無理なお願いをするときのビジネスメールの書き方【例文付き】

2021/07/07

電話・メール


社会人は、全ての仕事を自分で処理するわけではありません。多くの人に少しずつ仕事を割り振って、会社全体の大きな仕事を回しています。

場合によっては「通常よりも納期が早い」「十分な予算が回せない」「人手が不足している」といった嫌な条件の仕事も他の人に仕事をお願いしなければいけないシーンが出てくるのです。

「難しいようなら断ってくれても構わないのだけれど、できれば引き受けて欲しい……」のようなお願いを聞き入れてもらうためには、どんな注意をすればいいのでしょうか。

今回は「無理なお願いをするときのメールの書き方」を中心に、相手を不快にさせず、お願いを聞いてもらうためのコツを例文付きでご紹介します。

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「難しいようでしたら」のビジネスシーンのスマートな使い方

「難しいようでしたら〜〜」は、無理を承知でお願いしなければならないシーンでよく使う表現です。

「無理と言われるかもしれない」「もし、無理なら断って欲しい」という気持ちが表れているこのフレーズをビジネスシーンでスマートに使うためのポイントを紹介します。

「難しいようでしたら」を上司や取引先に使っても大丈夫?

「難しいようでしたら」は、上司や取引先に使っても大丈夫ですが、「難しいようでしたら」の後に続く言葉に注意しましょう。

「難しいようでしたら」の後に続く言葉には、

  • ・「難しいようでしたら、構いません」
  • ・「難しいようでしたら、大丈夫です」
  • ・「難しいようでしたら、していただかなくて結構です」
  • ・「難しいようでしたら、〜〜で差し支えありません」

がありますが、この中で上司や取引先に使えるのは「差し支えありません」です。

「構いません」は、人によっては「上から目線でものを言われた」と感じてしまう表現ですし、「大丈夫です」は、ビジネスシーンで使うにはフランクすぎます。

また、「結構です」は、消極的な肯定に使われることが多く、相手に「この問題についてあまり関心がないのかな」と思われてしまう可能性があるのです。 

「難しいようでしたら」は「お忙しいようでしたら」「調整が難しいようでしたら」と言い換える

「難しいようでしたら」を使いたくない場合は、「お忙しいようでしたら」「調整が難しいようでしたら」と言い換えましょう。

たとえば、

  • 「お忙しいようでしたら、遠慮なくお申し付けくださいませ」
  • 「調整が難しいようでしたら、断っていただいて差し支えありません」

のように言い換えることができます。

無理なお願いをするときのビジネスメールの書き方は?

無理なお願いをするとき、「難しいようでしたら」を使わないように、使ったとしても失礼に当たらないようにするにはどうしたらいいでしょうか。

仕事の依頼はメールや電話で連絡を取るのが一般的ですが、頼みにくい無理なお願いをするメールを書くには、5つのポイントを押さえておきましょう。

  • ・「その人に頼みたい」という点を強調する
  • ・相手にとってのメリットを提示する
  • ・相手の立場を思いやる文面を加える
  • ・仕事の条件をしっかり伝える
  • ・電話でも連絡を取る

無理なお願いをするときは「その人に頼みたい」という点を強調する

そもそも「無理なお願い」なのですから「誰でもいいなら他の人に頼んでほしい」と考える人が多いものです。頼まれる側の視点では「誰か手の空いた人に担当してほしい」と言われるより「あなたにお願いしたい」と言われた方が「信頼されている」と感じられます。

「信頼されている」「頼られている」と思えば「なんとかして期待に応えたい」と考えてくれる可能性もあります。

ただし、これは普段から仕事を任せている、信頼関係のある間柄だからこそ有効な方法でもあります。

初めて仕事をお願いする人に対して無理なお願いをすれば、「無理な仕事を頼んでくる相手」と認識され、確実に印象が悪くなってしまいます。

無理なお願いをするときは相手にとってのメリットを提示する

「無理なお願い」を引き受けてもらう一番確実な方法は、相手にとってのメリットを提示することです。以下のようなメリットを提示できれば、引き受けてもらえる可能性が高くなるでしょう。

報酬を上乗せする

通常より納期が短い場合に、報酬に「特急料金」を上乗せすることができれば、物理的に無理なのでなければ高い確率で引き受けてもらえるでしょう。

今後の継続した依頼がある

その仕事をすることで、定期的な依頼につながると言えば、多くの場合は引き受けてもらえる可能性が上がります。

例外的に、先の予定が埋まっているような忙しいフリーランスには別のアプローチをした方が良いかもしれません。

また、次に新しい仕事が発生したときに優先的に依頼する、という約束をするのもよくあることです。ただし、条件の厳しい仕事を続けてお願いしていると、いずれ断られてしまうことになるでしょう。

その仕事そのものが魅力的

その仕事に関わることで名誉が得られる、業界の著名人とコネクションができるなど、その仕事自体に価値があると思ってもらえれば、条件面が厳しいとしても引き受けてもらえる場合があります。

無理なお願いをするときは文面で相手の立場を思いやる

通常の依頼で送るメールに一言相手を思いやる言葉を加えると、メールの印象も変わります。以下のような文を加えてみましょう。

  • ・無理なお願いで恐縮ですが
  • ・お忙しいところ申し訳ありませんが
  • ・お手数をお掛けいたしますが
  • ・わがままを言って申し訳ないのですが
  • ・ご面倒をおかけしますが
  • ・こちらの都合で申し訳ございませんが
  • ・どうか事情をお汲み取りいただきたく
  • ・なにとぞ事情ご了察のうえ

無理なお願いをするときは仕事の条件をしっかり伝える

仕事をお願いするのですから、内容や条件はしっかり伝えましょう。

場合によっては引き受けてもらえるまで詳細を伝えられないこともありますが、可能な範囲で条件を伝え、受けられるのかどうかを検討してもらいましょう。

「無理なお願い」は時間に余裕がないことも多いので、そのような場合はいつまでに返事が欲しいのかも書いておかなければなりません。

不利な条件でも、伝えていないとトラブルが起きる原因になります。「引き受けてもらえなくなるかも」と隠すのではなく、「このような条件ですが引き受けてもらえないでしょうか」とお願いしましょう。

相手にとっても仕事の話なので、ビジネスライクに割り切って検討してくれるでしょう。

無理なお願いをするときは電話でも連絡を取る

メールを送る前(もしくは後)に電話でも連絡を取り、依頼内容の概要を伝えましょう。

内容はメールと重複しますが、詳細はメールでと伝えれば問題ありません。 逆に、電話だけでお願いしていいかというと、これはお勧めしません。

口約束だけでは細かい条件などが伝わらないこともあり、トラブルの原因になります。電話で概要を伝えた上で、詳細をメールに書いて送りましょう。

このように電話とメールで続けてお願いすることで、頼む側の熱意を伝える効果もあります。メールを送っただけで放置すると、それほど重要な用事ではないと思われてしまうこともあるので、電話でも連絡するようにしましょう。

無理なお願いをするときのメールの例文

以下は、上記の点を押さえた「無理なお願いをするときのメール」の例文です。

===============================

Subject:お仕事をお願いできないでしょうか

〇〇〇デザイン株式会社 〇〇様

いつもお世話になっております。△△△社の△△です。
突然ですが、弊社新商品のティーザーサイトを制作することになりました。
このサイトの制作を〇〇様にお願いしたいのですが、
ご都合はいかがでしょうか。

詳細は以下のようになります。

ページ構成案
△△より〇〇月〇〇日までに提出

画像データ
△△△社制作部より〇〇月〇〇日までに提出

テキストデータ
△△より〇〇月〇〇日までに提出

スケジュール
〇〇月〇〇日:構成案、素材提出
〇〇月〇〇日:サイト仮組
〇〇月〇〇日:△△△社内でのチェック、修正依頼
〇〇月〇〇日:修正のフィードバック
〇〇月〇〇日:最終確認、納品
〇〇月〇〇日:ティーザーサイト公開

なお、商品がリリースされた際には公式webサイトに移行します。
そちらの制作も〇〇様にお願いしたいと考えております。
定期的な更新を予定しており、
その都度作業にかかる経費をお支払いいたします。

料金
〇〇〇〇円(一式)

今回の件は突然決まったもので、納期も通常より短くなっております。
少しばかりですが、特急料金として上乗せさせていただきます。

条件につきましては以上です。
ご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、
社内でも〇〇様にお願いしたいという意見が多く、
無理を承知でご連絡させていただきました。

なお、日程の都合上〇〇月〇〇日までに
お返事を
いただきたく存じます。

以上、ご検討のほど何とぞよろしくお願い申し上げます。

平成〇〇年△△月△△日
△△△社
マーケティング部
△△△△

===============================

無理なお願いを聞き入れてもらったときはフォローも忘れずに

社会人としては当然のマナーですが、お願いごとを聞いてもらったら必ずお礼を伝えましょう。

タイミングとしては、承諾の返事をもらったときと、頼んだ用事が済んだときです。

無理な頼みを聞いたのにお礼がないと、相手に悪い印象を与えてしまいます。場合によっては次に頼みごとをしたときに断られてしまうかもしれません。

無理なお願いを聞いてもらえる関係を築くには日ごろの積み重ねが大切です。自分が何かを頼まれたときは気持ち良く引き受けるようにしましょう。

お互いにとってメリットがある「Win-Win」の関係でいられるよう、メールや電話をする際は相手の立場を考えて頼みごとをすると良いでしょう。

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