就活の前に絶対覚えよう! 社会人に電話をかけるときのマナーとコツ

学生の窓口編集部

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これから社会に出るにあたって、電話のマナーはしっかり身につけておきたいものですよね。電話をかける時間や、どのように話を進めていけばいいのか、普段の生活ではなかなかわからないことも多いです。そこで、大学生が社会人に電話をかけるときのマナーやコツをご紹介します。

■静かな場所を選んでかける

これから電話をかけようと思っても、周囲が騒がしいと落ち着いて話ができません。また、自分は平気だとしても、電話をかけられた相手は、あなたの声に混ざって聞こえる雑音を不愉快に感じるかも知れません。電話は顔が見えない分、声の響きだけで用件を伝える必要があります。いくら外の雑音に負けないよう声をはりあげても、そんな状態では伝えたい情報を的確に相手に伝えたり、また、尋ねたいことを上手に質問することは難しいです。電話をかける時にはできるだけ静かな場所を選び、落ちついた気持ちで相手に話すように心がけましょう。

■メモとペンを用意して

電話の相手が社会人で、雑談以外に聞いておきたい事柄や伝えておくべき連絡があるのなら、必ずメモとペンを用意しておきましょう。用件だけ言っておきたいだけだし……と、何の用意もなく電話をかけてしまうと、相手が「じゃあ何日にこうしようか」など、新しい提案をしてきたときに慌ててメモを探すことにもなりかねません。電話をしている最中はしっかり頭に入れたつもりの情報でも、電話を切ったとたんに忘れてしまい、焦って電話をかけ直すということもよくあります。メモとペンは事前に用意しておいたほうが、安心して話を進めることができます。

■相手の都合に合わせて時間を考える

社会人に電話をかけるときには、相手は日中仕事をしているということを考えて、かける時間には気をつけなくてはいけません。仕事中に携帯を鳴らしては迷惑になりますし、相手が既婚者で子どもがいる場合、あまり遅い時間にかけることもおすすめできません。相手の仕事が終わった頃を見計らって電話を入れ、繋がらない場合は留守番電話にメッセージを残しておきます。しつこく何度もかけるよりは、折り返しかかってくるのを待つようにしましょう。プライベートのほか、就職活動で企業に連絡をする時にも、ベストな時間を考える必要があります。「就業時間内は迷惑になるからランチタイムにかけてみよう」と思う人も多いですが、ランチタイムには担当者が会社の外へ昼食に出ている可能性が高く、結局またかけ直したり、伝言をお願いする手間が生まれてしまいます。ですから、就職活動で企業に連絡を入れる時には、比較的時間に余裕のある午前中の時間帯を選ぶようにしましょう。

■まず自分から名乗る

こちらから電話をかけたときに、「◯◯さんのお宅ですか?」「◯◯株式会社様でしょうか」と、最初に確認しようとしてしまう人もいますが、電話をかけるときは自分から名乗るのがマナーです。「◯◯大学◯学部3年生の◯◯です」と、自分の名前や学校名を名乗った上で、簡潔に用件を伝えるようにしましょう。最初にきちんと名乗っておくことで、相手もどんな用件で電話をかけてきたのかをある程度予測することができ、効率的に話をすすめることができます。

社会の中で、電話をかけるマナーはとても大切なものであり、大学生と言えども例外ではありません。どの場所でどのように掛けるのが適切なのか。電話のマナーがしっかり身に付けば、社会に出てから色々な場面で役立てることができますよ。

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