エクセルの資料を外出先でもスマホで手直しし、完成したらすぐに取引先にも送りたい。スマホでPDFに変換できたらーー。このようにお考えの方に朗報です。スマホでもエクセル資料をPDFに変換することができるのです!
今回はスマホでエクセルをPDF化する方法について、iPhoneとAndroidそれぞれの場合に分けてご紹介していきます。iPhoneでうまく変換できない場合の対処法にも触れていますので、ぜひ参考にしてみてください。
スマホでもアプリをインストールすることによって、Excelを編集したりPDF変換したりできるようになります。専用アプリがない状態ではファイル閲覧のみができたり、あるいは機種や環境によっては開けなかったりもするようです。
Excelに対応するアプリはいくつか出ているのですが、今回おすすめしたいのは安心のExcel公式アプリ。Microsoftが提供しているため「見た目がズレる」「動作が不安定」といったトラブルを最小限に抑えることができます。
さらに、Excel公式アプリは無料で使えるのがポイント(有料版もあり)。PC版と比べて一部機能に制限はあるものの、無料で使えるというのは大きいのではないでしょうか。
ということで、スマホでExcelのデータをPDF変換したい場合、まずは公式アプリをインストールしましょう。方法は2通りあります。
1つ目は、Word・Excel・PowerPointを1つのアプリで使いこなせるOfficeアプリをインストールする方法。
Officeアプリなら複数のアプリを切り替えることなく、1つのアプリで完結するのがメリット。
そして2つ目は、Word・Excelなど個々のアプリをインストールしていく方法です。
下記のMicrosoftサポートページから、好きなアプリを選んでダウンロードできるようになっています。
本記事では、シンプルにExcelのみをインストールしたと仮定して解説していきます。
では実際のPDFへの変換手順について見ていきましょう。まずはiPhoneから解説します。
(1)PDFにしたいExcelファイルを開き、右側の「…」を選択します。
(2)メニュー画面の「エクスポート」→「PDF」を選択。
(3)印刷の向きや用紙サイズを選択したら「次へ」をタップします。
(4)「ファイル名」「保存先」を設定。
(5)「エクスポート」をタップすると「オンラインのファイル変更を許可しますか?」と聞かれるので、変更を許可して完了です!
実は、iPhoneではExcelをPDFに「変換できない」「エクスポートできない」といった声が多く挙がっているようです。そんな時は、次のような対処法を試してみてください。
PDFへの変換処理はオンライン上で行われます。そのためインターネットとつながった状態であることを確認しましょう。特に大きなファイルを変換する際には、安定したWi-Fi環境で実施されることをおすすめします。
公式アプリはMicrosoftアカウントでサインインしておく必要があります。サインインしないと、次のように「エクスポート」機能が使えずPDF変換まで進むことができません。
サインインしているか確認するには、ExcelアプリTOPの左上のマークを見てみましょう。次のようなマークの場合はサインインしていない状態です。
この場合、マークをタップして既にお持ちのアカウントでサインインするか、新規アカウントを作成していただくことになります。ちなみに新規アカウントの作成は無料です。
メールアドレス・パスワード・名前など、最低限の情報だけですぐにアカウントを作成することができます。登録したパスワードは忘れないようにしっかり管理しましょう。
そして3つ目の対処法は、念の為ですが「保存先まできちんと指定する」です。上記でご紹介した手順のなかに「ファイル名」「保存先」を指定するところがあります。これは画面上では「ストレージ」と表示されます。ストレージ、つまり保存先を指定してあげないと「エクスポート」に進むことができません。
保存先の候補は上図のように表示されますので、OneDriveなのかファイルアプリなのか、好きなところをタップして選択することで、エクスポートに進めるようになります。
続いて、Androidの場合のPDFへの変換手順を解説します。
(1)PDFにしたいエクセルファイルを開き、右側の「…」を選択。
(2)メニュー画面の「印刷」を選択。
(3)印刷の向きや用紙サイズを設定し、「印刷」をタップします。
(4)プリンター選択画面の上部にある「▼」を選択。
(5)「PDF形式で保存」を選び、アイコンをタップします。
(6)保存先を選択し、ファイル名を設定すれば完了です!
自宅にプリンターがないという人は、コンビニ印刷がおすすめ。セブン-イレブンのネットプリントサービスではアプリやWeb上でデータをアップロードすれば、全国のセブン-イレブンの店舗内にあるプリンターで印刷することが可能です。これで、たとえ出張先でもPDFをプリントして用意することができますね!
スマホを使ってExcelデータをPDFに変換する方法について解説してきました。iPhoneの場合は「エクスポート」、Androidの場合は「印刷」から進んでいく流れとなります。手順を押さえておけば、出先でも作業できるようになって便利ですね。
ただし、作業中のトラブルを防ぐためにも、外出先でスマホを使ったExcel作業をする際はWi-Fiのある環境をおすすめします。スマホを上手に使って仕事の時短をめざしましょう!
文:マイナビ学生の窓口編集部
2024/08/07
600年の時を超えて伝わる “人生と仕事に役立つ” 室町時代の能楽師「世阿弥」の知恵とは?#Z世代pickフレッシャーズ
2024/07/25
2024/07/18
2024/07/11
2024/06/17
かわいい×機能性がつまったSamantha Thavasa Petit Choiceのフレッシャーズ小物を紹介! 働く女性のリアルボイスを集めて開発された裏側をレポート
あなたの“なりたい”社会人像は? お仕事バッグ選びから始める新生活
【診断】セルフプロデュース力を鍛える! “ジブン観”診断
社会人デビューもこれで完璧! 印象アップのセルフプロデュース術
実はがんばりすぎ?新社会人『お疲れ度』診断
ウワサの真実がここにある!? クレジットカードの都市伝説
視点を変えれば、世の中は変わる。「Rethink PROJECT」がつたえたいこと。
いつでもわたしは前を向く。「女の子の日」を前向きに♪社会人エリ・大学生リカの物語
忙しい新社会人にぴったり! 「朝リフレア」をはじめよう。しっかりニオイケアして24時間快適。