ビジネスメールの基本マナー!書き出しからシチュエーション別例文まで

2021/06/23

電話・メール

ビジネスシーンでは、多くのやり取りをメールで交わします。ビジネスメールは不慣れであまり自信がないという新社会人の方、意外と多いのでは?SNSなどの感覚でビジネスメールを捉えていると、知らぬ間に相手に不快感を与え、会社の信用を落としてしまうことにもなりかねません。ここでは、ビジネスメールの基本的な書き方と例文を紹介しますので、しっかりマスターしましょう!


ビジネスメールは社会人にとって最も重要な連絡手段の1つ。社会人になるにあたってビジネスメールのスキルは必須のものです。

ビジネスメールは書きなれていないと作成に意外に時間がかかってしまったり、気づかないうちにマナーを欠いた失礼な表現を使ってしまったりすることもあります。

この記事では、社会人が最低限覚えておきたいビジネスメールの基本の書き方とマナーを紹介します。

ビジネスメールの基本の形は「あいさつ・名乗り・本文・結び」

ビジネスメールの基本の形は「あいさつ・名乗り・本文・結び」です。

ビジネスメールの本文には、メールの用件とは別に

  • ・あいさつ
  • ・名乗り
  • ・結びの文章

が必要なのです。

ビジネスメールのあいさつと名乗りの例文

あいさつと名乗りは、本題に入る前に必要です。多くの場合、次の形がよく使われます。

お世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。

基本はこの形でかまいませんが、初めてメールするときや久しぶりにメールをするときなどは、あいさつ文を工夫しましょう。

たとえば、

  • ・初めてのメールには「初めまして」
  • ・久しぶりに連絡をする場合は「ご無沙汰しております」

から始めるなど、そのときに合ったあいさつ文を書きましょう。

時候のあいさつまで使いこなせるとワンランク上の印象を与えることができますよ。

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ビジネスメールの結びの例文

本題の後の結びの文も、ビジネスメールでは必須です。

結びの文にはこのようなものがよく使われます。

  • ・今後ともどうぞよろしくお願いいたします
  • ・引き続きどうぞよろしくお願いいたします
  • ・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします

この3つを覚えておけば、間違いありませんが、さまざまな表現が使えると便利です。

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ビジネスメールの結び・締めのフレーズまとめ【例文つき】

ビジネスメールの宛先の基本「To」「CC」「BCC」の使い方

ビジネスメールを打つとき、上司から「私のこともCCで入れておいてくれ」と言われることがあります。

メールの宛先には、「To」「CC」「BCC」の3種類があるのですが使い分けは知っていますか?

この3つの基本的な使い分けはこうです。

  • ・To:メインでメールを送付する人の宛先
  • ・CC:メールの内容を共有しておいた方がいい人の宛先
  • ・BCC:共有したことを発信者以外は知らせずに共有したい人の宛先

たとえば、仕事の打ち合わせの議事録を送付する際に

  • ・To:会議に参加したメンバー
  • ・CC:自分の直属の上司
  • ・BCC:議事録作成を内緒で手伝ってくれた同僚

のように使います。

ビジネスメールの件名・宛名の書き方と基本マナー

ビジネスメールの件名と宛名は、きちんとマナーを守っていないと「迷惑メール」と勘違いされてしまい、開いてもらえない可能性があります。

ビジネスメールの件名・宛名の書き方の基本的なマナーを押さえましょう。

ビジネスメールの件名の書き方

ビジネスメールを相手にちゃんと読んでもらうために大切なのが件名です。

件名は、一目で用件がわかるように書きましょう。

できればだれが書いたメールなのかも一緒にわかるようにしておくといいでしょう。

件名の例

  • ・【△△社】○○参考資料のご送付
  • ・○月○日のお打ち合わせの件

「お世話になっております」「先日はありがとうございました」という件名にしてしまうと、迷惑メールと勘違いされたり、重要度が高くないメールだと思われたりする恐れもあります。

ビジネスメールの宛名の書き方

宛名は、会社(団体)名 、部署名、役職名、名前、敬称を書くのが基本です。宛名の書き間違えは失礼にあたるため、送る前に十分確認しましょう。

宛名の例

○○株式会社 △△部 部長
田中 太郎 様

この基本の形のほかにも、○○各位、○○御中など他の表現を押さえておくといざというときに役立ちます。

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・ え? 嘘でしょ!? 上司が間違っていたビジネスマナー「関係者各位様」「社長にご苦労様」

ビジネスメールは署名も必要!署名の作り方・書き方

署名は、基本的なメールマナーであると同時に、メールアドレス以外の連絡先を明示する役割としても重要です。

署名には、

  • ・名前
  • ・メールアドレス
  • ・電話番号
  • ・会社の住所

を記載しましょう。

基本的な情報を押さえていればデザインは自由なので、自分の好きなようにカスタマイズしてみてもいいと思います。

署名の例1

----------------------------------------
株式会社○○
△△部 ××課
田中 太郎
Mail:12345@tanaka.jp
Tell:0-0000-0000
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番
----------------------------------------

署名の例2

┏ ──────────────── ┓
田中太郎
12345@tanaka.jp
株式会社○○○○部○○課
〒100-0000 東京都○○区××町△番
tel 000-0000-0000
fax 000-0000-0000
┗ ──────────────── ┛

ビジネスメールの例文をシチュエーション別に紹介

ビジネスでは、お礼や催促などさまざまなシーンでメールを使用します。

TPOに合った書き方に注意しないと、失礼な表現をしてしまい先方の心証を悪くする恐れも。

ここでは、適切なメールを送れるよう、シチュエーションごとに例文をご紹介します。

  • ・お礼のビジネスメール
  • ・依頼のビジネスメール
  • ・お詫びのビジネスメール
  • ・催促のビジネスメール

お礼のビジネスメールは最初に感謝を

お礼のビジネスメールでは、まず相手が忙しいなか対応してくれたことに感謝しましょう。

その上で、今後の仕事の意気込みや決意などを書き添えると好印象です。

お礼のビジネスメールの例文

○○会社営業部 部長
××様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の田中です。

このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。
貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。
今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、
製品精度を高めていく所存です。

また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

依頼のビジネスメールは依頼内容を簡潔に書く

依頼のビジネスメールを書く際にも、お忙しいなかわざわざ対応してもらうことに対する敬意を示すことが大切です。

依頼の具体的な内容を簡潔にわかりやすく書き、行き違いが起こらないように、メールを書き終えたら第3者の目線で読み返してみましょう。

依頼のビジネスメールの例文

お世話になっております。

株式会社○○の田中太郎と申します。
このたび、御社のホームページを拝見し、
掲載されている「○○○」につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しいなか大変恐縮ですが、
関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。

お忙しいなか大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願いいたします。

お詫びのビジネスメールは迅速に丁寧にが基本

何かミスがあった際には迅速に対応することが大切です。

犯したミスに対する謝罪とあわせて、今後同じようなミスをしない心構えを見せると誠実な印象を与えることができます。

お詫びのビジネスメールの例文

いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。

△月△日付けでご送付いたしました○○のファイルに関しまして
一部表記に誤りがございました。
大変申し訳ございません。
つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。
ご査収くださいますようお願い申し上げます。

今後はこのようなミスが無いよう、 細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。
どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

催促のビジネスメールは責める口調にならないように注意

ビジネスを円滑に進めるためには、ときに先方に催促するメールを送る場面も出てきます。

焦っているからといって責めるような口調で書いてしまっては、相手との関係を損ないかねません。

「その後作業の進捗はいかがでしょうか」「○○はご確認いただけましたでしょうか」など相手を思いやるやんわりとした表現を使いましょう。

催促のビジネスメールの例文

いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。

○月○日にメールでお願いしておりました△△についてですが、
その後の進捗はいかがでしょうか。
当資料が必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、
本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。

お忙しいなか恐縮ですが、 どうぞよろしくお願いいたします。

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ビジネスメール作成時の基本マナーと注意点

基本的なメールが書けるようになっても、実際に働いているとさまざまなシチュエーションに遭遇するもの。

そんなときに役立つ注意点や作成のコツを紹介します。

  • ・緊急の連絡はメールを使わない
  • ・添付ファイルはファイルの大きさに注意する
  • ・メールを受け取ったら1営業日以内に返信する

緊急の連絡はメールを使わない

メールよりも電話や直接会いに行くといった手段が適切なケースもあります。

たとえば、当日中に確認したいことがあるなど急を要する用件は、メールよりも電話で連絡を取るのが適切です。

また、重大なミスで相手に迷惑や損失を与えた場合は、メールや電話ではなく、直接相手の会社に謝罪に出向くこともあります。ビジネスメールは便利ですが、このようにときと場合に応じて他の連絡手段を検討することも重要なのです。

添付ファイルはファイルの大きさに注意する

5MBまで、10MBまでなど送受信できるメールのデータサイズを制限している会社も少なくありません。

データが大きいファイルは、zipファイルに圧縮する、ファイル転送サービスを活用するなどして送るようにしましょう。

メールを受け取ったら1営業日以内に返信する

メールを受け取ったらすぐに返信しましょう。

すぐには返答できないような質問であったとしても「すぐにはお答えできませんので、後日こちらから連絡させていただきます」のように返信しておくと相手も安心します。

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ビジネスメールは社会人の基本!使いこなしてできる社会人になろう

社会人になって間もない方にとっては特に、ビジネスメールの作成は難しく感じるかもしれません。

しかし、ビジネスメールの基本の書き方を押さえることができれば、徐々にTPOに応じた適切なメールを書けるようになります。

今回ご紹介した方法を参考に、ビジネスメールの書き方とマナーをマスターしていきましょう!

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