就活で交通費などの領収書を郵送する上でのポイントとは?

就活で交通費などの領収書を郵送する上でのポイントとは?

2021/10/13

就活の基礎知識

就活では、交通費などの費用を会社が出してくれる場合がありますが、交通費を請求するには会社に領収書を提出する必要があります。ここでは、就活でかかった交通費などを会社に請求する際の方法とポイントを説明します。領収書の取得方法から会社に郵送する際の注意点まで、わかりやすくまとめているので参考にしてみてください。

就活では会社側が交通費を支給してくれる場合がある

就活では、企業が交通費を支給してくれる場合があります。特に最終選考を東京本社で行う場合などは、地方に住んでいる就活生の経済的負担がないようにという配慮から支給されることが多いようです。

ただし、交通費を支給してもらうためには領収書を取得して、企業が指定したとおりに手続きをしないといけません。それでは、各交通機関による領収書の発行方法とその取得方法を説明します。

各交通機関による領収書の発行方法

まず、領収書のもらい方を見ていきましょう。窓口で購入する場合と、自動発券機で購入する場合では方法が違います。

新幹線


新幹線の切符を窓口で購入するときは、領収書が欲しい旨を伝えれば適切に対応してもらえます。自動発券機で購入する時は、領収書発行ボタンを押して発券します。ネットで申し込むときは受け取る方法(窓口か自動発券機)によって領収書のもらい方が変わりますので、先述したとおりに取得しましょう。

飛行機


飛行機のチケットを窓口で受け取る場合は、チェックインするときに空港のカウンターで領収書が欲しい旨を伝えます。自動チェックイン機でチェックインする場合は、画面に領収書発行ボタンが表示されるので、それを押します。

コンビニや旅行会社で予約手配をした場合は、チケットを購入した店で発行した領収書がそのまま使えるようになっていますが、レシートなど正規の領収書ではないときがあります。

その際は、空港のカウンターで正規の領収書が欲しい旨を伝えましょう。そのときはレシートと交換という対応になるので、なくさずに保管しておきます。

高速バス


高速バスのチケットを窓口で購入する際は、領収書が欲しい旨を伝えると間違いなく対応してもらえます。ただし、車内で清算する場合は運転士が対応できないこともあるので注意が必要です。事前に、窓口やカスタマーサポートで領収書の手配の仕方を調べておくことをお勧めします。

また、営業所が営業時間外で閉まっていたなんてということも考えられます。高速バスの場合は、念入りな事前チェックが必要です。

領収書について

領収書の宛名については、企業から指示があるはずなので従いましょう。但し書きは「交通費」と記入するのが一般的でしょう。こちらも企業から指示があるはずなので、必ず確認するようにします。

交通費の領収書を郵送する際のポイント

領収書(交通費など)を郵送する上でのポイントは、下記のとおりです。

・添え状(送付状)を同封する
・封筒に「領収書在中」と朱書きする
・簡易書留(配達までの送達過程をデータで記録している)を指定される場合がある
・郵送完了報告メールを送る
・控えを保管しておく

添え状は、下記リンク「まるっと分かる!『就活 郵送』」の「【就活】添え状(送付状)の書き方」でも詳しく紹介していますが、何の目的で、何を送るかを簡潔に書くことがポイントになります。

添え状の例文

====================
〇〇〇〇年〇月〇〇日(右端)

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者(左端)

郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
名前(右端)

書類送付のご案内(中央)

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日の採用面接では大変お世話になりました。
このたびの面接に関しまして、
下記のとおり、交通費領収書を送付させていただきましたので、
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具(右端)

記(中央)

領収書・・・〇通

以上(右端)

====================

簡易書留は、配達までの送達過程を記録しており、領収書の紛失を避けやすいので、会社によっては簡易書留での郵送を指定するケースがあります。

また、念のため領収書をコピーした控えをとっておくと安心です。想定外のトラブルが起こったときにも対応することができます。

その他の、朱書き・郵送完了報告メールに関しては、履歴書やエントリーシートを郵送するときと同じように対応すれば大丈夫です。領収書の郵送は少しめずらしいので戸惑うかもしれませんが、上記のポイントを押さえれば何も問題ありません。

まとめ:領収書の提出はマナーを守ってスムーズに

いかがでしたか? 交通費などの領収書を郵送する上でのポイントを説明しました。中でも、高速バスの領収書発行は、事前によくチェックしましょう。領収書発行が後日になると企業への提出が遅れてしまうので、スムーズに受け取れるようにしておくことが大切です。

宛名や但し書きについては、企業からの指示に従います。郵送方法についても、普通郵便か簡易書留か合わせて確認するとよいでしょう。また、就活では往復チケットを購入するというマナーもあります。企業側の事務処理負担を少しでも軽減するため、適切に対応するようにしてください。


マイナビ学生の窓口編集部

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