人事に失礼にならない! 就活時の電話のかけ方マナーについて

人事に失礼にならない! 就活時の電話のかけ方マナーについて

2015/11/02

就活hack

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人事に失礼にならない! 就活時の電話のかけ方マナーについて

就活中、志望する企業への連絡として、電話をかける機会が増えてきます。何度も書き直したり内容を確認したりできるメール連絡とは違い、電話でのやりとりはやり直しができません。声や言葉で伝わる印象は大きいもの。電話をかける上で、気をつけるポイントを見ていきましょう。

■社会人としてのマナー。相手への配慮を

まず電話をかけるなら、企業の就業時間を確認。就業時間外や昼休憩はもちろん外しますが、始業後すぐや、終業間際は忙しく業務をしている可能性がありますので、避けましょう。例えば就業時間が9時から18時までなら、9時から10時、17時から18時の時間帯には、電話をかけないほうが無難です。

電話をかける場所は、車や人の声などの雑音が入らない、なるべく静かなところを選びます。自宅からかけるのが望ましいですが、状況的に無理ならば、電波の入りやすい位置であるかどうか確認してからかけましょう。

相手にこちらの声が届きにくい環境では、配慮が足らない人物だと感じさせるかもしれません。また、相手の声が聞こえづらくて、重要な内容を聞き逃したり、何度も聞き返すようなことは避けなければなりません。

■緊張しても困らない! 万全の準備を

就活の電話では、緊張しても不思議ではありません。とはいえ、それが原因で、相手に失礼な印象を与えたり、大切な用件を伝えられなかったり、そんな結果になってしまうのは避けたいですね。例え緊張しても大丈夫なように、万全の準備をしておきましょう。スケジュール帳や筆記用具は手元に置いて、日程の確認やメモができるようにしておきます。尋ねたいことがあるときには聞き漏らしがないように、整理したメモを見ながらかけます。慣れないうちは、しゃべる内容を全て書いておくのも1つの方法です。

■会話をする上での注意点

電話が通じたら、まずは大学名とともに自分の名前を名乗ります。携帯やスマホに慣れている人は、普段かけてもかかってきても名乗る習慣がないかもしれません。しかし、社会人となりビジネスの電話をする上では、名乗ることはマナーとして必須です。担当者に電話を取り次いでもらったときも、改めて名乗ります。常套句ですが、「お忙しいところ失礼いたします」を忘れずに。明るく、はきはきとした口調を心がけてください。電話の目的を伝え、「今、お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を尋ねます。用件の詳細は、聞き違えや誤解のないよう、必ず復唱し、メモをとっておきましょう。一通り会話を終えたら、日時や場所など重要な点を再確認し、「本日は、お忙しい中、お時間をいただいてありがとうございました」「よろしくお願いいたします」などお礼の言葉を述べます。

社会人との電話でのやりとりは、学生同志での会話とは、マナーや常識が大きく異なってきます。企業側は、就活生は当然それを認識しているものという前提で、受け答えします。就活に臨むにあたっては、そこをしっかり意識して、電話をかけましょう。

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