ハイパーリンクとは、テキストにリンクを貼って、クリックによりリンク先に飛ばす方法です。
直接リンク先を表示させないことで全体が見やすく、気になるところだけクリックすれば、必要な資料が見られるというメリットがあります。
ここでは、エクセルにPDFのハイパーリンクを追加する方法をメインに資料作りのコツを紹介します。
▼目次
1.PDFのハイパーリンクをエクセルに貼る方法
2.PDFをリンク化したのにエクセルでうまく動作しないときの対処策
3.PDFをリンク化せずオブジェクトとして埋め込む方法
4.PDFに無料でハイパーリンクを埋め込む・削除する2つの方法
5.PDFをハイパーリンクにして見やすい・わかりやすい書類を作ろう
エクセルのシートにPDFのハイパーリンクを貼る方法を紹介します。
エクセルにPDFのハイパーリンクを貼ることで、その部分をクリックするだけで開きたいPDFを開くことができます。
設定したはずなのにうまくリンクができていないときの原因は、大きく分けて3つあります。
リンクが正しく貼られているときは文字が青色になり下線が引かれていますが、この状態になっていない場合はリンクが上手く貼られていません。
もう一度、先ほどの手順通りにリンクを貼ってみましょう。
いつの間にかエクセル自体の設定が変わっているケースもあります。
何度も手順通りにしているはずなのにハイパーリンクが有効にならない場合には、設定を確認してみましょう。
文章構成をクリックする。
「入力オートフォーマット」タブの「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」にチェックを入れて有効にすればOKです。
リンク先のファイルをほかの場所に移動させてしまった場合もPDFへのハイパーリンクが動作しません。
この場合は、移動させたファイルの再設定が必要になります。移動させてしまったファイルを元の場所に戻すか、もう一度PDFファイルのハイパーリンクを設定しましょう。
エクセルにPDF自体をオブジェクトとして埋め込むこともできます。
これは、資料自体がまだ共有されていない、資料が短い、ExcelシートとPDF資料を一度に見せられるようにしておきたいときなどに有効な方法です。
ファイルの大きさなどは微調整する必要があります。
すでにPDFファイルとして存在する文書にハイパーリンクを埋め込む方法は2つあります。
有料でもいいという方は、AdobeのAcrobatを使うのがわかりやすく便利ですが、「使用頻度が多くないので無料で埋め込みたい」という人はこちらの方法を試してください。
WindowsもMacも初期からあるソフトでPDF編集できるものが入っていません。(OS X 10.7までのMacは、PDFや画像を閲覧・編集できる「プレビュー」機能でハイパーリンクの追加・編集ができたのですが、OS X 10.7以後のものではこの機能が削除されています。)
AdobeのAcrobatを使えないのなら、無料で提供されているPDF編集ソフトをインストールしてハイパーリンクを追加することになります。
無料で提供されているPDF編集ソフトにはこのようなものがあります。
会社から貸与されているパソコンでフリーソフトのインストールができない場合は、ブラウザ上で追加する方法を利用するか、別の手段を考えた方がいいでしょう。
無料のPDF編集ソフトが使えない場合は、ブラウザにPDFファイルをアップロードしてファイル編集ができるものを使うという手段があります。
ただし、他へ流出しては困るような文書をむやみにブラウザにアップロードするのはお勧めできません。
どうしても手段がない場合は、会社の先輩などにも相談した方がいいでしょう。
どうしたら見やすい書類が作れるのかは誰もが悩むところですよね。
PDFをハイパーリンクにしたり、オブジェクトとして埋め込むことで、より一層わかりやすい資料が作れるはずです。
今回紹介したテクニック以外にも、「どうしたらわかりやすいか」を念頭に、ベストな形を探してみてください。
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