就活の面接で日程や時間を変更したいときのメールの書き方は?

就活の面接で日程や時間を変更したいときのメールの書き方は?

2018/12/21

就活マナー

就活ではスケジュール管理が欠かせません。しかし、どれだけきっちり管理しても、自分の都合が悪い日に面接の指定日が重なることもあるでしょう。そんなときは、企業と日程の調整を行う必要があります。メールでのマナーを守りながら担当者と連絡を取り合い、スムーズにスケジュールを調整しましょう。

INDEX


就活の面接、メールで日程や時間を変更したいときは?

メールでの日程変更の基本は4つ

日程変更をお願いするときは、次の4つのポイントを押さえましょう。面接に限らず、日程の変更は社会人として働く中でも必要に迫られる機会が多々あります。基本的なメールマナーを守って、スムーズに日程を変更してもらいましょう。

できるだけ早く返信する

日程調整をお願いする場合は、面接の案内が来てからできるだけ早いほうがいいでしょう。企業側も、採用スケジュール全体の流れを考え、面接の日程を組んでいます。
そのため、企業側が余裕を持って日程調整できるように、早めの連絡を心掛けることが大切です。企業の採用には複数の人々が関わっている場合が多いので、その人たちのスケジュールに影響が出ないよう、できる限り迅速に対応しましょう。

前日~当日の変更は電話で連絡する

当日や前日に、どうしても外せない用事ができてしまった場合はどうすればいいのでしょうか。ここではメールを使わずに、直接担当者へ電話で連絡をしましょう。メールで日程の変更をお願いしても、企業側が対応できない場合もあります。または採用担当者が忙しくて、メールに気が付けないという可能性もあります。前日・当日の日程変更は緊急性を要するため、確実に電話で連絡しましょう。また体調不良などの場合も、お詫びは電話で伝えたいところです。
企業の担当者のことも考えて調整を依頼することが大切です。間違えても、ドタキャンはしないようにしましょう。

変更の候補日をいくつか提示する

日程調整をお願いするときは、こちらから都合のいい日程を提示しておくと、その後のやり取りがスムーズになります。また提示する日程は、1つだけではなく複数挙げておくと、企業側も予定を調整しやすくなります。
初めから複数日程を提示することで、企業側と何度もメールをやり取りする必要がなくなります。また候補日を伝える際は、都合のいい日付と共に時間帯も一緒に書いておきましょう。

件名に「日程変更の旨」を記載する

ビジネスメールにおける件名は、そのメールがどのような内容が書かれているかが一目で伝わるように書くことが大切です。そのため、日程変更をお願いする場合も、そのことがわかるような件名を記載しましょう。一方、主に相手から来たメールを返信する場合は、件名を変えないという場合もあります。最初の送り手が、「このメールに関する返信だ」と気付きやすくするためです。
一度確定した面接日程の変更や再調整をお願いするときは、件名を「面接日程変更のお願い」としましょう。一方、企業側から都合がいい日程を教えてほしいと聞かれた場合や、先方からメールで日付が指定されていた場合に調整を変更したい場合は、件名を変えずに返信すると押さえておきましょう。

ケース別例文集

ここでは実際にどのような文章構成で、調整依頼のメールを送るのかを見ていきましょう。それぞれ場面ごとに書かれた例文をもとに、自分の場合に当てはめて書きかえるなどして、メールを作成するといいでしょう。

相手の提示してきた日程の都合が悪い場合

件名:先方のメール件名を変えずに返信
株式会社 ○○
総務部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の△△と申します。

書類選考通過のご連絡いただき、誠にありがとうございます。
面接の日程ですが、ご連絡いただいた日程ですと、貴社へ伺うことが難しいため、
誠に恐縮ですが日程を調整していただくことは可能でしょうか。
下記日程であれば伺うことが可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。

(1)×月×日(■) 14:00~16:00
(2)×月△日(■) 13:00~16:00
(3)×月☆日(■) 終日

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。


一度決まった面接日程を変更したい場合

件名:×月×日×時からの面接日程変更のお願い(名前をフルネームで)
株式会社 ○○
総務部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の△△と申します。

×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、
大学のゼミが入ってしまった都合で、貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、
ご不在のようでしたので、取り急ぎメールにてご連絡させていただきました。

勝手なお願いで恐縮ですが、
もし可能であれば、下記日程の中で再度ご調整いただけないでしょうか。

(1)×月×日(■) 14:00~16:00
(2)×月△日(■) 13:00~16:00
(3)×月☆日(■) 終日

後ほど再度お電話をさせていただきます。

お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いたします。


日程調整後にお礼のメールを送りたい場合

件名:先方のメール件名を変えずに返信
株式会社 ○○
総務部人事課 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の△△と申します。

日程調整にご対応いただきまして、誠にありがとうございます。

それでは、×月△日(■)13:30に、貴社へお伺いさせていただきます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。


気を付けたいポイント

前述のように、日程変更の調整は、丁寧かつスムーズなやり取りを意識することが大切です。また次に挙げるポイントにも注意し、より自分も相手も気持ちよく日程調整ができるようにしましょう。

日程・時間変更は1企業・1回

日程や時間の変更を1つの企業でお願いできるのは、1回と心にとどめておきましょう。何度も変更を申し出てしまうと、信頼がなくなってしまいます。社会人にとっては、スケジュール管理も大事なスキルの一つ。自分本位に合わせるのではなく、相手にも都合があるということを意識しながら、予定を組んでいきましょう。

宛先・敬称・敬語は間違いなく

通常のメールでも同じですが、宛先や敬称、敬語は正しく使いましょう。特に何かを依頼をするときは、へりくだってお願いをするというスタンスを意識することが大切です。メールは簡潔な内容で構成されるからこそ、言葉の使い方が目立ちます。メールを作成し終わったら、読み直し、おかしな部分はないかを確認してから送信しましょう。

まとめ

企業へ日程調整をお願いすることは、企業側にしてみれば珍しいことではありません。そのため「日程を変更してしまったら、選考に不利が生じてしまうかも」というようなことは、心配する必要はないでしょう。言葉の使い方や送付するタイミングに気を付けて、無理のないスケジュールを組んでいきましょうね。

(学生の窓口編集部)

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