【例文あり】内定通知の電話、どう対応する? 承諾・保留・辞退、それぞれの場面別で解説!

【例文あり】内定通知の電話、どう対応する? 承諾・保留・辞退、それぞれの場面別で解説!

2021/05/11

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内定通知の電話がかかってきたら、どう受け答えすればいいのか。「やってはいけない対応は?」など、最終面接の結果を待ちながら不安に思っている人は多いはず。ここでは、内定通知の電話対応についての注意点を押さえ、承諾・保留・辞退別に対応例文を紹介します。

内定結果の通知は電話が多い

採用試験を受けて合格となった場合、電話で事前確認が行われることが多いようです。不合格の連絡方法は、メール連絡となるパターンが多く、電話で告げられることはほとんどありません。

その際は、内定が決まったということだけでなく、今後のスケジュールも合わせて伝えられるケースが多いです。電話をいただいた際は、まずは、明るく元気に対応しましょう。そうすることで、前向きな印象を担当者に与えることができます。内定が決まってうれしいとはいえ、早口にならないよう、相手のペースに合わせて会話をする意識も必要です。

電話待ちや対応時の4つの注意点

最終面接が終わって内定通知の電話連絡を待つ間に、準備しておきたいことがあります。電話待ちの注意点のほか、電話に出た時の対応方法についても確認しておきましょう。

1.いつでも出られるようにしておく

内定通知の電話には、いつでも出られるようにしておきましょう。常に携帯電話をチェックしておく必要はありませんが、電話に出られないと採用担当者がかけ直すことになります。相手の手間を省くためにも手元に携帯電話を置いておき、万が一出られない時はすぐかけ直すようにしてください。なお、通話中に電池が切れることがないよう、こまめに充電しておくと安心です。

また、留守番電話設定をしておくと、採用担当者は出られなかったとき要件を伝えることができます。留守番電話のメッセージを聞けば、就活生は折り返しかけ直すときに準備して臨めるでしょう。

2.静かな場所で話す

内定通知の電話に限りませんが、企業からの電話を受けるときは静かな場所で話してください。騒音のある場所で話しても、相手の声を聞き取れず失礼になります。すぐに静かな場所に行けないときは「静かな場所に移動しますので、少々お待ちください」と伝え、いったん保留にして移動しましょう。あるいは「静かな場所に移動してから折り返します」と断りを入れて、移動後に改めて就活生のほうから電話をかけるのも手段の一つです。

3.メモの用意をしておく

内定通知の電話を受けるときは、メモの用意をして臨みます。内定通知の電話では今後のスケジュールの他、すぐ就活生が入社承諾できないときには返事の期限を告げられることがあります。メモを忘れて、用件を再度聞くことがないよう注意してください。

4.復唱する

内定通知の電話を受けて「スケジュール」や「返事の期限」の情報を得たときは、必ず復唱してください。復唱することで、お互いに情報を認識し合うことができます。

電話に出られなかった時はどうする?

講義を受けていたり、アルバイトで働いていたりする間に電話に出られないことがあります。その時は、着信に気づいた時点ですぐに折り返してください。企業の終業時間を過ぎていなければ、当日中にかけ直すのが連絡マナーです。もちろん、かけ直す時は4つの注意点を忘れずに実行してください。

なお、終業時刻を過ぎていた場合は翌日にかけ直しますが、始業後すぐやお昼休みの時間帯は避けましょう。

返事内容別に例文を紹介

内定通知の電話がかかってきた場合、返事の内容によって、それぞれ対応が異なります。

内定を承諾する場合

内定を承諾する場合、その旨を企業側に伝えましょう。第一志望の企業から内定通知の電話があると、焦ってしまうかもしれません。そのため、事前にどう対応すべきか準備しておいてください。会話のポイントは以下になります。

・お礼を述べる
・内定承諾の旨と入社意志を伝える
・今後の流れについて確認する

【例文】
「内定をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。ぜひ、御社に入社したいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。今後のスケジュールや、やっておくべき点について教えていただけますでしょうか」

「内定のご連絡、誠にありがとうございます。御社の一員となることができて非常にうれしく思っています。今後のスケジュールや、やっておくべき点について教えていただけますでしょうか」

入社に向けた前向きな気持ちを正直に伝えるといいでしょう。

内定を保留したい場合

「他に志望している企業がある」「家族と相談したい」などの理由で内定を保留したい場合は、その旨を企業側にはっきりと伝えましょう。また、その際には返答期限を提示しておくことで、企業側に迷惑をかけることを防げます。返事を待たせることに「申し訳ない」という気持ちを伝えることもポイントです。会話のポイントは以下になります。

・お礼を述べる
・検討して返答したい旨を伝える
・期限を提示する

【例文】
「内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。すぐにでもお返事したいのですが、結果待ちの企業が他に2社ございまして、結果が出てから判断させていただきたいと思っております。恐れ入りますが、〇月〇日まで返事をお待ちいただけないでしょうか。私から△△様にお電話を差し上げます」

「内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。すぐにでもお返事したいのですが、家族とも相談した上で最終的な判断をしたいと考えています。大変申し訳ございませんが、来週の水曜日までお待ちいただくことは可能でしょうか。私から△△様にお電話を差し上げます」

内定を保留する場合は誠意をもって伝えましょう。他社での選考の機会を失わないためにも、はっきりとした意思と返答期限を企業側に伝えます。

内定を辞退する場合

内定通知が来ても、場合によっては辞退することがあるでしょう。その際は、最初の電話で断るのではなく、一度電話を切って検討した後に、内定辞退を申し入れるのが一般的です。検討後はできるだけ速やかに、内定を辞退したい旨を申し入れましょう。会話の流れのポイントは以下のようになります。

・お礼を述べる
・辞退の理由とお詫びを伝える

【例文】
「先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は、大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話いたしました。理由としては、他社への入社を決意したためです。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし申し訳ありません」

内定を辞退する時も、誠意をもって伝えます。自分の都合だけでなく、相手の立場をきちんと考えた対応が必要です。なお、辞退理由については「他社に入社する」程度の理由で問題ありません。どういう理由で他社を選んだのかという点まで伝える必要はありません。

電話を受ける際にやってはいけないこと

どのような内容の電話でも、企業からの電話を受ける際には以下のような点はNGポイントになりますので注意しましょう。

・電車内や駅のホームなど、騒がしい場所では電話を受けない。(聞き取りづらくなってしまうため)
・折り返しの電話に日にちを空け過ぎない。
・他の作業をしながら電話を受けない。(相手に失礼に当たるため)
・「あの~」「え~っと」など語尾を伸ばさない。(相手に不快な印象を与えることもあるため)

まとめ

内定通知を受けた場合の電話対応について、ケースごとに紹介してきました。内定を承諾したい場合と、保留・辞退したい場合では、基本的な姿勢が異なることに注意が必要です。また、返答を保留する際には、はっきりとした期限を設けることが重要となってきます。これらの注意点に気をつけながら、企業からの連絡に対応しましょう。


監修・文/山崎英理夫
人事コンサルティング歴4年、人事歴8年。人事コンサルタントとして教育研修のプログラム開発、人事制度診断等を提供。また、企業人事として新卒・中途採用に従事し、人事制度構築や教育研修の企画・運用など幅広く活動。この経験を活かし、人材関連の執筆にも数多く取り組む。
http://erinanase.com/

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