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これでばっちり! ビジネスメールの基本の書き方まとめ【例文つき】

2017/06/22

仕事全般

これでばっちり! ビジネスメールの基本の書き方まとめ【例文つき】

メールは社会人にとって最も重要な連絡手段の1つ。社会人になるにあたってビジネスメールのスキルは必須のものと言えます。一方で、ビジネスメールは書きなれていないと作成に意外に時間がかかってしまったり、気づかないうちに失礼な表現を使ってしまったりすることも。そこで今回は、社会人が最低限覚えておきたいビジネスメールの基本の書き方をご紹介します。本記事を参考に、スムーズにビジネスメールを作成できるようになりましょう!

目次

1. ビジネスメールの基本の形を押さえよう
2. ビジネスメールの基本の書き方
 …件名の書き方
 …宛名の書き方
 …署名の書き方
3. シチュエーション別 ビジネスメール例文集
 …お礼編
 …依頼編
 …お詫び編
 …催促編
4.ビジネスメール作成時の注意点

ビジネスメールの基本の形を押さえよう


まずは、ビジネスメールの基本の形を覚えましょう。ビジネスメールの本文には、メールの用件とは別にあいさつ、名乗り、結びの文章が必要になります。
あいさつと名乗りは、本題に入る前に必ず必要です。多くの場合、次の形がよく使われます。

<あいさつ文の例>
お世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。

基本はこの形でかまいませんが、初めてメールするときや久しぶりにメールをするときなどは、あいさつ文を工夫することもビジネスメールでは重要です。例えば、久しぶりに連絡をする場合は「ご無沙汰しております」から始めるなど、そのときに合ったあいさつ文を書きましょう。また、時候のあいさつまで使いこなせるとワンランク上の印象を与えることができます。

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本題の後の結びの文も、ビジネスメールでは必須です。

<結びの文の例>
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

以上のフレーズが頻繁に使われますが、違う言い回しをいくつか知っておくと便利です。

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ビジネスメールの基本マナー


ビジネスメールの基本の形を知った後は、基本的なマナーを押さえましょう。

・件名の書き方

ビジネスメールを相手にちゃんと読んでもらうために非常に大切なのが件名です。件名は、一目で用件がわかるように書きましょう。「お世話になっております」「先日はありがとうございました」という件名にしてしまうと、迷惑メールと勘違いされたり、重要度が高くないメールだと思われたりする恐れもあります。件名は、用件が一目でわかるように工夫し、できればだれが書いたメールなのかも一緒にわかるようにしておくといいでしょう。

<件名の例>
・【△△社】○○参考資料のご送付
・○月○日のお打ち合わせのお礼

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・宛名の書き方

宛名は、会社(団体)名 、部署名、役職名、名前、敬称を書くのが基本です。また、宛名の書き間違えは失礼にあたるため、送る前に十分確認しましょう。

<宛名の例>
○○株式会社 △△部 部長
田中 太郎 様

この基本の形のほかにも、○○各位、○○御中など他の表現を押さえておくといざというときに役立ちます。

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・署名の書き方

署名は、基本的なメールマナーであると同時に、メールアドレス以外の連絡先を明示する役割としても重要です。署名には、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所を記載しておきましょう。基本的な情報を押さえていればデザインは自由なので、自分の好きなようにカスタマイズしてみてもいいと思います。

<署名の例1>
----------------------------------------
株式会社○○
△△部 ××課
田中 太郎
Mail:12345@tanaka.jp
Tell:0-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番
----------------------------------------

<署名の例2>
┏ ──────────────── ┓
 田中太郎
 12345@tanaka.jp
 株式会社○○○○部○○課
 〒100-0000 東京都○○区××町△番
 tel 000-0000-0000
 fax 000-0000-0000
┗ ──────────────── ┛

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シチュエーション別 ビジネスメール例文集


ビジネスでは、お礼や催促などさまざまなシーンでメールを使用します。TPOに合った書き方に注意しないと、失礼な表現をしてしまい先方の心証を悪くする恐れも。ここでは、適切なメールを送れるよう、シチュエーションごとに例文をご紹介します。

・お礼のビジネスメール

お礼のビジネスメールでは、まず相手が忙しいなか対応してくれたことに感謝しましょう。その上で、今後の仕事の意気込みや決意などを書き添えると好印象です。

<お礼のビジネスメールの例>
○○会社営業部 部長
××様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の田中です。

このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。
貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。
今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、
製品精度を高めていく所存です。

また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

・依頼のビジネスメール

依頼のビジネスメールを書く際にも、お忙しいなかわざわざ対応してもらうことに対する敬意を示すことが大切です。また、依頼の具体的な内容を簡潔に、わかりやすく書くことも重要と言えます。行き違いが起こらないように、メールを書き終えたら第3者の目線で読み返してみましょう。

<依頼のビジネスメールの例>
お世話になっております。

株式会社○○の田中太郎と申します。
このたび、御社のホームページを拝見し、
掲載されている「○○○」につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しいなか大変恐縮ですが、
関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。

お忙しいなか大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願いいたします。

・お詫びのビジネスメール

できれば送りたくないビジネスメールですが、何かミスがあった際には迅速に対応することが大切です。犯したミスに対する謝罪とあわせて、今後同じようなミスをしない心構えを見せると誠実な印象を与えることができます。

<お礼のビジネスメールの例>
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。

△月△日付けでご送付いたしました○○のファイルに関しまして
一部表記に誤りがございました。
大変申し訳ございません。
つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。
ご査収くださいますようお願い申し上げます。

今後はこのようなミスが無いよう、 細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。
どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

・催促のビジネスメール

ビジネスを円滑に進めるためには、ときに先方に催促するメールを送る場面も出てきます。焦っているからといって責めるような口調で書いてしまっては、相手との関係を損ないかねません。そのため、「その後作業の進捗はいかがでしょうか」「○○はご確認いただけましたでしょうか」など相手を思いやるやんわりとした表現を使いましょう。

<お礼のビジネスメールの例>
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。

○月○日にメールでお願いしておりました△△についてですが、
その後の進捗はいかがでしょうか。
当資料が必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、
本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。

お忙しいなか恐縮ですが、 どうぞよろしくお願いいたします。

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ビジネスメールの注意点


基本的なメールが書けるようになっても、実際に働いているとさまざまなシチュエーションに遭遇するもの。そんなときに役立つ注意点や作成のコツをご紹介します!

・メール以外の連絡手段も検討する

場合によっては、メールよりも電話や直接会いに行くといった手段が適切なケースもあります。例えば、当日中に確認したいことがあるなど急を要する用件は、メールよりも電話で連絡を取るのが適切です。また、重大なミスで相手に迷惑や損失を与えた場合は、メールや電話ではなく、直接相手の会社に謝罪に出向くこともあります。ビジネスメールは便利ですが、このようにときと場合に応じて他の連絡手段を検討することも重要なのです。

・添付ファイルのサイズに気をつける

5GBまで、10GBまでなど送受信できるメールのデータサイズを制限している会社も少なくありません。データが大きいファイルは、zipファイルに圧縮する、ファイル転送サービスを活用するなどして送るようにしましょう。

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いかがでしたでしょうか。社会人になって間もない方にとっては特に、ビジネスメールの作成は難しく感じるかもしれません。しかし、ビジネスメールの基本の書き方を押さえることができれば、徐々にTPOに応じた適切なメールを書けるようになるはずです。
今回ご紹介した方法を参考に、ビジネスメールの書き方をマスターしていきましょう!

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