ExcelをPDFへうまく変換したい!PDF変換の困ったが全て解決するまとめ

2021/11/17

ITスキル

Excelから直接PDF変換できるようになり便利になりましたが、理想のレイアウトにするためには細かい設定が不可欠です。ExcelをPDFに変換するときに「こうしたかった」「こういうことはできないの?」となりがちな項目について画像付きで解説していきます。


ExcelをPDFに変換したとき、後でチェックしてみると「こんなレイアウトじゃなかったはずなのに」「あったはずの図がない」といった現象が起こることがあります。

ちょっとした設定をすれば解決するのですが、解決方法を知らないといつまでもパソコンの前で唸ることになります。

よくある問題と解決方法を手順付きで紹介します。

※Microsoft 365 Excelバージョン16.53をメインに解説します

※画像はMac版をメインに解説していますが、Windows版での動作確認もしています

ExcelをPDFへ変換して保存する基本手順

まずは、ExcelをPDFへ変換する基本手順を見ていきましょう。

Microsoft Office 2010以降であれば、「ファイル」の「メニュー」から「PDFへ保存」を選択できます。

  • 1.Excelの「メニュー」から「ファイル」を選択
  • 2.「ファイル」の中の「名前をつけて保存」を選択
  • 3.「ファイル形式」のプルダウンリストから「PDF」を選択

この手順でExcelがPDFになります。複数のシートをPDF化して1つのPDFにしたい場合もこの手順で大丈夫ですし、1つのシートのみをPDF化して保存したい場合も同様の手順です。

ただし、PDFファイルは、発行後に内容の変更をすることができないので、このときPDFファイルとは別に元データも保存しておいたほうがいいでしょう。

1.Excelの「メニュー」から「ファイル」を選択

メニュー欄から「ファイル」を選択します。

2.「ファイル」の中の「名前をつけて保存」を選択

「名前をつけて保存」を選択します。

3.「ファイル形式」のプルダウンリストから「PDF」を選択

プルダウンリストから「PDF」を選択し、保存するとPDFファイルで保存されます。基本のPDF化の手順はこれで完了です。

Excelをページ指定してPDF化したい場合のやり方

ページ指定してPDF化したい場合は、

  1. 1.PDF化したいシートを開く
  2. 2.「名前をつけて保存」を選択
  3. 3.「シート」を選択
  4. 4.「保存」を選択

で開いていたシートのみがPDFとして保存されます。

ExcelをスマホでPDFに変換するにはスマホ用Excelを使う

ExcelをスマホでPDFに変換するときは、スマホ用のExcelを利用します。

iPhoneでもAndroidでも変換可能ですが、オンライン上での作業になるためインターネット環境のある場所で行う必要があります。

iPhoneでExcelをPDFに変換するやり方

  1. 1.Excelファイルをスマホ用Excelで開く
  2. 2.メニュー画面を開く
  3. 3.エクスポートを選択
  4. 4.「エクスポートの形式」から「PDF」を選択
  5. 5.レイアウトオプションでファイルの見た目を調整
  6. 6.「オンラインのファイル変更を許可しますか?」を「許可」

AndroidでExcelをPDFに変換するやり方

  1. 1.Excelファイルをスマホ用Excelで開く
  2. 2.メニュー画面を開く
  3. 3.「印刷」を選択して「印刷オプション」を選択
  4. 4.「印刷対象」でファイルの見た目を調整
  5. 5.「印刷」ボタンを押し「PDF」を選択
  6. 6.「印刷」ボタンをもう一度押し、ファイルを保存

ExcelからPDFに変換したら「切れる」「ずれる」問題は「印刷範囲の指定」で解決する

PDFで保存したファイルの左右や上下が切れたり、余白が左右で不均等になる問題は、「印刷範囲の指定」で解決する可能性が高いです。

この方法で解決する可能性が高い問題はこれらになります。

  • ・右端・左端が切れてしまう
  • ・余白が左右均等にならない
  • ・下側が切れてしまう
  • ・範囲を指定してPDFにしたい

「印刷範囲の指定」のやり方はこうです。

  1. 1.シート内のPDF化したい範囲を選択
  2. 2.Excelの「メニュー」から「ファイル」を選択
  3. 3.「印刷範囲」から「プリント範囲の設定」を選択

もしくは、

  1. 1.シート内のPDF化したい範囲を選択
  2. 2.「ページレイアウト」を選択
  3. 3.「プリント範囲の設定」を選択

1.シート内のPDF化したい範囲を選択

シート内でPDF化したい範囲をマウスかキーボード操作で選択しておきます。

2.Excelの「メニュー」から「ファイル」を選択

Excelの「メニュー」から「ファイル」を選択します。

3.「印刷範囲」から「プリント範囲の設定」を選択

「印刷範囲」にマウスオーバーすると「プリント範囲の設定」「プリント範囲の解除」が出てくるので、「プリント範囲の設定」を選択します。

先ほど選択した範囲がプリント範囲に選択されます。

あとは基本のPDF化の手順でPDF化すればOKです。

1.シート内のPDF化したい範囲を選択

「ページレイアウト」を使って範囲選択する場合

シート内でPDF化したい範囲をマウスかキーボード操作で選択しておきます。

2.「ページレイアウト」を選択

「ページレイアウト」を選択します。

3.「プリント範囲の設定」を選択

「プリント範囲の設定」を選択します。先ほど選択した範囲がプリント範囲に選択されます。

あとは基本のPDF化の手順でPDF化すればOKです。

1枚のPDFにしたいのに複数枚になってしまう場合は「ページ設定」で解決する

1枚のPDFにしたいのに複数枚になってしまう場合は、「ページ設定」を利用します。

やり方の手順です。

  1. 1.Excelの「メニュー」から「ファイル」を選択 or 「ページレイアウト」を選択
  2. 2.「ページ設定」を選択
  3. 3.「次のページ数に合わせる」を「横1ページ」「縦1ページ」に設定する
  4. 4.自動的に調節される

1.Excelの「メニュー」から「ファイル」を選択 or 「ページレイアウト」を選択

Excelの「ファイル」もしくは「ページレイアウト」を選択します。

2.「ページ設定」を選択

「ページ設定」を選択します。

3.「次のページ数に合わせる」を「横1ページ」「縦1ページ」に設定する

「次のページ数に合わせる」を「横1ページ」「縦1ページ」に設定します。自動的に縮小されるので、PDF化したときにも1ページでおさまるようになります。

ExcelをPDF化したらセル内の文字が切れる場合は列幅の自動調整を使う

ExcelをPDF化したらセル内の文字が切れる場合は列幅の自動調整を使ってみてください。

列幅の自動調節は「列見出しの境界線をダブルクリックする」とできます。

列幅を文字列に合わせてしまうと不都合な場合は、「セルの書式設定」から「折り返して全体を表示する」もしくは「縮小して全体を表示する」を選択するといいでしょう。

Excelで複数のシートをPDF化する際バラバラになってしまう時の対処法 

古いバージョンのExcelの場合、複数のシートをPDF化しようとしたときに、なぜか何度も保存先を聞かれて、結局バラバラに出力されてしまうことがあります。そんな時の解決方法です。

シートごとに印刷解像度が違うと、一括でPDF化してもバラバラになってしまうことがあるようです。

1. Excelのメニューバーにある「ページレイアウト」を選択

エクセル PDF 範囲 指定 


2.ページ設定の横の小さなボタンを選択

エクセル PDF 範囲 指定 

3.「印刷品質」をすべて同じ数字にする

このとき、解像度が低いと印刷に向かないので、600dpiをおすすめします。

エクセル PDF 範囲 指定 

「OK」を選択すれば解決です。

配置した画像が消えてしまう場合は画像のデータ量を疑ってみる

配置した画像が消えてしまう場合は、画像のデータ量を疑ってみてください。あまりにも大きい場合は、配置画像が消えてしまう場合があります。

詳しくは、「ExcelをPDF化する際の画像トラブルを解消!透過処理や画質の維持など」を参考にしてください。

ExcelをPDFに変換できない!一括で変換したいときはツールを使ってみて

ExcelをPDFに変換できない場合や一括で変換したいときは、ツールを使ってみてください。

有料ソフトでもよければ「Adobe Acrobat Pro」が便利です。

PDFファイルにしたいExcelを1つのフォルダにまとめておけば、フォルダごとPDFファイル化できますし、作成したPDFファイルの並べ替えなど編集も簡単にできます。

無料でExcelをPDFに変換したいときのツール

無料でExcelをPDFに変換したいときは、

  • ・サイトにアップロードするだけでPDF化するサイトを利用する
  • ・フリーソフトをダウンロードする
  • ・パソコンに入っている仮想プリンタを利用する
  • ・一度他のソフトにアップロードしてそこからPDF化する

という方法があります。

会員登録が必要な場合や、一度しか利用できないものもありますが、有名なツールにはこのようなものがあります。

自分に使い勝手がいいものを利用してみましょう。

Googleドライブを使ってExcelをPDFに変換する方法

Googleドライブは、Googleのアカウントを持っていれば無料で使えて便利です。

無料でExcelをPDFに変換する方法として、Googleドライブに一度アップロードしてからPDFとして再ダウンロードする方法を紹介します。

  1. 1.GoogleドライブにPDF化したいExcelをアップロードする
  2. 2.Googleドライブ上でExcelを開く
  3. 3.「ダウンロード」から「PDF」を選択しダウンロードする

1.GoogleドライブにPDF化したいExcelをアップロードする

PDF化したいExcelをアップロードします。

2.Googleドライブ上でExcelを開く

アップロードしたExcelを一度開きます。

3.「ダウンロード」から「PDF」を選択しダウンロードする

「ファイル」の「ダウンロード」から「PDF」を選択し、ダウンロードします。

作成したPDFを「Adobe Reader」を使って印刷する手順

Excelで作ったPDFを印刷する手順をご紹介します。
ここでは、「Adobe Reader」を使用します。

1.フォルダを開き、印刷したいPDFファイルを選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 


2.左上にあるプリンターのアイコンをクリック

エクセル PDF 範囲 指定 


3.印刷設定から印刷部数や紙のサイズを確認し、「印刷」ボタンをクリック

エクセル PDF 範囲 指定 

PDFを1枚に納めて印刷する方法

印刷する際に、画面では1枚なのに、バラバラに印刷されてしまい、困ったことはありませんか? そんな時には、印刷画面のこの部分をチェックしてみてください。

エクセル PDF 範囲 指定 

  • 「サイズ」……各PDFのページをそれぞれ1枚の紙に印刷します
  • 「ポスター」……複数のシートにまたがるPDFをモザイクのように印刷します
  • 「複数」……2ページ以上のPDFを1枚の紙に印刷します
  • 「小冊子」……出版物を前提としたページレイアウトでの印刷をします

今、画面に映っているPDFを一枚の紙で印刷したい場合は「サイズ」を選択します。
用紙の大きさがわからない場合には、「PDFのページサイズにあわせて用紙を選択」を、用紙指定がある場合には、「合わせる」を選択します。

ExcelからPDFへの変換は簡単!細かい設定も困らないように覚えておいて

今回はExcelを使ってPDF化する際の手順や印刷の方法をお伝えしました。

PDFへの変換は、社会に出て、資料を送るときなどに使うことの多い操作です。ぜひこの機会に使い方を覚えておきましょう。

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