【例文つき】会社説明会への申し込みメールの書き方

【例文つき】会社説明会への申し込みメールの書き方

2019/02/05

就活マナー

就活における会社説明会は、そこで働く人たちの生の声を聞けるチャンスです。最近では、会社説明会の参加申し込みを、メールで受け付ける企業が多くなっています。今回は、就活の第一歩でもある会社説明会、そのメールの書き方や例文をご紹介します。

【例文つき】会社説明会への申し込みメールの書き方

会社説明会の参加申し込みメールの書き方

会社説明会は、就活を行う学生と採用を行う担当者が、最初に関わる場でもあります。そのため、会社説明会への参加申し込みメールは、企業とのコミュニケーションの第一歩ともいえるでしょう。

 その際、丁寧かつ相手への好印象につながるメールを送るには、言葉遣いはもちろん、ビジネスシーンで使われるフォーマットなども、上手に活用するのがポイント。このメールマナーは、社会人になってからも取引先とやり取りをする場面などに生きてきます。就職活動のうちからメール作成にも慣れていきましょう。

件名は簡潔にわかりやすく

メールのタイトルにあたる件名は、そのメールにどのようなことが書かれているか、一目でわかるようにすることが大切です。特に企業の採用担当者は、毎日何十通、場合によっては何百通ものメールに目を通すこともあります。

そのため、何に関するメールなのかわからない件名や、あまりにも冗長な件名のメールは相手にとってわかりづらいので、優先順位を下げられてしまう可能性もあります。

このような事態を避け採用担当者にきちんと目を通してもらうためにも、件名は簡潔にわかりやすい文面にすることを意識しましょう。

メールの基本構成

メールの構成要素のうち、タイトルである件名、相手の宛名、文章となる本文、そして自分の名前を記す署名は基本構成といえるものです。

 件名は先ほど述べたように、メールの受信ボックスの中で「見出し」の役目も果たすものなので、簡潔かつわかりやすい文面を心掛けましょう。

 宛名には、会社名や採用担当部署、担当者名を書きます。こでは社名はもちろん、担当部署、担当者名まで正確に書きましょう。たとえば担当部署は「人事部」「総務部人事課」など、会社によってそれぞれの言い方があります。

説明会の募集要項などに、担当部署が書かれている場合は、それを参考にしてください。担当者名がわかる場合は、名前まで書きましょう。

名前がわからない場合は、部署の後に「御中」を付けるといいでしょう。

本文で気を付けることは、挨拶に始まり、挨拶に終わること、そして相手の名前の書き方です。後ほど例文をご紹介しますが、本文中で志望する企業を書き表したい場合は「貴社」という言葉を使います。

 最後に署名は自分の所属先と氏名、連絡先を書きます。

就活説明会参加申し込みメールの例文

実際にそれぞれの項目に気を付けながら、就活説明会の参加申し込みメールを作成してみましょう。

件名:○月○日(曜日)会社説明会の申し込み(○○大学・氏名)

本文:
株式会社△△
総務部人事課 ××様

突然のご連絡失礼いたします。
私、○○大学◎◎学部の□□と申します。

現在、就職活動を行っており、
貴社の会社説明会に参加させていただきたく、メールいたしました。

参加日時:○月○日(曜日)13:00~

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学◎◎学部
□□ □□(氏名)
住所:東京都○○区××町123-456
電話:000-0000-0000(携帯電話など日中連絡がつくもの)
e-mail: abcdef@ghi.nr.jp


メールを作成したら、誤字脱字がないか十分に確認してから送信しましょう。署名には、大学名と氏名だけではなく、企業から折り返しの連絡ができるように住所や電話番号、メールアドレスなども付記しておきます。就活ではさまざまな場面で企業とメールのやり取りをする場面がありますので、あらかじめ自分が使いやすい文面フォーマットやテンプレートを作成しておくと便利でしょう。

会社説明会案内に返信する場合のメールの書き方

会社説明会は、自分から申し込むパターンのほかに、以前その企業に資料を請求していたケースや、就活サイトでその企業にエントリーしていた場合など、企業側から案内メールが届くケースもあります。このような場面でのメールの返信の仕方、文面について考えていきます。

参加でも不参加でも返信する

企業から会社説明会の案内メールが送られてきた場合は、出欠の有無を返信しましょう。メールにあらかじめ「返信不要」という記載があれば、折り返しメールを返信する必要はありませんが、会社説明会に参加する場合は、なるべく早めに返信するのがポイント。またメールの返信は、深夜や早朝は避け、業務時間内に送るのがベターです。

会社説明会の案内に対する返信メールの例文

それでは、企業から送られてきた会社説明会の案内メールに対してはどのように返信すればいいのでしょうか。説明会に参加する場合、不参加の場合、日程を調整したい場合の、3パターンに分けて、例文を紹介していきます。

説明会に参加する場合

件名:会社説明会ご連絡のお礼(○○大学・氏名)

本文:
株式会社△△
総務部人事課 ××様

○○大学◎◎学部の□□と申します。
このたびは説明会の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
必要書類を持参し、○月○日13時に貴社へお伺いいたします。
当日はなにとぞよろしくお願いいたします。

(署名)

・不参加の場合

件名:○月○日開催貴社説明会欠席のお願い(○○大学・氏名)

本文:
株式会社△△
総務部人事課 ××様

大変お世話になっております。
○○大学◎◎学部の□□と申します。

本日は、説明会のキャンセルのお願いでご連絡させていただきました。
先日ご連絡いただいた貴社の説明会ですが、
急用のため伺えなくなってしまいました。
誠に申し訳ございません。

勝手なお願いで大変今日恐縮でございますが、
なにとぞよろしくお願いいたします。

(署名)

・日程を調整したい場合

件名:○月○日貴社説明会の日程変更のお願い(○○大学・氏名)

本文:
株式会社△△
総務部人事課 ××様

大変お世話になっております。
○○大学◎◎学部の□□と申します。

このたび、メールにて御案内いただいた
貴社説明会の日程変更のお願いでご連絡させていただきました。

御案内いただいた○月○日ですが、大学のゼミが重なってしまい、
参加することが難しくなってしまいました。

勝手なお願いで申し訳ありませんが、もし可能でしたら、
○月□日(曜日)の14時から開催されます説明会に
参加させていただくことはできないでしょうか。

お手数をおかけしまして、大変申し訳ありません。
なにとぞ、よろしくお願いいたします。

(署名)


不参加や日程変更のメールを送る場合は、より丁寧な文面を心がけ、日程も余裕を持って返信しましょう。説明会前日などの「ドタキャン」は厳禁です。日程調整に対応してもらったときは、お礼のメールを送ることも忘れないようにしましょう。

まとめ

会社説明会のメールは、ほとんどの場合がその企業の人と初めてやり取りをする場面です。説明会に参加する・しないにかかわらず、お互いが気持ちよくやり取りできるよう。それぞれの場面に応じたマナーを意識してみてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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