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質問が必要なケースとは？

就活中のメールで発生する質問事項といえば、まず面接についてのこと。面接の日程や会場、服装などについての不明点や、何か都合が悪い場合の相談など、こちらから確認すべきことが出てきます。そうした場合は、メールで担当者に質問をしてみましょう。

面接の日程・開催場所を調整したい

面接日程についてあらかじめ指定があったとき、ほかの面接の予定が入っていて都合がつかない場合などは、日程変更について質問をしてみましょう。
中には面接会場が遠方に指定されている場合もあります。どうしても都合をつけることができない場合は担当者に変更が可能かどうか質問してみましょう。

さらには、一度決定した日程や会場にやむを得ない理由で行けなくなった場合も、日程を再度調整が可能かどうか質問する必要が出てきます。
面接は企業側にも多くの準備が必要です。そのことを認識した上で、質問をするときは理由をきちんと説明し、企業に対して迷惑をかけないよう気を付けましょう。

面接の服装・持ち物を知りたい

面接の服装は指定されている場合はそれに従うのがベターです。不安に感じることがあるのであれば事前に担当者に問い合わせしてみましょう。

持ち物は必要最低限のものについてはメールに記載されていると思いますが、その場合はメールの返信で復唱することで間違い防止になります。
服装や持ち物については事前に問い合わせする、復唱して再確認することで不安に思っていることを解消していきましょう。

面接後のフィードバックがほしい

面接の感触がよければ、面接後のお礼メールの中でフィードバックをお願いしてみるのもいいでしょう。ただし、「別の面接のために聞いているのでは」と思わせるような文面にならないように気をつけましょう。面接後にフィードバックをもらえた場合は、採用の可否にかかわらず貴重な意見として今後に生かしたいですね。

就活中はできればフィードバックは毎回欲しいものですが、先に書いたように担当者は多くの業務を抱えています。ですので、こちらからしつこくフィードバックを求めることは控えたほうがいいでしょう。

メールで質問するときのマナー

質問する場合にもマナーはもちろん必要です。ポイントを押さえたメールを送って、スムーズなやり取りにつなげましょう。

質問事項は簡潔にわかりやすくまとめる

丁寧に書こうとするとダラダラと長い文を書いてしまいがち。要点をしっかりと押さえ、質問事項を的確に伝える文面にすることが大切です。

ビジネスの基本ともいわれる、「5W1H」は覚えておくと便利です。Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を意識ながら、相手にとってのわかりやすさを意識しながら文章をまとめていきましょう。

件名に目的・要件を記す

メールを受信したとき最初に目につくのは件名です。本文以上にシンプルにする必要がある件名は、受信する担当者が「なぜメールを送られているか」、すぐわかるようにしたいところ。目的や要件の後ろに自分の氏名を記載してもよいでしょう。

基本的に返信の場合は件名を変更せず、本文も受信したメールを下部に引用したままで構いません。複数の担当者がいる場合、CCに入っている宛先も含めて全員に返信しましょう。

宛先・敬称・敬語は間違いなく

メール送信の際に最も気を付けたいのが宛先です。会社名、部署名、担当者名は間違いなく記載します。慣れないメールは緊張するものですが、敬語も正しく使用できているかチェックするようにしましょう。
自分で変だな、読みづらいなと感じるところは、受信する側も何か思うことがあるはずです。声に出して読んでみたりしてから送信するようにしましょう。
また、こちらの署名も忘れないよう記載してください。

ケース別例文集

最後に、実際に使える例文をチェックしておきましょう。

面接の日程調整

面接は企業にとってもたくさんの準備が必要なものなので、日時の調整について質問し、調整のお願いをするときは、確実に空いている日時を提示してください。
複数の日時を提示できると企業側も調整しやすくなります。また、理由も必ず述べるようにします。

面接の服装・持ち物・日時や会場の確認

服装について指定がない場合に質問するときは、相手に非があるような文面にならないように配慮しつつ、当日どうすべきか、こちらの考えを伝えます。

このほかに、持ち物や日時・会場について確認する場合、

“○月○日（○）○時に、東京本社4階○○室までお越しください。
履歴書、職務経歴書、筆記用具を持参の上、お越しください。”

という内容であれば、

“○月○日（○）○時に、東京本社4階○○室に伺います。
当日は、履歴書、職務経歴書、筆記用具のほかに必要なものはございますでしょうか。”

と、こちらから具体的に提案することで双方の誤認を防ぐこともできます。

面接後のフィードバック

面接のときに担当者の感触がいいなと感じたときは、担当者からフィードバックを聞いてみるのもいいかもしれません。ただし、「別の企業の面接のために聞いているのか？」と思われないよう、あくまでさりげなく質問してみましょう。

まとめ

メールでの事前質問や返信は、きちんとした文面で伝えることができれば、面接を行う以前に好印象を与えることもできるはず。面接を準備万端に迎えるためにも、メールのコツを身に付けていきましょう。

（学生の窓口編集部）