Excelで日付・曜日に自動で色をつけて見やすくしよう 納期のアラート機能も解説

2022/06/23

ITスキル



Excelは 表計算やデータを管理するだけではなく、カレンダー機能としてつかうこともできます。

たとえば従業員のシフト管理やタスク管理など、カレンダーに書き込むことで見える化され、わかりやすくなるでしょう。

今回は、Excelで作成したカレンダーや日程表をもっとわかりやすくするために、色を自動でつける方法について説明します。

Excelが一気に便利に! 基本の関数まとめ

日付に色付けをする方法

土曜日や日曜日など、 固定された曜日に色をつけて変化させる方法を解説します。

手順は以下のとおりです。

  1. 1.色付けしたいセルの範囲を選択
  2. 2.「ホーム」>「スタイル」>「条件付き書式」を選択
  3. 3.「新しいルール」をクリック
  4. 4.「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選択
  5. 5.色を決定
  6. 6.プレビューの色が変化していることを確認して「OK」をクリック
  7. 7.日付の色が変わる

(1)色付けしたいセルの範囲を選択

日付の書かれてあるセルをすべて選択してください。

今回使用する関数は日付のみに対応するため、セルをすべて選択しても構いません。

(2)「ホーム」>「スタイル」>「条件付き書式」を選択

「ホーム」タブをクリックし、スタイルグループ内の「条件付き書式」をクリックしてください。

(3)「新しいルール」をクリック

「新しいルール」を選択します。

(4)「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選択

「数式を使用して書式設定するセルを決定」を選択すると、下部に「ルールの内容を編集してください」と出てきます。

「次の数式を満たす場合に値を書式設定」欄に、以下のような数式をいれましょう。

=WEEKDAY(A1)=1

ここではWEEKDAY関数を使います。

WEEKDAY関数は、入力された日付のシリアル値から曜日を導き出す関数です。

曜日を導き出すことによって、特定の曜日に色付けができるようになります。

上記の式を解読すると、以下のとおりです。

=WEEKDAY(選択するセルの開始位置)=曜日

曜日は下記の数字から選びます。

  1. 1:日曜
  2. 2:月曜
  3. 3:火曜
  4. 4:水曜
  5. 5:木曜
  6. 6:金曜
  7. 7:土曜

つまり、「=WEEKDAY(A1)=1」とした場合、A列の1行目から始まる範囲(今回選択したエリア)で「1」=日曜日に該当するセルを変化させることを意味します。

(5)色を決定

下部分にあるプレビュー欄から、「書式」をクリックします。

「セルの書式設定」とかかれたウィンドウが開かれるため、「フォント」タブの「色」と書かれたところをクリックしてください。

(6)プレビューの色が変化していることを確認して「OK」をクリック

色を選択後、プレビューにかかれた文字が、選択した色と同じ色になっていることを確認してください。

確認し、問題なければ「OK」をクリックします。

(7)日付の色が変わる

WEEKDAY関数には実は種類があり、何も指定しないと「1」が選択されます。

今回も特に指定はしませんでした。

「WEEKDAY関数には種類がある」程度に認識しておくといいでしょう。

種類:

  • 1 → 1:日曜 2:月曜 3:火曜 4:水曜 5:木曜 6:金曜 7:土曜
  • 2 → 1:月曜 2:火曜 3:水曜 4:木曜 5:金曜 6:土曜 7:日曜
  • 3 → 0:月曜 1:火曜 2:水曜 3:木曜 4:金曜 5:土曜 6:日曜

日付の書かれたセルを塗りつぶす方法

同様の方法で、 指定した日付が書かれたセルを塗りつぶすこともできます

方法は以下の通りです。

  1. 1.セルの書式設定内の塗りつぶしタブを選択
  2. 2.色を選択し、OKをクリック

(1)「塗りつぶし」を選択

「条件付き書式設定」>「新しいルールの設定」>「数式を利用して、書式設定するセルを決定」の書式設定で、 「フォント」ではなく「塗りつぶし」を選択してください。

(2)プレビューの色を確認して「OK」を選択

背景色を選択し、サンプルの色が変わったら「OK」を入力してください。

日付の「アラート機能」について

「新しいルールの設定」機能を利用して、日付にアラート機能を持たせることもできます。

例えば「締切1週間前の日付の色を変える」「今日以前の日付の色をすべて変える」などといった使い方ができます。

方法は以下の通りです。

  1. 1.「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選択
  2. 2.設定した日付が変化していることを確認

(1)「数式を利用して、書式設定するセルを決定」を選択

「日付に色付けする方法」で解説した方法の4番目までおこなってください。

今回利用する数式は下記のとおりです。

=A1<=today()

数式の解説をすると、 「対象のセルが今日の日付か、それ以前のものかどうか」を表しています

(2)設定した日付が変化していることを確認

このアラートは今日以外の日付も設定できます。

  • ・1日先の日付から変えたい場合 =A1-1<=today()
  • ・1週間先の日付から変えたい場合には、=A1-7<=today()

日付の部分を変えることで、どの日付から変化させるのかを選択できます。

このように、色分けをすることでアラート機能として使うことができる機能も、Excelには備わっているので、使いこなせるようにしておきましょう。

まとめ

Excelでは関数を用いて書式設定をすることができます。

ひとつずつ色を変えるよりも、ルールを設定したほうが早いので、この機会に効率を図ってください。

(マイナビ学生の窓口編集部)

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