無理なお願いをするときのビジネスメールの書き方【例文付き】

2018/02/01

電話・メール

無理なお願いをするときのビジネスメールの書き方【例文付き】

社会人になると多くの人と関わって仕事をするようになります。人に仕事を頼むことはごく当たり前ですが、場合によっては「無理なお願い」をしなければならないこともあります。無理なお願いを聞き入れてもらうためには、どんな注意をすればいいのでしょうか。今回は「無理なお願いをするときのメールの書き方」について、相手を不快にさせず、お願いを聞いてもらうためのコツを例文付きでご紹介します。

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■無理なお願いをするときのビジネスメールの書き方は?

会社員は、全ての仕事を自分で処理するわけではありません。多くの人に少しずつ仕事を割り振って、会社全体の大きな仕事を回しています。しかし、場合によっては「通常よりも納期が早い」「十分な予算が回せない」「人手が不足している」などの悪条件で、他の人に仕事をお願いしにくくなることがあります。

昨今は、仕事の依頼はメールや電話で連絡を取るのが一般的ですが、頼みにくい無理なお願いをするメールを書くには、以下のような点を押さえておきましょう。

●無理なお願いをするときのコツ1.「その人に頼みたい」という点を強調する

頼まれる側の視点では「誰か手の空いた人に担当してほしい」と言われるより「あなたにお願いしたい」と言われた方が「信頼されている」と感じられるものです。そもそも「無理なお願い」なのですから「誰でもいいなら他の人に頼んでほしい」と考える人が多いのではないでしょうか。

しかし、「信頼されている」「頼られている」と思えば「なんとかして期待に応えたい」と考えてくれる可能性があります。

ただし、これは普段から仕事を任せている、信頼関係のある間柄だからこそ有効な方法でもあります。初めて仕事をお願いする人に対して無理なお願いをすれば、「無理な仕事を頼んでくる相手」と認識され、確実に印象が悪くなってしまいます。

●無理なお願いをするときのコツ2.相手にとってのメリットを提示する

「無理なお願い」を引き受けてもらう一番確実な方法は、相手にとってのメリットを提示することです。以下のようなメリットを提示できれば、引き受けてもらえる可能性が高くなるでしょう。

・報酬を上乗せする
通常より納期が短い場合に、報酬に「特急料金」を上乗せすることができれば、物理的に無理なのでなければ高い確率で引き受けてもらえるでしょう。

・今後の継続した依頼がある
その仕事をすることで、引き続き定期的な依頼につながると言えば、多くの場合は引き受けてもらえる可能性が上がります。例外的に、先の予定が埋まっているような忙しいフリーランスには別のアプローチをした方が良いかもしれません。

また、次に新しい仕事が発生したときに優先的に依頼する、という約束をするのもよくあることです。ただし、条件の厳しい仕事を続けてお願いしていると、いずれ断られてしまうことになるでしょう。

・その仕事そのものが魅力的
その仕事に関わることで名誉が得られる、業界の著名人とコネクションができるなど、その仕事自体に価値があると思ってもらえれば、条件面が厳しいとしても引き受けてもらえる場合があります。

●無理なお願いをするときのコツ3.相手の立場を思いやる文面を加える

通常の依頼で送るメールに一言相手を思いやる言葉を加えると、メールの印象も変わります。以下のような文を加えてみましょう。

・無理なお願いで恐縮ですが
・お忙しいところ申し訳ありませんが
・お手数をお掛けいたしますが

●無理なお願いをするときのコツ4.仕事の条件をしっかり伝える

仕事をお願いするのですから、内容や条件はしっかり伝えましょう。場合によっては引き受けてもらえるまで詳細を伝えられないこともありますが、可能な範囲で条件を伝え、受けられるのかどうかを検討してもらいましょう。

「無理なお願い」は時間に余裕がないことも多いので、そのような場合はいつまでに返事が欲しいのかも書いておかなければなりません。

不利な条件でも、伝えていないとトラブルが起きる原因になります。「引き受けてもらえなくなるかも」と隠すのではなく、「このような条件ですが引き受けてもらえないでしょうか」とお願いしましょう。相手にとっても仕事の話なので、ビジネスライクに割り切って検討してくれるでしょう。

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