【テンプレあり】就活に効くメール署名の書き方

【テンプレあり】就活に効くメール署名の書き方

2021/06/22

就活マナー

就活では、選考の過程で採用担当者とメールでやり取りをすることが多くなります。メールのビジネスマナーには注意したいものですが、「メール署名」は大事なマナーの一つです。署名にはどんな情報を記載すればよいのか、署名を作成する際のポイントと注意すべきことは何か、メール署名の書き方について説明します。テンプレートも紹介しますので、参考にしてみてください。

目次

1.就活メールには署名を記載するのがマナー
2.署名に記載する具体的な情報と注意点
3.署名を作成したらメーラーの設定をしよう
4.メール署名のテンプレート集

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就活メールには署名を記載するのがマナー

ビジネスメールで署名を記載するのは常識ですが、就活でも同じこと、社会人とのメールのやりとりには署名を入れるのがマナーです。署名を入れておけば、誰からのメールか一目でわかります。また、相手が電話で連絡を取りたい場合、電話番号が記載されていれば、署名が役に立ちます。署名は、メール本文の末尾に挿入し、氏名、所属、連絡先を記載するのが一般的です。

署名に記載する具体的な情報と注意点

署名に記載する必須項目の氏名、所属、連絡先にはどんな情報を入れたらよいか、また注意点も確認していきましょう。

1.氏名

氏名がわかりにくい読みや、複数の読み方ができる場合には、平仮名かローマ字でふりがなを記載すると間違いないでしょう。

2.所属

大学名・学部・学科・学年を記載します。ゼミやサークルなどは入れても入れなくてもどちらでもよいでしょうが、入れることで署名全体が長くなってしまうのは避けましょう。

3.連絡先

メールアドレス、電話番号などを記載します。

メールアドレスは、ユーザー名がニックネームになっているなどビジネス使用にふさわしくないアドレスは避けましょう。電話番号は、固定電話より日中連絡が取りやすい携帯電話の番号がよいでしょう。郵便番号・住所は記載をしてもしなくてもどちらでも構いません。記載がなくても失礼にはなりません。

罫線

メール本文と区切るために罫線は入れたほうがよいでしょう。罫線は相手が見やすいようにシンプルなものがお勧めです。飾り罫など凝る必要はありません。

署名を作成したらメーラーの設定をしよう

署名が作成できたら、毎回署名が自動で表示されるようにメールソフトの設定をしましょう。設定が済んだら一度、自分にテストメールを送ってみます。記載情報に誤りがないか、文字化けしていないか、横に長すぎて見にくくないかなど、念入りにチェックしましょう。

メール署名のテンプレート集

メール署名に記載すべき情報は、氏名、所属、連絡先の3つです。どんな形式で記載するのか、以下テンプレートを紹介しますので、参考にしてください。

氏名にふりがなを振る

────────────────
まいなび 花子(まいなび はなこ)
●●大学 〇〇学部 ■■学科 〇年
携帯電話:090-1234-5678
メール:hanako@xxxxx.ac.jp
────────────────

住所、郵便番号を記載する

────────────────
まいなび 花子(まいなび はなこ)
●●大学 〇〇学部 ■■学科 〇年
〒100-0003 東京都千代田区一ツ橋1丁目1番1号
携帯電話:090-1234-5678
メール:hanako@xxxxx.ac.jp
────────────────

罫線を二重線にする

================
まいなび 花子(まいなび はなこ)
●●大学 〇〇学部 ■■学科 〇年
携帯電話:090-1234-5678
メール:hanako@xxxxx.ac.jp
================

まとめ|メール署名は必要な情報をシンプルに記載する

就活で欠かせない連絡手段のメールには、署名を入れるのがマナーであることを説明してきました。おさらいをすると、署名に必要な項目は、氏名、所属、連絡先の3つです。メール本文と区切りをつける罫線はあったほうがよいですが、飾り立てるのはNG。署名作成の際は、あくまでもシンプルに見えるように心がけてください。

文/マイナビ学生の窓口編集部

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