選考辞退メールの例文

では、最後に選考辞退のメール例文をご紹介していきますので、書き方などを参考にして、ぜひ活用してみてください。

件名について

まずはどういった件で連絡しているのかを見るだけでわかるように端的に表しましょう。応募辞退、書類選考辞退、テストセンターや適性検査など辞退の場合も、テンプレートにある「○○選考辞退」という言葉をそれぞれに変更すれば問題ありません。
就活の場合は選考を受けること自体が勉強になるケースもあるため、志望先でないからとすべて辞退する必要性はありません。練習のつもりで受けてみると書類選考の通過ポイントや面接での立ち居振る舞いなどを練習できますので、むやみに選考辞退はせずに受けてみるのもおすすめです。

メール本文について

1：ビジネスメールを参考に作成

通常のビジネスメールと同じように、お相手の件名、部署名、課名、役職名前から書き出していきます。お名前の間違いや部署の間違いなどがないよう、特に注意してください。謝罪の連絡で誤字があると、非常に印象が悪くなってしまいます。通常のごあいさつの後には予定されていた日時を表し、どの段階の選考を辞退するのかをここにも明記しましょう。そして、その予定を組んでいた人の名前、つまり自分の名前を大学・学部名と共に書きます。そしてもし相手から辞退理由を聞かれた場合は、「第一志望の企業から内定をいただいた」など、一般的な理由でお断りするようにしましょう。自分が選考途中で志望度が下がったのだとしても、素直に伝えるのではなく、同じように志望企業から内定をもらえたといった内容を伝えるのが無難です。特に選考辞退の場合は、お電話でお話することもなく関係が終わることが多いので、最後が悪い印象にならないよう、失礼のないように対応してください。

2：メールでの連絡に対する謝罪を入れる

「また本来であればお伺いして直接お詫びするところ、メールでのご連絡となりました件、重ねてお詫び申し上げます。」といった謝罪の文言を入れておきましょう。最上級の対応は直接相手に謝罪することです。内定辞退の場合も、本来は伺って謝罪するものなのですが、メールでのやりとりのみとなっていることに対しても謝罪する文面を一言入れておくのがおすすめです。

まとめ

選考辞退メールの書き方や電話での連絡方法、またその際に気をつけるポイントについてご紹介しました。自分が本当にその企業の選考を辞退してよいのか、よく考えた上で素早く確実に連絡をつけるようにすれば、大きなトラブルになることは防げるはずです。ぜひやり方を知ってトラブルなくスムーズに就活を終え、就活を頑張った自分に「お疲れ様」と言ってあげてくださいね。

執筆：高下真美

新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。