社内メールの書き方と基本マナー【例文付きで解説】

2022/07/22

電話・メール

あなたは社内メールの書き方や基本マナーに自信はありますか?

仕事をしていると社外の人はもちろんですが、社内の関係部署や部内でメールをやりとりすることは多いですよね。

実際に会わなくてもいいですし、また電話と違ってその人が手隙の時間に見てもらえるのでメールは大変便利です。

しかし、たとえ社内であっても基本的なマナーを守ってメールを書かないと、社内コミュニケーションがスムーズに行えなくなるだけでなく、相手からも信用を失ってしまう可能性があります。

そこで今回は、社会人として知っておきたい社内メールの書き方・マナーについてご紹介します。

この記事を読んで、マナーある社内メールの書き方を把握して、社内コミュニケーションを円滑にしましょう!

社内メールの書き方を覚えよう!基本マナー5選


社内に展開するメールを書く際に気を付けたい基本マナーは以下の5点です。

  1. 1. Subject(件名)は明確に書く 
  2. 2. 宛名では肩書・敬称を最小限に 
  3. 3. 本文は簡潔に書く・長文は避ける 
  4. 4. 本文はです・ます調で書く 
  5. 5. 署名は社内の状況に応じて配慮する

上記5つを気を付けていれば、どの会社に行っても基本マナーを身につけた状態で社内メールを送れるでしょう。

それぞれについて詳しくご紹介します。

1. Subject(件名)は明確に書く

たとえ社内だとしても「Subject(件名)」はメールの用件について明確に書くよう心がけましょう。

会社員になると、メールを大量に受信することも多くなります。

その中で「4月11日のMTGの詳細」といったものにすると、そのメールが何について書かれたものかすぐわかりますよね。

特に緊急のメールは、大量に受信されたメールのある受信箱の中で目立たないといけません。

相手にすぐ見てもらいたいメールなら「【緊急】○○社よりクレーム」のように【緊急】と頭に入れるなどの工夫をすると便利です。

社外へ出すメールの場合も同じですが、件名を読んだだけで本文の内容がすぐわかるよう意識しましょう。

2.宛名では肩書・敬称を最小限に

社内メールの場合は敬称は必要なものの、社内といういわゆる身内と同じ扱いになるため、肩書や敬称が過度にならないように気を付けることが大切です。

これは会社の文化によっても違うのですが、多くの人が手紙のように「○○様」といった宛先からメールを書き始めるでしょう。

しかし、会社によっては肩書を書かずに「山田様」や「山田さん」といった敬称を使う場合もあります。

あなたの会社でどのような文面のメールがやりとりされているかをよく確認したり、先輩に確認したりしたうえで社風に合った呼び方を使うようにしましょう。

ただし、いきなり「山田部長」を「山田さん」と書いて大丈夫かというと、中には「なれなれしい」と怒りだす人がいるかもしれません。

相手や社風にもよりますので注意が必要です。

3.本文は簡潔に書く・長文は避ける

社内メールでは本文をできるだけ簡潔に書き、長文を避けます。

読むのに時間がかかるメールは、相手の業務時間を取ってしまいますのでNGと考えましょう。

社会人のメールは、用件を複数名に素早く伝えたり、やりとりの証拠を残すためのツールとして使われることが一般的です。

「会って話した方が早そう」なんて思われるメールはあまり出す意味はないと言えますので、その場合は「すみませんがMTGの時間をいただけませんか」というメールを出したほうが効率的でしょう。

4. 本文はです・ます調で書くが丁寧になり過ぎない

あらためて述べることではないかもしれませんが、本文の文体は丁寧に「です・ます調」にします。

社内はいわば身内のようなものですが、あくまでも仕事で出すメールです。

いくら同僚・後輩相手だったとしても、相手に対する敬意を忘れてはいけません。

ただし、あまりに丁寧にしようと普段使わないような言葉を使ったり、過剰な敬語を使うのは考えものです。

社内メールではバランスを考えて敬語を使うようにしましょう。

5. 署名は社内の状況に応じて配慮する

社内メールにおける署名は勤め先によって異なります。

以下に考えられる社内メールの署名例を挙げてみました。

  • ・自分の名前を名字のみ入力(例:鈴木)
  • ・自分の名前をフルネームで入力する(例:鈴木一郎)
  • ・部署名+自分の名字またはフルネームで入力(例:営業部 鈴木、広報部 鈴木一郎)
  • ・社外メールで使用する署名をそのまま使用する など

また、従業員が多く全員が全員を把握できいないような規模の会社にいる場合は、以下のように自分がどの部署に所属する何者で、連絡先はどこなのかを明記することが必要になるでしょう。

  • ・自分の所属部署やチーム
  • ・自分の名前をフルネーム
  • ・内線番号やメールアドレスなど連絡先

無難なのは、所属するチームや先輩がどのようにメールの署名を活用しているかを参考にしたり、人事部に相談したうえで、別途社内用の署名を作ることです。

次のページ社内メールの書き方を例文でチェックしよう!

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