企業へ送る就活メールの正しい書き方 日程調整や面接のお礼メールはどう書く?【例文つき】

企業へ送る就活メールの正しい書き方 日程調整や面接のお礼メールはどう書く?【例文つき】

2018/07/24

就活マナー

企業研究

面接

就活中は企業担当者との連絡に、メールを用いる機会が多くなってきます。そんな中、メール作成の正しいルールを知らず企業へ送信してしまっている方もいるのではないでしょうか。普段友人や大学生同士でやりとりするメールの文面とは異なり、用件を端的に伝えることが非常に重要です。就活ならではの気をつけなければならないポイントに関して、例文でご紹介しています。ぜひ参考にしてください。間違ったルールで恥をかく前に正しいルールを身につけ、企業にきちんとした学生だと思ってもらえる人材になっておきましょう。

企業へ送る就活メールの正しい書き方 日程調整や面接のお礼メールはどう書く?【例文つき】

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就活メールのポイント

就活で企業担当者に送るメールは、一般的にビジネスメールと呼ばれる内容です。通常のメールとは違い、さまざまなルールにのっとって作成する必要がありますので、まずは一連の流れを把握し応用できるようにしていきましょう。ここでは基本となるいくつかのルールをご紹介しますのでぜひ覚えてみてください。

就活メールのポイント1.タイトルは端的に

メールの受信一覧画面に表示されるタイトルは、一言で何についてのメールなのかがわかるようにしてください。「◯◯のお礼」「二次面接の日程調整について」などを書いておくことで、緊急度が高いかどうかを相手が判断することができます。
タイトルを読んだだけではわからないメールを書いてしまうと、相手は一旦そのメールを開いて重要度を確認しなければならなくなります。タイトルをわかりやすくするというちょっとした配慮だけで、先方の時間を無駄にしてしまうこともありません。まずは端的に内容をまとめたタイトルをつけるようにしてください。

就活メールのポイント2.タイトルに大学と名前も入れる

端的にまとめたタイトルの横に、大学名と自分の名前をフルネームで入れましょう。これだけで「誰から来た何のメールなのか」ということが判明します。メールアドレスだけを見ても誰から来たメールなのかわからない場合もありますので、名前を入れてあげると親切です。

就活メールのポイント3.社名や部署名などを省略しない

先方の社名や部署名、お名前などは何も省略せずに記載してください。お手紙と同じく相手にお届けするものですので、正式な名称で書くのが礼儀です。勝手な判断で省略をして失礼にならないよう注意してください。

就活メールのポイント4.署名入りの文面にする

大学生でもメールに署名を入れている方も多いかもしれませんが、就活では署名に入れる項目も決まっています。大学名・学部名・学科名・学年・フルネーム・電話番号・メールアドレスの7項目を入れるようにしてください。
署名を入れておくことで先方が電話したいタイミングで調べる必要がなく、すぐにかけることができますし、大学名も調べずに済みます。多くの就活生を対応している先方にとって、署名は非常に便利なツールです。

学生同士のメールのやりとりでは、タイトルに気をつけなくても、名前を省略したとしても、誰も文句を言うことはないでしょう。しかし社会人や人事担当の方に対しては、これらのポイントができていないと失礼にあたります。就活生のうちに、学生の常識から社会人の常識に意識を切り替えるようにしてください。

では、具体的にどのようなメールを送ればいいのか、スムーズにやりとりするための例文をご紹介します。

就活メールの例文を見てみよう

例文1:日程調整メール

<タイトル>
二次面接の日程調整について【◯✕大学 田中次郎】

<本文>
株式会社◯◯
人事部 人事採用課
山田 太郎 様

いつも大変お世話になっております。
◯✕大学◯✕学部の田中でございます。

本日はお電話をいただきありがとうございました。
後ほどメールにて日程をご送付させていただくと申し上げた件で
ご連絡させていただきました。

いただいた3日程の中では下記時間帯に貴社本社ビルに伺うことが可能です。

✕月◯日(月)11:00~18:00
✕月◯日(火)10:00~12:00
✕月◯日(木)13:00~16:00

貴社のご都合とあわせてご検討いただければ幸いです。
度々お手数おかけしますが、何卒宜しくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――
◯✕大学◯✕学部 田中 次郎

TEL:000-0000-0000
Mail:***0000@***.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――


こちらの例文では、二次面接の日程調整について連絡をしています。そのため、件名は端的に「二次面接の日程調整について」などと記述しましょう。そして最初は、相手の社名・部署・役職・名前の順番で記述。そして最初に挨拶文を挟み込み、二次面接の日程調整についてお電話をいただいたお礼を書いています。

その電話の際にメールでご連絡を差し上げるという話になっていたことに触れ、提示してもらっていた日程の中で、伺うことが可能な時間を明記して返信をしています。日時と場所についても記載してあるため、先方の予定が埋まっていなければ次に来る返信のメールで日程が確定となるでしょう。

例文2:面接のお礼メール

<タイトル>
最終面接の御礼【◯✕大学 田中次郎】

<本文>
株式会社◯◯
人事部 人事採用課
山田 太郎 様

いつも大変お世話になっております。
◯✕大学◯✕学部の田中でございます。

本日は貴重なお時間の中で、
最終面接のチャンスをいただきありがとうございました。

鈴木社長と山田様が実施された20年前のプロジェクトのお話を伺い、
私もぜひ貴社で、歴史として語り継がれるような仕事を
行いたいと強く感じました。

現在は◯◯についての知識が不足しておりますので、
将来の夢に向けて今から知識習得に励みたいと思っております。

貴重なお話をいただき、仕事に対する意欲をさらに高めていただきましたので
社会人になれる日を楽しみにしながら、
残りの学生生活を充実したものにしたいと考えております。

本日は誠にありがとうございました。
またご縁があってお会いできればうれしく思います。

今後ともどうぞ宜しくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――
◯✕大学◯✕学部 田中 次郎
TEL:000-0000-0000
Mail:***0000@***.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――


こちらのメールは最終面接のお礼です。書き出しやタイトルについては先程と同じように端的に「最終面接の御礼」などとしておきましょう。内容については、この面接に居合わせた人しかわからない細かい内容を含ませるという工夫を行っています。それにより、先方も印象深く面接の光景を思い出すことができるでしょう。どのような場面でもっとも盛り上がったのかといったことも伝えられると、よりよいお礼メールになってきます。

就活メールでの注意点

企業へ送る就活メールの正しい書き方 日程調整や面接のお礼メールはどう書く?【例文つき】2

具体的なメール例文を紹介した後は、就活メールでの注意点についてご紹介していきます。全部で3点ありますので見逃しがないように注意してください。

就活メールの注意点1.社名などの間違いがないか

まずは社名や部署名、担当者の氏名などに間違いがないかどうか確認ください。間違っていると先方も指摘しづらい項目のため、最初に念入りな確認を行っておくうことが大切です。

就活メールの注意点2.敬称を略していないか

ビジネスメールに慣れていないと、お名前の後に様という敬称をつけ忘れてしまうこともあります。大変失礼にあたりますので、絶対にこのようなことがないように注意しましょう。

就活メールの注意点3.メールアドレスが合っているか

就活中、さまざまな企業や担当者にメールを送るようになると、本当に送りたいと思っていた相手のメールアドレスとは違うメールアドレスを選択してしまうケースも出てきます。間違った相手に企業や選考の情報などを書いたメールを送ってしまうと、情報漏洩にもつながりますので、指差し確認をしてから送付するようにしてください。

まとめ

就活メールはルールを知らなければ、知らぬ間に無礼を働いてしまう可能性もあります。マイナスな印象を持たれないためにも、ぜひここで正しいルールを学んでから就活メールを送ってみてください。きっとここで身につけたマナーが就活後やビジネスシーンでも役立つはずですよ。


執筆:高下真美
新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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