Excelは 表計算やデータを管理するだけではなく、カレンダー機能としてつかうこともできます。
たとえば従業員のシフト管理やタスク管理など、カレンダーに書き込むことで見える化され、わかりやすくなるでしょう。
今回は、Excelで作成したカレンダーや日程表をもっとわかりやすくするために、色を自動でつける方法について説明します。
▼目次
1.日付に色付けをする方法
2.日付の書かれたセルを塗りつぶす方法
3.日付の「アラート機能」の設定方法
4.まとめ
土曜日や日曜日など、 固定された曜日に色をつけて変化させる方法を解説します。
手順は以下のとおりです。
日付の書かれてあるセルをすべて選択してください。
今回使用する関数は日付のみに対応するため、セルをすべて選択しても構いません。
「ホーム」タブをクリックし、スタイルグループ内の「条件付き書式」をクリックしてください。
「新しいルール」を選択します。
「数式を使用して書式設定するセルを決定」を選択すると、下部に「ルールの内容を編集してください」と出てきます。
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」欄に、以下のような数式をいれましょう。
=WEEKDAY(A1)=1
ここではWEEKDAY関数を使います。
WEEKDAY関数は、入力された日付のシリアル値から曜日を導き出す関数です。
曜日を導き出すことによって、特定の曜日に色付けができるようになります。
上記の式を解読すると、以下のとおりです。
=WEEKDAY(選択するセルの開始位置)=曜日
曜日は下記の数字から選びます。
つまり、「=WEEKDAY(A1)=1」とした場合、A列の1行目から始まる範囲(今回選択したエリア)で「1」=日曜日に該当するセルを変化させることを意味します。
下部分にあるプレビュー欄から、「書式」をクリックします。
「セルの書式設定」とかかれたウィンドウが開かれるため、「フォント」タブの「色」と書かれたところをクリックしてください。
色を選択後、プレビューにかかれた文字が、選択した色と同じ色になっていることを確認してください。
確認し、問題なければ「OK」をクリックします。
WEEKDAY関数には実は種類があり、何も指定しないと「1」が選択されます。
今回も特に指定はしませんでした。
「WEEKDAY関数には種類がある」程度に認識しておくといいでしょう。
種類:
同様の方法で、 指定した日付が書かれたセルを塗りつぶすこともできます。
方法は以下の通りです。
「条件付き書式設定」>「新しいルールの設定」>「数式を利用して、書式設定するセルを決定」の書式設定で、 「フォント」ではなく「塗りつぶし」を選択してください。
背景色を選択し、サンプルの色が変わったら「OK」を入力してください。
「新しいルールの設定」機能を利用して、日付にアラート機能を持たせることもできます。
例えば「締切1週間前の日付の色を変える」「今日以前の日付の色をすべて変える」などといった使い方ができます。
方法は以下の通りです。
「日付に色付けする方法」で解説した方法の4番目までおこなってください。
今回利用する数式は下記のとおりです。
=A1<=today()
数式の解説をすると、 「対象のセルが今日の日付か、それ以前のものかどうか」を表しています。
このアラートは今日以外の日付も設定できます。
日付の部分を変えることで、どの日付から変化させるのかを選択できます。
このように、色分けをすることでアラート機能として使うことができる機能も、Excelには備わっているので、使いこなせるようにしておきましょう。
Excelでは関数を用いて書式設定をすることができます。
ひとつずつ色を変えるよりも、ルールを設定したほうが早いので、この機会に効率を図ってください。
(マイナビ学生の窓口編集部)
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