すぐわかる!ビジネスメール、基本の「き」|書き方のルールと例文紹介

2021/06/14

電話・メール

ビジネスシーンでは、多くのやり取りをメールで交わします。ビジネスメールは不慣れであまり自信がないという新社会人の方、意外と多いのでは?SNSなどの感覚でビジネスメールを捉えていると、知らぬ間に相手に不快感を与え、会社の信用を落としてしまうことにもなりかねません。ここでは、ビジネスメールの基本的な書き方と例文を紹介しますので、しっかりマスターしましょう!

目次

1.ビジネスメールの基本的なルール
2.シチュエーション別 ビジネスメール例文集(お礼・依頼・お詫び・催促)
3.まとめ|メール送信前にこれだけはチェック!

ビジネスメールの基本的なルール

ビジネスメールを構成するポイントは、1.件名、2.宛名、3.挨拶、4.用件、5.文末の挨拶、6.署名の6つです。この6つの基本的なルールをそれぞれ説明していきましょう。

1.件名は用件が一目でわかるように

ビジネスメールは件名が大切です。忙しいビジネスパーソンの多くは、まず件名で内容とその重要度を判断し、メールをチェックしていく傾向があります。件名は用件が一目でわかるように書くのがルール。件名に「お世話になっております」「先日はありがとうございました」など挨拶の言葉はNGです。優先順位の低いメールと判断され後回しにされるかもしれません。迷惑メールだと思われて、読んでもらえない可能性すらあります。

<件名の例>
・【△△△△】資料のご送付
・お打ち合わせのお礼

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2.最初に必ず宛名を

最初に必ず宛名を書きます。社外の人の場合、「会社名」「部署名」「名前」の順に書くのが基本です。相手が役職者なら、部署名の後に「役職」を、名前の後ろに「様」を書きます。部署名が長い場合などは切りのいいところで改行すると見やすくなっていいでしょう。社内の人にメールする場合は、「会社名」や「部署名」は不要で、「○○さん」「○○課長」などが一般的です。

<社外メールの宛名の例>
・役職がない場合
株式会社○○○○ 第3営業部
△△△△様

・役職がある場合
株式会社○○○○ 第3営業部
部長 △△△△様

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3.挨拶文を書く

メールの相手が社外の人なら、まず定型的な「いつもお世話になっております」と書きます。それから「自分の会社名」と「自分の名前」を名乗るのが基本です。社内の人なら、「お疲れ様です」と書いて、「自分の部署名」「自分の名前」という順番で続けます。また、相手が社外の人で初めてメールする場合は、「初めてご連絡をさせていただきます」などの定型句で書き始めます。長期間連絡を取っていない場合は、「大変ご無沙汰しております」などが一般的です。

<社外メールの挨拶の例>
・通常
いつもお世話になっております。株式会社○○○○の△△です。

・初めての相手へのメール
初めてご連絡をさせていただきます。株式会社○○○○の△△と申します。

・久しぶりにメールするとき
大変ご無沙汰しております。株式会社○○○○の△△です。

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4.用件は簡潔に

用件は簡潔にまとめることが基本です。ダラダラと長いだけで、要点が整理されていない内容のメールは相手を不快にするだけです。用件のポイントを最初に明確にすると、読みやすいメールになるでしょう。また、適宜改行して、見やすさにも気を配りましょう。

5.文末には締めの挨拶

締めに挨拶文を書きます。通常は「何卒よろしくお願いいたします」と書きます。また、「お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします」「ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします」など、ケースによってアレンジします。

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6.最後に署名

署名はメールアドレス以外の連絡先も記載します。通常は、「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを記載します。

シチュエーション別 ビジネスメール例文集

ビジネスにおいてメールするシチュエーションは実にさまざまです。ここでは、「お礼」「依頼」「お詫び」「催促」、4つのメール例文を紹介しましょう。

お礼のビジネスメール例文

(件名)
●●打ち合わせのお礼

(本文)
株式会社○○○○
第3営業部
部長 △△様

お世話になっております。
株式会社●●●●のまいなびまさこです。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

△△様からいただいたご質問につきましては関係部署に確認の上、
今週金曜日までに回答いたします。

貴社のお役に立てるよう尽力いたしますので、
他にご要望などございましたら、お気軽にお申し付けください。

それでは、引き続きよろしくお願いいたします。

----------------------------------------
株式会社●●●●
△△△部 □□□課
まいなびまさこ
〒000-0000 東京都○○区×××0-0-0
Tel:03-0000-0000
Mail:12345@abcd.co.jp
----------------------------------------

Point

打ち合わせのお礼を伝えるだけではなく、ミーティングの際に相手から質問あるいは課題をもらっている場合は、いつまでに回答や再提案をするのか伝えるようにします。

依頼のビジネスメール例文

(件名)
●●サービスの資料送付のお願い

(本文)
株式会社○○○○
サービスご担当者様

お世話になっております。
株式会社●●●●のまいなびまさこと申します。

このたび、貴社のホームページを拝見し、
サービスメニューに掲載されている●●サービスの導入を検討しております。

つきましては、詳細がわかる資料があれば、お送りいただけないでしょうか。
下記署名宛てにお送りいただけると幸いです。

お手数ですが、何卒よろしくお願いいたします。

----------------------------------------
株式会社●●●●
△△△部 □□□課
まいなびまさこ
〒000-0000 東京都○○区×××0-0-0
Tel:03-0000-0000
Mail:12345@abcd.co.jp
----------------------------------------

Point

どのようにそのサービスを知ったのか、問い合わせの経緯を書きます。また、送付先はどこか、誰か、わかりやすく伝えます。

お詫びのビジネスメール例文

(件名)
添付ファイル「●●」再送付のお知らせ

(本文)
株式会社○○○○
△△様

お世話になっております。
株式会社●●●●のまいなびまさこです。

先ほどお送りした●●のメールに、○○ファイルを添付しておりませんでした。
大変失礼いたしました。

本メールに添付して再度お送りいたします。

・添付ファイル
●●.pdf

お手を煩わせて恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

----------------------------------------
株式会社●●●●
△△△部 □□□課
まいなびまさこ
〒000-0000 東京都○○区×××0-0-0
Tel:03-0000-0000
Mail:12345@abcd.co.jp
----------------------------------------

Point

ファイルを添付していることを、文中に書いておくといいでしょう。自分への注意喚起になりますし、相手も添付ありのメールであることがわかりやすくなります。

催促のビジネスメール例文

(件名)
お見積書送付のお願い

(本文)
株式会社○○○○
△△様

お世話になっております。
株式会社●●●●のまいなびまさこです。

「□□□」のお見積書についてご連絡しました。

●月●日に電話でお見積もりをお願いしておりますが、
本日時点でまだお送りいただけていないようです。

今週中に社内会議で検討する予定のため、明日までにお送りいただけますか。

なお、本メールと行き違いになっている場合は、
お手数ですが再送いただけますようお願いいたします。

それでは、よろしくお願いいたします。

----------------------------------------
株式会社●●●●
△△△部 □□□課
まいなびまさこ
〒000-0000 東京都○○区×××0-0-0
Tel:03-0000-0000
Mail:12345@abcd.co.jp
----------------------------------------

Point

やや強い調子で書いても、気遣いの「本メールと行き違いになっている場合〜」を入れることで、調子が和らぎます

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まとめ|メール送信前にこれだけはチェック!

ここまでビジネスメールの基本的なルールを解説し、シチュエーション別に例文を紹介してきました。これでビジネスメールの書き方の基本の「き」はマスターできたのではないでしょうか。最後にメール送信時にチェックすべきことを3つ確認しておきましょう。

1.宛先は間違っていないか
2.誤字脱字はないか
3.用件は簡潔でわかりやすいか

宛先が間違っていたり、誤字脱字があったりすれば、相手に失礼であるばかりでなく、大きなトラブルを引き起こしてしまう可能性もあります。送信前には必ず確認するようにしてください。

(マイナビ学生の窓口編集部)

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