【例文つき】新社会人が押えておくべき質問メール作成のコツ

2016/07/21

電話・メール

ビジネスの場面では質問するときやちょっとした連絡をするときなどにメールをよく使います。質問メールやお伺いメールはよくビジネスメールとして用いられますが、言葉の使い方やメールの書き方には普段のメールとは異なる注意点やコツがいくつかあります。メールで質問する方法を改めて確認しましょう!

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これでばっちり! ビジネスメールの基本の書き方まとめ【例文つき】

■質問メールの使い方

わからないことがあったときに気軽に質問できるのがメールの利点です。また、質問された側も自分の空き時間に返信することができるため、電話のように決まった時間に拘束されなくて済むというメリットがあります。そのため、質問メールを書く際には、相手が短い時間でも返信できるよう配慮しておかなければなりません。

質問メールではまず何について問い合わせているのかを具体的に件名に記載し、その詳細について本文に書くのが基本です。件名で内容がわからないと、不親切な上、迷惑メールだと思われて読んでもらえない可能性すらあります。多くの人は件名を見た時点でその重要度を判断し、重要と考えれば速やかに返信してくれます。また、ビジネスメールではスピードと礼儀のバランスを重視することも大切。社交辞令の文は最小限にとどめて、本文では何がどの程度わかっていて、何がわからないのかを明確にして回答しやすく工夫をするのが基本マナーです。忙しいときにに答えてもらうのが一般的だからこそ、メールで質問する際は相手の状況を思いやって誤解が生じないように単刀直入に質問内容を記述するように心がけましょう。

■質問メールの具体例

それでは、基本的な質問のマナーを守っているメールの具体例を見ていきましょう。これから実施される共催イベントについての問い合わせです。


件名:○月○日のイベントの参加申し込み締め切りの変更について

○○株式会社○○様

平素より大変お世話になっております。○○会社の△△です。○月○日に開催予定のイベントについて質問があります。イベントの参加申し込み締め切りを早めに打ち切ることは可能でしょうか。イベント参加希望者が殺到しているため、予定よりも早く定員に達してしまうと予想されます。その際の対応についてご検討いただければ幸いです。
ご多用中、申し訳ありませんが何卒よろしくお願い申し上げます。


このような形で件名で質問内容を明らかにし、本文でその内容を率直に切り出しするのがいいです。そして、なぜ質問しているのか、何かどうわからないのか、状況を簡潔に伝えましょう。最初と最後に最低限の社交辞令とも言える言葉を添えるのも忘れてはいけないポイントです。ビジネスパーソンとしてこの程度の質問メールが書けると理想的と言えます。

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