ビジネスシーンでは、多くのやり取りをメールで交わします。ビジネスメールは不慣れであまり自信がないという新社会人の方、意外と多いのでは?SNSなどの感覚でビジネスメールを捉えていると、知らぬ間に相手に不快感を与え、会社の信用を落としてしまうことにもなりかねません。ここでは、ビジネスメールの基本的な書き方と例文を紹介しますので、しっかりマスターしましょう!
ビジネスメールは社会人にとって最も重要な連絡手段の1つ。社会人になるにあたってビジネスメールのスキルは必須のものです。
ビジネスメールは書きなれていないと作成に意外に時間がかかってしまったり、気づかないうちにマナーを欠いた失礼な表現を使ってしまったりすることもあります。
この記事では、社会人が最低限覚えておきたいビジネスメールの基本の書き方とマナーを紹介します。
ビジネスメールの基本の形は「あいさつ・名乗り・本文・結び」です。
ビジネスメールの本文には、メールの用件とは別に
が必要なのです。
あいさつと名乗りは、本題に入る前に必要です。多くの場合、次の形がよく使われます。
お世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
基本はこの形でかまいませんが、初めてメールするときや久しぶりにメールをするときなどは、あいさつ文を工夫しましょう。
たとえば、
から始めるなど、そのときに合ったあいさつ文を書きましょう。
時候のあいさつまで使いこなせるとワンランク上の印象を与えることができますよ。
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本題の後の結びの文も、ビジネスメールでは必須です。
結びの文にはこのようなものがよく使われます。
この3つを覚えておけば、間違いありませんが、さまざまな表現が使えると便利です。
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ビジネスメールを打つとき、上司から「私のこともCCで入れておいてくれ」と言われることがあります。
メールの宛先には、「To」「CC」「BCC」の3種類があるのですが使い分けは知っていますか?
この3つの基本的な使い分けはこうです。
たとえば、仕事の打ち合わせの議事録を送付する際に
のように使います。
ビジネスメールの件名と宛名は、きちんとマナーを守っていないと「迷惑メール」と勘違いされてしまい、開いてもらえない可能性があります。
ビジネスメールの件名・宛名の書き方の基本的なマナーを押さえましょう。
ビジネスメールを相手にちゃんと読んでもらうために大切なのが件名です。
件名は、一目で用件がわかるように書きましょう。
できればだれが書いたメールなのかも一緒にわかるようにしておくといいでしょう。
「お世話になっております」「先日はありがとうございました」という件名にしてしまうと、迷惑メールと勘違いされたり、重要度が高くないメールだと思われたりする恐れもあります。
宛名は、会社(団体)名 、部署名、役職名、名前、敬称を書くのが基本です。宛名の書き間違えは失礼にあたるため、送る前に十分確認しましょう。
○○株式会社 △△部 部長
田中 太郎 様
この基本の形のほかにも、○○各位、○○御中など他の表現を押さえておくといざというときに役立ちます。
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・ え? 嘘でしょ!? 上司が間違っていたビジネスマナー「関係者各位様」「社長にご苦労様」
署名は、基本的なメールマナーであると同時に、メールアドレス以外の連絡先を明示する役割としても重要です。
署名には、
を記載しましょう。
基本的な情報を押さえていればデザインは自由なので、自分の好きなようにカスタマイズしてみてもいいと思います。
----------------------------------------
株式会社○○
△△部 ××課
田中 太郎
Mail:12345@tanaka.jp
Tell:0-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番
----------------------------------------
┏ ──────────────── ┓
田中太郎
12345@tanaka.jp
株式会社○○○○部○○課
〒100-0000 東京都○○区××町△番
tel 000-0000-0000
fax 000-0000-0000
┗ ──────────────── ┛
ビジネスでは、お礼や催促などさまざまなシーンでメールを使用します。
TPOに合った書き方に注意しないと、失礼な表現をしてしまい先方の心証を悪くする恐れも。
ここでは、適切なメールを送れるよう、シチュエーションごとに例文をご紹介します。
お礼のビジネスメールでは、まず相手が忙しいなか対応してくれたことに感謝しましょう。
その上で、今後の仕事の意気込みや決意などを書き添えると好印象です。
○○会社営業部 部長
××様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の田中です。
このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。
貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。
今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、
製品精度を高めていく所存です。
また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
依頼のビジネスメールを書く際にも、お忙しいなかわざわざ対応してもらうことに対する敬意を示すことが大切です。
依頼の具体的な内容を簡潔にわかりやすく書き、行き違いが起こらないように、メールを書き終えたら第3者の目線で読み返してみましょう。
お世話になっております。
株式会社○○の田中太郎と申します。
このたび、御社のホームページを拝見し、
掲載されている「○○○」につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しいなか大変恐縮ですが、
関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。
お忙しいなか大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願いいたします。
何かミスがあった際には迅速に対応することが大切です。
犯したミスに対する謝罪とあわせて、今後同じようなミスをしない心構えを見せると誠実な印象を与えることができます。
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。
△月△日付けでご送付いたしました○○のファイルに関しまして
一部表記に誤りがございました。
大変申し訳ございません。
つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。
ご査収くださいますようお願い申し上げます。
今後はこのようなミスが無いよう、 細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。
どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
ビジネスを円滑に進めるためには、ときに先方に催促するメールを送る場面も出てきます。
焦っているからといって責めるような口調で書いてしまっては、相手との関係を損ないかねません。
「その後作業の進捗はいかがでしょうか」「○○はご確認いただけましたでしょうか」など相手を思いやるやんわりとした表現を使いましょう。
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。
○月○日にメールでお願いしておりました△△についてですが、
その後の進捗はいかがでしょうか。
当資料が必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、
本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。
お忙しいなか恐縮ですが、 どうぞよろしくお願いいたします。
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・ 【例文つき】新社会人が押えておくべき質問メール作成のコツ
基本的なメールが書けるようになっても、実際に働いているとさまざまなシチュエーションに遭遇するもの。
そんなときに役立つ注意点や作成のコツを紹介します。
メールよりも電話や直接会いに行くといった手段が適切なケースもあります。
たとえば、当日中に確認したいことがあるなど急を要する用件は、メールよりも電話で連絡を取るのが適切です。
また、重大なミスで相手に迷惑や損失を与えた場合は、メールや電話ではなく、直接相手の会社に謝罪に出向くこともあります。ビジネスメールは便利ですが、このようにときと場合に応じて他の連絡手段を検討することも重要なのです。
5MBまで、10MBまでなど送受信できるメールのデータサイズを制限している会社も少なくありません。
データが大きいファイルは、zipファイルに圧縮する、ファイル転送サービスを活用するなどして送るようにしましょう。
メールを受け取ったらすぐに返信しましょう。
すぐには返答できないような質問であったとしても「すぐにはお答えできませんので、後日こちらから連絡させていただきます」のように返信しておくと相手も安心します。
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・無理なお願いをするときのビジネスメールの書き方【例文付き】
・訪問のお礼メールの書き方 営業に必須のメールテクニックとは【例文つき】
・食事や訪問の後のお礼メールの書き方とは? 感謝の気持ちを伝えよう【シーン別例文つき】
社会人になって間もない方にとっては特に、ビジネスメールの作成は難しく感じるかもしれません。
しかし、ビジネスメールの基本の書き方を押さえることができれば、徐々にTPOに応じた適切なメールを書けるようになります。
今回ご紹介した方法を参考に、ビジネスメールの書き方とマナーをマスターしていきましょう!
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