【例文つき】教授へのメールの書き方・返信のマナーとは? 大学生は要チェック!

学生の窓口編集部

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大学生になると教授とメールのやりとりをする機会がありますよね。講義内容、リポート課題についての質問、またゼミの連絡事項などを教授にメールすることがあるでしょう。たとえ教授と仲がよくても、しっかりマナーを押さえたメールを書くことが大切です。今回は、教授へのメールの書き方送る際の注意点をご紹介します。

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教授へのメールは学校のメールアドレスから送ろう

教授へメールを送る際にまず気をつけたいのがメールアドレスです。スマホから個人のメールアドレスでメールを送るのは基本的にやめておいたほうが無難です。

教授がメールチェックを行い、返信メールを送信するのはほとんどPCからです。ところが携帯のキャリアメールでは、スパムメール対策のためPCからのメールをオミットするフィルターを導入していることも多いです。教授からの返信があっても、携帯側ではじく設定になっていると、受信しても気付かなかったり、受信自体ができなかったりします。スパムメールと自動判定してごみ箱に送られていた、そもそも受信されていなかった、なんて話が非常に多く、「送った・送ってない」でトラブルになる可能性すらあります。

そこで教授へのメールは、大学から支給されたメールアドレスを使うのがベスト。せめてGmail、Yahoo!メールを使用してメール送信しましょう。メールアプリを使えばスマホでも簡単にメールのやり取りができて便利です。

もしGmailなどの外部メールを使う際は、バックアップも取っておくと安心。サービスの規定によりメールが削除されたり、誤って消してしまったりする可能性があるためです。GmailやYahoo!メールなどは非常に安定性の高いサービスではありますが、システム障害による消失の可能性も否めません。

具体的なバックアップ方法は、それぞれのメールサービスによりさまざま。
⇒参考リンク:メールディーラー「いざという時のために!メールのバックアップ方法をイチから解説

ただし、教授とのやり取りなどバックアップを必要とするメールが少ない場合は個別に手作業でバックアップしても良いかもしれません。該当のメールを別のPCメール等に送っておけば、本メールに何かあっても安心です。

教授にメールを送る際の適切な形式は?

教授にメールを送る際の適切な形式は?

教授へのメールは、最低限のビジネスマナーを守った形式にしましょう。メールの形式では以下の項目は必ず記載しましょう。

●件名(Subject)
●宛名
●自分(送信者)が誰なのかを明示
●本文
●結びの言葉
●署名

それぞれの項目で守るべきマナーや教授の手を煩わせずにメールを読んでもらえるコツがあります。以下ではそれぞれ作成のコツをご紹介しますのでぜひチェックしてみましょう。

教授へのメールの件名の書き方

まずメールの「件名」ですが、メールの内容を具体的、簡潔に表したものにする必要があります。

例えば、
●実験心理学11月4日の講義についての質問です
●12月2日のゼミで配布するレジュメについて
といった、そのメールが何についてのものであるのかを件名だけでわかるようにします。これが、

●質問です
●レジュメ
などの漠然とした記載ですと、教授はそのメールを開いてくれないかもしれません。

教授へのメールの宛名の書き方

次に「宛名」ですが、手紙と同じようにメール本文の頭に必ず入れましょう。
●鈴木 先生
●鈴木 教授

という記載で十分です。「先生」「教授」がそれだけで一種の尊称なので、さらに「様」を付ける必要はありません。
その下には、

●お忙しいところ失礼いたします。

といった一文を入れておくのがいいでしょう。
次に「自分(送信者)が誰なのかを明示」します。

●人文学部心理学科2年の高橋英樹(学生番号○○○○)です。

などと記載しましょう。

教授へのメールの本文の書き方

そして「本文」です。本文の書き出しは、まずこのメールが何についてのものなのか、その総括を頭に持ってくるのがいいでしょう。例えば、

●11月4日の『実験心理学』の講義について3点ほど質問をさせてください。

などのように記載します。その後の文章も明確に簡潔に書くように心掛けましょう。例えば、

11月4日の『実験心理学』の講義について3点ほど質問をさせてください。
1.実験を行った後の検証ですが、相関分析以外の手法も使うべきでしょうか?
2.被験者の数はどの程度であれば信頼できるデータとなるのでしょうか?
3.今回の実験に関連して、何か参考文献はあるでしょうか?

といったふうに箇条書きで見やすく記載するのがいいでしょう。メールの本文がだらだら続くと、非常に見にくく読みづらくなるものです。本文を長く書く場合には、読みやすくするために、改行と1行空きをうまく使いましょう。

本文が終わったら「結びの言葉」を入れましょう。例えば、

●11月4日の講義は非常に興味深いものでした。もっと知りたくなりメールを差し上げてしまいました。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信をいただけますと幸いです。

といった文です。この後に、

●何卒よろしくお願いいたします。
を入れておくとベターですね。

最後に「署名」を入れます。最初に「自分が誰なのか」を記載していますが、メール末にも忘れずに必ず入れるようにしましょう。

人文学部心理学科
高橋英樹
学生番号:○○○○

という具合です。
以上のご紹介したポイントをまとめると、例文は次のようになります。

===============

件名:実験心理学11月4日の講義についての質問です
鈴木 先生

お忙しいところ失礼いたします。
人文学部心理学科2年の高橋英樹(学生番号○○○○)です。

11月4日の『実験心理学』の講義について3点ほど質問をさせてください。
1.実験を行った後の検証ですが、相関分析以外の手法も使うべきでしょうか?
2.被験者の数はどの程度であれば信頼できるデータとなるのでしょうか?
3.今回の実験に関連して、何か参考文献はあるでしょうか?

11月4日の講義は非常に興味深いものでした。もっと知りたくなりメールを差し上げてしまいました。お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

人文学部心理学科
高橋英樹
学生番号:○○○
(念のためにここにメールアドレスや電話番号を入れても良いでしょう)

===============

シチュエーション別!教授へのメール例文をご紹介

シチュエーション別!教授へのメール例文をご紹介

もう少しメールの例文をご紹介します。シチュエーション毎に3パターン載せておきますので参考にしてみて下さい。

シーン1:レポート提出の例文

===============

件名:○月○日締切分「(課題名あれば)」レポート提出の件
田中 先生

お忙しいところ失礼いたします。
人文学部心理学科3年の高橋英樹(学生番号○○○○)です。

○月○日締切のレポートを提出致します。
添付資料をご確認ください。

(↓補足したいことがあれば記載)
締切日直前になってしまい申し訳ありません。
今後はもっと早め早めを心がけてまいりたいと思います。

以上となります。
何卒、よろしくお願い致します。

******************
人文学部心理学科3年
高橋英樹(学生番号○○○○)
メールアドレス:
電話番号:
===============
※添付ファイルの形式を指定されている場合は、それを守りましょう。
※肝心の課題のつけ忘れは意外に多いので、送信前にチェックしましょう。

シーン2:欠席連絡の例文

===============

件名:○月○日(曜日)ゼミ欠席のご連絡
田中 先生

お忙しいところ失礼いたします。
人文学部心理学科4年の高橋英樹(学生番号○○○○)です。

○月○日(曜日)3時限予定のゼミですが、
就職活動の面接と重なってしまったため、恐れ入りますが欠席させていただきます。

(↓連絡事項あれば記載)
当日予定していた××は〜します。

色々とご準備いただいているにもかかわらず、今回は欠席となってしまい誠に申し訳ありません。
今後ともご指導のほど、よろしくお願い致します。

******************
人文学部心理学科4年
高橋英樹(学生番号○○○○)
メールアドレス:
電話番号:
===============

シーン3:質問のためのアポイント連絡の例文

===============

件名:〇〇についてのアポイントのご相談
田中 先生

いつもご指導いただき、ありがとうございます。
人文学部心理学科4年の高橋英樹(学生番号○○○○)です。

現在取り組んでいる〇〇(卒論・レポートなど)について、田中先生にご相談したい部分が出てまいりました。
つきましては資料をお持ちした上で、研究室にて面会の機会を頂く事は可能でしょうか。

具体的な質問内容は以下の2点を考えております。
・×××××××××
・×××××××××

田中先生がご都合の良い日時を何点かご指示頂ければ、その中で日程を調整させていただきます。
目安としては来週(○月○日〜○月○日)か再来週あたりで30分程度、ではいかがでしょうか。

大変お忙しいとは存じますが、何卒ご相談の機会を頂ければ幸いです。
では、ご連絡をお待ち致しております。
どうぞ宜しくお願い致します。

******************
人文学部心理学科4年
高橋英樹(学生番号○○○○)
メールアドレス:
電話番号:
===============

教授からのメールに返信するときに気をつけたいポイント

件名は必要に応じて書き直す

返信が続くと件名にRe:がたくさんついてしまって読みにくくなってしまうことがありますし、簡易的な件名のままだと、見逃されてしまう可能性もあります。メールの件名は、必要に応じて書き直すようにしましょう。

引用をうまく使う

教授から送られてきたメール内容を引用するのも、使える返信テクニックです。引用した内容には「>」をつけて、引用だとわかるようにしましょう。

例)
>明日正午に〇〇号館のレポートボックスに提出してください。
承知いたしました。

気づいたらすぐに返信する

メールの返信は、できる限り24時間以内に済ませるのがベターです。このマナーは社会人になっても一緒ですので、大学生のうちから身につけておくといいでしょう。

教授にzoomなどのテキストチャットで送る場合は?

コロナ禍にあって、大学の授業もオンラインでの実施が長期化しています。普段利用しているzoomなどのチャット機能を使って教授にメッセージを送る機会もあるかもしれません。この場合の注意点を挙げておきます。

・まずは教授の「こうして下さい」というルールがあれば守る
・メールでいう「最後の署名」は不要
・メールよりも短く簡潔に、が基本

教授とのやり取りにおいてチャットというのはまだ新しい機能。教授の考え方もケースバイケースですので、周囲の様子をみながら取り入れていくと良いかもしれません。

教授へのメールの書き方をご紹介しましたがいかがでしたか? 例文はあくまでも一例ですが、失礼にならないよう十分に気を配ったメールを作成するようにしましょう。また、送信してから「しまった!」とならないように作成したメールは必ず読み返して、誤字脱字、おかしな表現がないかをチェックするようにしてください。

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