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ビジネスメールでのインラインの正しい使い方と例文を紹介

2021/07/09

電話・メール


ビジネスメールで「インラインで失礼します」という文を見たことがありますよね。

ビジネスメールでのインラインと引用の使い方は、社会人なら必ず押さえておきたいマナーです。

ここではビジネスメールでのインラインの使い方について解説していきます。

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ビジネスメールの基本の書き方&マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】

ビジネスメールで使う「インラインで失礼します」の意味とは

ビジネスメールの「インライン」は、

ーーー

>先日の会議での発言録を作成したいのですが、原稿などはお持ちではないでしょうか。

こちらの件ですが、Wordファイルを添付いたします。ご確認くださいませ。

ーーー

のように、相手からもらったメールの文章を引用してメール本文を作成する形式のことです。

インラインはIT分野の言葉では「埋め込む、埋め込まれた」という意味なので、「相手のメール文を埋め込んで作ったメール本文」ということになりますね。

「インラインで失礼します」の意味するところは、「本来なら、全ての本文をこちらで書かなければならないのにそれを省略して申し訳ありません」になります。

インラインの返信は、部分引用や一部引用といわれることもあるので覚えておきましょう。

インラインはシンプルでわかりやすいメリットがある

インラインはシンプルでわかりやすいメールの書き方でもあります。

インラインを使うメリットには、

  • ・的確に相手の質問に回答できる
  • ・わかりやすく漏れもない
  • ・後日確認時に内容を振り返りやすい
  • ・共有時にも状況を把握しやすい

があります。

失礼にあたらないように配慮されたインラインは、ビジネスをスムーズにしてくれるのです。

相手のメールに質問がある場合はインラインでの返信が好ましい

インラインで文面を引用して返信する方がよい場合は、相手のメールの内容に質問がある場合です。

相手のメールの中に質問がある場合は、その質問を引用することで相手にわかりやすくピンポイントに回答できます。そのため、効率的に要件が伝えられるでしょう。

インラインの正しいやり方:例文つき

インラインを使った例を見てみましょう。上司に対して、以下のようなメールを送ったとします。

ーーー

先日の面談ではご指導ありがとうございました。

次の面談ですが、都合が良い日時を教えていただければ幸いです。
ーーー

それに対する上司の返信は、

ーーー

こちらこそ○○君の力になれてよかったです。

>次の面談ですが、都合が良い日時を教えていただければ幸いです。

こちらは5月10日の午後1時が一番都合がいいです。

〇〇君の都合はどうでしょうか。

ーーー

G-mailやサンダーバードでのインラインのやり方を画像付きで解説

インラインの基本の文章がわかったところで、G-mailやサンダーバード、Outlookといったメーラーでのインラインのやり方を紹介します。

基本の手順は、

  1. 1.メーラーを開き、返信するメールの一部分をコピー
  2. 2.返信するメールへの返信メールを作る(メーラーの返信ボタンを押す)
  3. 3.挨拶などを書く
  4. 4.「>」をつけた後に「1」でコピーした本文をペースト
  5. 5.「4」の下に回答を書く
  6. 6.その他のメール本文を書く
  7. 7.誤字脱字、添付漏れがないかチェック
  8. 8.送信

になります。

G-mailでの手順を画像で紹介しますね。

メーラーを開き返信するメールの一部分をコピー

コピーするときは、ショートカットキーを利用すると便利です。

  • Windowsの場合:「Ctrl」キーを押しながら「C」
  • Macの場合:「Command」キーを押しながら「C」

がコピーのショートカットです。

返信するメールへの返信メールを作る(メーラーの返信ボタンを押す)

返信するメールの返信メールは、「⇦」ボタンか「返信」ボタンを押すと自動で作成されます。

G-mailの場合は、返信するメールの下に画面が出るので、インラインのコピー&ペーストがしやすいです。

「>」をつけた後に「1」でコピーした本文をペーストし回答を書く

挨拶の後に本文を書き、インラインを使って質問の回答を行います。

メールが完成したら一度見直して「送信」しましょう。

インラインが失礼・マナー違反とされるケースもある

インラインが失礼でマナー違反になるケースがあります。

それは、

  • ・引用する相手のメールが長文の場合
  • ・インラインの返信の返信が続いている場合
  • ・冒頭に「インラインで失礼します」と書かずにインラインしてしまった場合

です。

引用する相手のメールが長文の場合

相手のメールの質問文が長文のときは、長い文章を引用することになります。わかりやすさがメリットのインラインが、わかりにくいメールになる可能性があるのです。

どうしても使用したい場合は、この件のこの部分の質問に対する回答であることがわかるようにしましょう。

インラインの返信の返信が続いている場合

インラインを使用する人同士のメールで、インラインに対してインラインで返信するというメールが連続することがあります。

このようなときは、メールの文面が複雑になってしまうので一旦インラインをやめましょう。

「インラインが続いているので、一旦整理しましょう」と、これまでのメールの内容の整理を提案すれば、相手も快く同意してくれるはずです。

冒頭に「インラインで失礼します」と書かなかった場合

「インライン自体が失礼だ」と考えている人もいます。

インラインで返信する場合は、冒頭で必ず「インラインで失礼します」と書きましょう。

たとえば、

ーーー

お世話になっております。

株式会社〜〜の〇〇でございます。

先日頂戴した「営業資料に関するご質問」のメールの件です。

以下、インラインにて失礼いたします。

ーーー

のように伝えれば、失礼にあたりません。

インラインはビジネスメールで気を配るべきマナーの1つ

ビジネスメールで重要なポイントは「相手にとって読みやすいかどうか」です。

インライン形式は相手にわかりやすく、ピンポイントで伝えることができる相手に配慮したメールですが、不必要な箇所まで引用してしまうと読みづらくなってしまいます。

また、必要な箇所に固執してしまい、挨拶なども忘れて相手への配慮を欠いたメールになってしまうのも問題です。

大切なことは、こちらの伝えたいことを失礼なく、いかにわかりやすく伝えられるかということです。相手の立場や人柄も考慮して、書き方を工夫する必要があります。その1つの手段に、インラインがあると考えましょう。

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