訪問のお礼メールの書き方 営業に必須のメールテクニックとは【例文つき】

営業職のみなさんは日々多くの営業先を訪問することでしょう。取引先にアポを入れ、会社を訪問しミーティングを行う……新規取引先を開拓するための営業となると、アポを入れて、先方に時間を取ってもらうだけでも大変だったりしますね。訪問後は、時間をもらえたことに感謝して「訪問のお礼メール」を送っておくのが得策です。今回は「訪問のお礼メールの書き方」について、訪問先での取引先とのやりとりを踏まえたケース別にご紹介します。

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■訪問のお礼メールを送って次回の訪問に備えよう！

「訪問のお礼メール」は、貴重な時間を割いてくれた訪問先に対して感謝の意を示すために送ります。打ち合わせ、商談で訪問する相手先が長いお付き合いのある取引先であれば、またその訪問で特に懸案事項が出なければ、そのようなお礼のメールを送るのは無用かもしれません。しかし、初めての訪問であったり、まだ付き合いの浅い会社を訪問した、という場合には訪問のお礼メールを出しておくのがいいでしょう。

感謝の意を伝えることで、相手の気持ちを和らげ、こちらの好感度を上げることができます。また、たとえ訪問でつまずきがあったとしてもメールでリカバリーをすることが可能です。他にも、訪問先で課題をもらったといった場合には、メールでどのように対応するか相手に伝えることができますね。この対応が次回の訪問につながるのです。

訪問のお礼メールは感謝の意を伝えるために送りますが、次回の訪問に備えるためのもの、また次回の訪問の機会をつくるためのものと考えましょう。

訪問のお礼メールを送る際に注意すべきなのは以下のような点です。

●訪問後スグに送る！
●謝意を丁寧に伝え、簡潔にまとめる
●訪問でもらった課題へ対応する
●次回の訪問のための布石を打つ

訪問のお礼メールはまず「タイミング」が大事です。訪問後スグに送るのが基本。社に戻り、終業まで時間があったら送るように心掛けましょう。遅れても翌営業日の朝には相手に届いていないと効果は薄れます。

本文は簡潔にまとめますが、最初に感謝の意を伝える文言を持ってきます。また、メールの中身が訪問のお礼であるとスグに分かるように、subject(件名)は「本日のMTGの御礼」といったものにしましょう。

訪問で課題をもらった場合には、その対応も入れます。スグに回答できないものである場合は「いただいた事項につきましては、1週間以内にお返事を差し上げるようにいたします」といった文言を入れておきます。このような対応の第一報をメールに入れることで、「迅速な対応をしているな」と相手に思ってもらえます。

また、次回の訪問への布石を打っておくことも大事です。訪問で自分が持っていった提案がうまく相手にハマらなくても、次回につなげるために「本日のミーティングでは御社のニーズが奈辺にあるかをお伺いできましたので、もし次の機会を賜れたらより御社のニーズに即したご提案を差し上げることができると存じます」といった文言を入れる、などです。訪問でうまくいかなかった場合には特にこれが重要になります。

では、訪問のお礼メールのサンプルを見てみましょう。