社内メールの書き方と基本マナー【例文付き】

仕事をしていると、社外の人はもちろんですが、社内の関係部署、また部内でメールをやりとりすることは多いですね。実際に会わなくてもいいですし、また電話と違ってその人が手隙の時間に見てもらえるのでメールは大変便利です。ただし、たとえ社内であっても一定のマナーは守ってメールを書くことが大切です。今回は、社会人として知っておきたい社内メールの書き方・マナーについてご紹介します。

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■社内メールの書き方とは？ 基本のマナー5選

社内メールを書く際ですが、以下のような点に注意しましょう。

1.Subject(件名)は明確に書く
2.宛名では肩書・敬称を最小限に
3.本文は簡潔に書く・長文は避ける
4.本文はです・ます調で書く
5.基本敬語を使う・ただし丁寧になり過ぎない

まず「Subject(件名)」です。社外へ出すメールの場合も同じですが、件名を読んだだけで本文の内容がすぐわかるものにしましょう。例えば「4月11日のMTGの詳細」といったものにすると、そのメールが何について書かれたものかすぐわかりますね。

また、相手にすぐ見てもらいたいメールなら、「【緊急】○○社よりクレーム」のように【緊急】と頭に入れるといった工夫をすると良いでしょう。メールは大量に受信するものです。緊急のメールは、受信箱の中で目立たないといけませんからね。

多くの人が手紙のように「○○様」といった宛先からメールを書き始めるでしょうが、敬称は必要なものの社内なのでそれが過度にならないようにします。また、これは会社の文化によっても違うのですが、肩書を書かずに「山田様」、また「山田さん」といった敬称を使ってOKなこともあります。

ただし、いきなり「山田部長」を「山田さん」と書いて大丈夫かというと、相手にもよりますから、あなたの会社でどのような文面のメールがやりとりされているかをよく確認してからにしましょう。中には「なれなれしい」と怒りだす人がいるかもしれませんからね。

本文はできるだけ簡潔に書き、長文になるのを避けます。読むのに時間がかかるメールは相手の業務時間を取ってしまいますのでNGと考えましょう。「会って話した方が早そう」なんて思われるメールはあまり出す意味はないですね。その場合は「すみませんがMTGの時間をいただけませんか」というメールを出した方がいいです。

あらためて述べることではないのかもしれませんが、本文の文体は丁寧に「です・ます調」にします。社内はいわば身内のようなものですが、あくまでも仕事で出すメールですから相手に対する敬意を忘れてはいけません。

本文内でも基本敬語を使うようにします。ただし、あまりばか丁寧になるのは考えものです。社内メールではバランスを考えて敬語を使うようにしましょう。