【研究室訪問のポイント】教授にアポを取る際のメールの書き方・例文・書式の注意点を紹介

編集部:いとり

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大学院へ進学する方は、必ずの研究室に入り、卒業研究をしなければいけません。また、大学院入学を考えている場合は、研究室訪問は欠かすことのできない行事です。

研究室選びは、もはや一生を決める重要な選択と言っても過言ではありません。研究室選びに失敗しないためには、複数の研究室を見学し、研究内容や雰囲気を確かめておくことが大切です。

しかし、研究室訪問をするためには、“教授へのアポイントメント”が必須となります。

こちらでは、研究室訪問をする際のアポ取りメールの書き方や例文、注意点などについて解説します。

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研究室訪問をする際のメールの書き方

見学したい研究室をいくつかピックアップしたら、その研究室の教授に連絡をします。アポ取りメールには、以下の6つを必ず記入しましょう。

目的を明確にし、簡潔で分かりやすい文章を心がけることがポイントです。

  1. 自己紹介
  2. メールをした目的
  3. 研究室訪問をしたい理由
  4. 訪問希望日
  5. 結びの挨拶
  6. 自分の所属・名前・連絡先

自己紹介

研究室訪問のアポ取りメールには、必ず「自己紹介」を書きましょう。自分の所属や名前、学籍番号を記入し、まずはあなたが何処の誰なのかを明確にします。

そして、今まで自分がどのような研究をしてきたのかを記入し、あなたの熱意を伝えるようにしましょう。

メールをした目的

次に、「研究室訪問をしたい」という目的を教授に伝えます。最初に目的を明確にすることにより、教授がメールの内容を把握することができます。

研究室訪問をしたい理由

自己紹介と目的を述べたら、次に「研究室に興味を持った理由」や「所属したいと考えたきっかけ」を伝えます。また、「研究室で実際にどのような研究をしたいのか」も記入します。

ただし、書く際はだらだらと長文にするのはNGです。長い文章になればなるほど、相手に伝わりにくくなり、最後まで読んでもらえなくなる可能性が出てきます。文章はあくまでも簡潔にし、適度に改行をして、メリハリを付けましょう。

訪問希望日

次に、あなたの空いている期間を教授に伝えます。研究室訪問をお願いする際は、こちら側から具体的な期間を指定して伝えるのがベストです。

「3月から4月の間でご都合の良い日」というように、具体的な期間を伝えることにより、教授も予定を立てやすくなります。

結びの挨拶

メールには定型文として、必ず締めの挨拶が付いてきます。忙しい合間を縫って読んでいただいたことに感謝し、挨拶の言葉を忘れないようにしましょう。

自分の所属・氏名・連絡先

一番最後に、自分の所属や名前、連絡先を記載します。メールでのやり取りが難しい場合もあるため、電話番号も書いておきましょう。


メールの書式に関する注意点

教授へアポ取りメールを送る際は、メールの書式にも気を配るようにしましょう。

メールの構成では、

  • 件名・・・ひと目でメールの内容が分かるよう、簡潔に記入
  • 宛名・・・研究室名、教授の名前に先生を付けて記入

します。

教授は、1日に何十通というメールに目を通しています。そのため、パッと見て直ぐに概要が分かるように書きましょう。また、メールの本文の前にくる宛名は、省略せずに書くのがマナーです。

研究室名については、必ず大学名から所属まで、教授の名前はフルネームで記入しましょう。


教授へのアポ取りメールの例文

次に、上記の1〜6までを記入した、教授へのアポ取りメールの例文を紹介します。

件名:山田研究室への訪問のお願い

宛名:〇〇大学大学院〇〇研究科〇〇専攻 山田四郎先生

===============================

突然のご連絡失礼いたします。


私は◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生の佐藤花子(学籍番号:◯◯◯◯)と申します。現在私は、✕✕研究室にて、△△の研究を行っております。


山田研究室のサイトを拝見し、ぜひ研究室訪問をさせていただきたいと思い、ご連絡いたしました。


私は研究をしていく中で、△△の分野についてもっと詳しく知りたいと感じるようになりました。そして、△△について深く調べていくうちに、山田研究室の研究内容に感銘を受け、私も山田先生の下で研究を行いたいと考えるようになりました。


ぜひ一度、研究室を訪問し、どのような流れで研究が行われているのかをお伺いしたいと思っております。もしよろしければ、3月から4月の間でご都合の良い日をお教えいただけますでしょうか。


お忙しい中、お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、どうぞ宜しくお願い申し上げます。


◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年
佐藤花子
メール:(メールアドレス)
電話番号:(携帯の電話番号)

===============================

【ケース別で紹介】研究室訪問のポイント

【学部学科の研究室を訪問する場合】

大学2、3年になると、学科から研究室紹介のリストが手渡されることでしょう。また、早いところでは2年次からゼミが始まります。

自分が所属したい研究室が決まっているのであれば、ゼミへ入る前に、積極的にアポ取りメールを送っておくと良いでしょう。

実際に教授と会って話を聞くことにより、

  • 研究テーマ
  • 研究内容
  • 教授の指導方針

などが明確になります。教授や先輩からのアドバイスは、ゼミを選ぶ際にも大変役立ちます。ゼミ活動を充実させて有意義な学生生活を送るためにも、研究室訪問は重要な行事なのです。

【他大の大学院への進学を考えている場合】

他大の大学院を受験する場合は、研究室訪問をした際に過去問のデータをもらっておきましょう。また、内部の進学生しか受けることができない講義のノートがあれば、先輩にお願いをして見せてもらうことをおすすめします。

他大の大学院への合格を勝ち取るためには、やはり過去問を問いておくことが大切です。必ず研究室の先輩に確認をし、得ることができた際には、しっかりとお礼をしましょう。

それから、大学院入試に面接がある場合は、志望研究室のテーマに関する質問をされます。研究室訪問では、教授から直接、研究テーマについての話を聞くことができますので、面接の際にもたいへん役立つことでしょう。

まとめ

ここまで、研究室訪問をする際のアポ取りメールの書き方や、注意点などについて解説してきました。メールでは声や表情、動作などの「非言語コミュニケーション」という手段が使えないため、文章のみを通して“あなたがどのような人物なのか”が判断されてしまいます。

そのため、研究室に所属することを強く希望しているのであれば、その熱意が伝わるような文章を作成しなければいけません。

そして、メールを送信する際は、携帯での送信は避けるようにしましょう。携帯で送信した場合は、先生から返信があったとしても、スパムメールと判断され、はじかれてしまう可能性があるからです。

研究室訪問はあなたの一生を左右する大切な行事ですから、学生用メールアドレスなどを利用し、確実に返信が受け取れる方法でアポを取るようにしましょう。

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