質問メールの送り方 基本マナー4つ

応募書類や選考、面接などに関する就活中のさまざまな疑問はそのままにしないで、企業の担当者にメールをして解決したほうがいいですが、質問メールはビジネスメールになりますので、十分注意が必要です。相手は社会人、マナーの心得のないメールを送ってしまったら、悪い印象を与えかねません。質問メールを送る際は、以下のポイントをおさえておきましょう。

1.内容を伝える件名を簡潔に書く

相手が件名を見たら、どんな内容が記載されているのかが一目でわかる件名にしましょう。たとえば、「＜ご質問＞面接の服装について」のように、用件は質問であることとその内容を簡潔に記載します。

社会人は１日に数十通、人によっては100通以上のメールを受け取りますので、件名が長く判然としなければそのまま開かれないか、迷惑メールと思われゴミ箱へということもあり得ます。件名は簡潔に、を心がけましょう。

2.本文の最初に必ず宛名を、最後に署名を

まず書き出しに、相手の「企業名」「部署名」「氏名」を必ず書きます。企業名は「株式会社○○」（前株）か、「○○株式会社」（後株）かよく確認しましょう。氏名は絶対に間違ってはいけません。また、担当者名がわからない場合は、「新卒採用ご担当者様」と明記します。誤字脱字がないか、敬称の抜け・間違いがないか、何度か確認してください。

最後に、「大学名」「学部・学科」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。署名を記載しておくことで、担当者も連絡先がわかりやすくなります。

3.質問内容はわかりやすく簡潔に

質問内容はだらだらと長くなることなく、わかりやすく簡潔にまとめるようにしましょう。簡潔な文章はスマートな印象を与えるのに対して、冗長な文章は忙しい社会人にとっては時に不快な感情を引き起こしますので、注意が必要です。

また、質問内容を書く時には、適宜改行を入れて読みやすくすることを心がけましょう。

4.メールを送る時間は営業時間内、お礼の返信はなるべく早く

メールを送る時間帯は基本的に相手先企業の営業時間内です。深夜から早朝の時間帯は避けましょう。また、営業時間内でも始業後と終業前の1時間とお昼の休憩時間は避けたほうが無難です。

質問に対する回答のメールをもらったら、なるべく早くその日のうちにお礼のメールを返信しましょう。次の日になってしまった場合は、書き出しに「返信が遅くなってしまい申し訳ありません」と添えて、回答のお礼を述べましょう。

質問メールの例文

質問メールの例文を3つ紹介します。企業に質問する際の参考にしてください。

［面接の日程調整についての質問メール例文］

企業側も面接の準備は大変なものなので、日時の調整のお願いをするときは、確実に空いている日時を提示してください。複数の日時を提示すれば、企業側も調整しやすくなります。また、理由も必ず述べるようにします。

［面接の服装についての質問メール例文］

服装について指定がない場合に質問する時は、相手に非があるような文面にならないように配慮しつつ、当日どうすべきか、こちらの考えを伝えます。

［面接後のフィードバック例文］

面接が好感触だった時は、担当者からフィードバックを聞いてみるのもいいかもしれません。ただし、質問はあくまでさりげなく。

まとめ

就活中に出てきた疑問はそのままにしないで、企業側に確認するようにしましょう。その場合、メールで質問することが多いでしょうが、質問メールはビジネスメールという認識を持つことが大事です。マナー違反で悪い印象を与えることなどないように、しっかりと質問メールの基本をマスターしておきましょう。

（マイナビ学生の窓口編集部）