです。ためらっていても、後悔しても、状況は悪化するばかり。できるだけ早く状況を伝えるようにしましょう。その結果どうなるのかは、企業が判断することです。

郵送が遅れる理由としては、予定が立て込んでいて間に合わなかった、提出期限日を勘違いしてたなど、いろいろ考えられると思います。ただ、あれこれ言い訳する前に、まずお詫びをしましょう。

それでは、郵送が遅れた場合の対応を詳しくご紹介します。

電話で連絡する場合の対応法

電話で郵送物が遅れることを伝えるときのポイントは3つあります。

・郵送物が遅れるお詫びをする
・郵送物が遅れる理由を伝える
・いつまでに届くか伝える

上記のことを簡潔に企業へ連絡します。

具体的な会話例は下記の通りです。

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大変申し訳ございません。
今回、わたしの不手際で書類が提出期限内に届かないことがわかりました。

原因は、わたしが提出期限を勘違いしていたことです。
本日速達でお送りさせていただきますので、明日もしくは明後日には到着するかと思います。

期限内に対応できず、誠に申し訳ございません。
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誠意を込めて対応すると、理解してくれる企業もあるはず。希望を捨てず連絡してみましょう。

企業に連絡してだめだったとしても、謝罪電話をしたということがひとつの社会経験になります。少し苦い経験ですが、社会に出ると謝罪するシーンは必ずあります。そのための勉強だと思って、前向きに就活をしましょう。

メールで連絡する場合の対応法

書類の郵送が遅れた場合、送付状とは別にお詫びのメールも送りましょう。

メールに記載することは下記の通りです。

・いつ発送するか
・いつ到着するか

きちんと対応することで誠意が伝わります。起こしてしまったミスは仕方ないので、リカバリーできるように最大限の配慮をしましょう。

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件名:書類の郵送遅れのお詫び

本文:
株式会社〇〇
人事部 人事課 〇〇様

大変お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学科 〇〇〇〇です。

先日は〇〇の郵送が遅れまして誠に申し訳ございませんでした。
本日郵送が完了し、〇月〇日(〇)に到着する予定です。

郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をおかけしてしまったことを
心よりお詫び申し上げます。

今後このようなことがないように留意してまいります所存です。
何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

今後ともどうぞ宜しくお願い致します。

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〇〇大学 〇〇学科
氏名
電話番号
メールアドレス
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心がけておきたいのは、通常のビジネスメールよりも、さらに丁寧な言葉選びをするということ。たとえば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうがより誠意を感じられます。なお、お詫びメールは急ぎの要件ですので、時候の挨拶は省略してもよいでしょう。

また、下記のように添え状にもお詫びの一言は加えておきましょう。

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◯◯年◯月◯日(右端)

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様(左端)

大学名
学部名・学科名
名前
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス(右端)

書類送付のご案内(中央)

謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。
大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致しますので、御査収賜れば幸いでございます。
今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご査収の上、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます。

謹白(右端)

記(中央)

〇〇・・・1通
〇〇・・・1通(左端)

以上(右端)
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頭語を「謹啓」としたのは「拝啓」よりあらたまった印象を与えられるからです。また「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」になるので注意しましょう。

まとめ

郵送が遅れた場合、先ずは電話で連絡します。「郵送物が遅れるお詫びをする」「郵送物が遅れる理由を伝える」「いつまでに出せるか伝える」という3つのポイントは必ず押さえましょう。

うっかりミスは誰にでもあることです。しっかり対応することであなたのビジネススキルがあがりますよ!

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