就活で交通費などの領収書を郵送する上でのポイントとは?

就活で交通費などの領収書を郵送する上でのポイントとは?

2019/05/31

就活の基礎知識

就活では、企業が交通費を支給してくれるケースがあります。では、みなさんは領収書を郵送するさいのマナーはご存知でしょうか? 履歴書やエントリーシートを郵送するときと何が違ってくるのでしょうか。

この記事では、就活で領収書を郵送する上でのポイントをご紹介します。領収書の発行の仕方から企業へ郵送するときのポイントまで、わかりやすく書いていますよ。

就活で交通費などの領収書を郵送する上でのポイントとは?

就活では企業側が交通費を支給してくれる場合がある

就活では、企業が交通費を支給してくれる場合があります。とくに最終選考を東京本社で行う場合は、地方に住んでいる就活生の経済的負担がないようにという配慮を含め、支給されることが多いようです。

ただし、交通費を支給してもらうためには、領収書を発券して、企業の指示通りに手続きを済ませないといけません。それでは各交通機関による領収書の出し方をご説明します。

各交通機関による領収書の出し方

領収書の出し方を見ていきましょう。窓口で購入する場合と、自動発券機で購入する場合では方法が違います。

【新幹線】

新幹線の切符を窓口で購入するときは、領収書が欲しい旨を伝えれば適切に対応して頂けます。自動発券機で購入するときは、領収書発行ボタンを押して発券します。ネットで申し込むときは受け取る方法(窓口か自動発券機)によって領収書のもらい方が変わりますので、先述した通りに発券しましょう。

【飛行機】

飛行機のチケットを窓口で受け取る場合は、チェックインをするときに、空港のカウンターで領収書が欲しい旨を伝えます。自動チェックイン機でチェックインする場合は、画面に領収書発行ボタンが表示されるので、それを押します。

コンビニや旅行会社で予約手配をした場合は、チケットを購入した店で発行した領収書がそのまま使えるようになっていますが、レシートなど正規の領収書ではないときがあります。

その際は、空港のカウンターで正規の領収書が欲しい旨を伝えましょう。そのときはレシートと交換という対応になるので、なくさずに保管しておきます。

【高速バス】

高速バスのチケットを窓口で購入する際は、領収書がほしい旨を伝えると間違いなく対応して頂けます。ただし、車内で清算する場合は、運転士が対応できないこともあるので注意が必要です。事前に、窓口やカスタマーサポートで領収書の手配の仕方を調べておくことをおすすめします。

また、営業所が営業時間外で閉まっていたということも考えられます。高速バスの場合は、念入りな事前チェックが必要です。

領収書について

領収書の宛名については、企業から指示があるはずなので従いましょう。

但し書きは「交通費」と記入するのが一般的でしょう。こちらも企業から指示があるはずなので、必ず確認するようにします。

交通費の領収書を郵送をする際のポイント

領収書(交通費など)を郵送する上でのポイントは、下記の通りです。

・添え状を同封する
・封筒に「領収書在中」と朱書きする
・簡易書留(配達までの送達過程をデータで記録している)を指定される場合がある。
・郵送完了報告メールを送る
・控えを保管しておく

簡易書留は、配達までの送達過程を記録しており、領収書の紛失を避けやすいので、会社によっては簡易書留での郵送を指定するケースもあります

また、念のため控えをとっておくと安心です。想定外のトラブルが起こったときにも対応することができます。

その他の、添え状・朱書き・郵送完了報告メールに関しては、履歴書やエントリーシートを郵送するときと同じように対応すれば大丈夫です。領収書の郵送は少しめずらしいので戸惑うかもしれませんが、上記のポイントを押さえれば何も問題ありません。

まとめ

領収書(交通費など)を郵送する上でのポイントをご紹介しました。中でも、高速バスで領収書を発行するときは、念入りに事前のチェックを行いましょう。後日、領収書を発行してもうらうことになると、企業への提出が遅れてしまうので、スムーズに領収書を受け取れるようにしておくことが大事です。

宛名や但し書きについては、企業からの指示を待ちます。郵送方法についても、普通郵便か簡易書留か、合わせて確認するとよいですね。また、就活では往復チケットを購入するというマナーもあります。企業が行う事務処理の負担を少しでも軽くするため、適切に対応していきましょう。

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