Excelのフィルター機能の便利な使い方【基礎編】

2020/01/14

ITスキル

Excelのフィルター機能は便利で、利用する頻度も高い機能です。フィルター機能を上手に利用すると、データを見やすく簡単にまとめることができます。
今回は、フィルター機能の基本的な使い方について解説していきます。

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Excelのフィルター機能の使い方

フィルター機能は、[データ]-[フィルター]から利用可能です。

(1)フィルターをかけたいデータセルを選択してから、[データ]-[フィルター]を選択します。

(1)フィルターをかけたいデータセルを選択してから、[データ]-[フィルター]を選択します。

(2)「▼」が表示され、フィルター機能が利用可能となります。

(2)「▼」が表示され、フィルター機能が利用可能となります。

フィルター機能を利用する際の注意点として、空白行が含まれているとフィルター範囲がうまく反映されません。空白行が含まれている場合には、範囲指定をしてからフィルター機能を利用するようにしましょう。

範囲指定をしてからフィルター機能を利用するようにしましょう。

フィルターの解除方法

フィルターを解除する場合は、グレーがかかっている[フィルター]をクリックします。

フィルターの解除方法

フィルター機能によるデータの絞り込み方法

フィルター機能を利用すると、データの絞り込みが可能です。フィルターをかけたい項目の「▼」マークをクリックすることで、データのフィルタリング機能を選択できます。いろいろなデータの種類ごとに、絞り込みの例を見ていきましょう。

文字列データの絞り込み

文字列データでは、該当する文字列に「等しい」「等しくない」「含む」「含まない」などのフィルターをかけることができます。

文字列データの絞り込み

まずは、いくつかの項目を非表示にしてみましょう。「いちご」「マンゴー」「メロン」のチェックを外します。

いくつかの項目を非表示にしてみましょう

チェックを外した「いちご」「マンゴー」「メロン」が表示されなくなりました。

チェックを外した「いちご」「マンゴー」「メロン」が表示されなくなりました。

一度フィルターをクリアし、次に「テキストフィルター」で「指定の値で終わる」場合を試してみます。

一度フィルターをクリアし、次に「テキストフィルター」で「指定の値で終わる」場合を試してみます。

「オートフィルターオプション」の抽出条件に「ご」を入力し、OKボタンをクリックします。

「オートフィルターオプション」

商品名の末尾が「ご」となる、「りんご」と「いちご」のみが表示されました。

このように、文字列をさまざまな条件でフィルタリングすることが可能です。

フィルター機能で数値データを絞り込む

数値データの絞り込みでは、「等しい」「等しくない」「以上」「以下」などのフィルターをかけることができます。

数値データの絞り込み

まずは、価格が「120円」以上のデータを絞り込んでみましょう。
(1)数値フィルターから「指定の値以上」を選択します。

数値フィルターから「指定の値以上」を選択します

(2)オートフィルターオプションで、抽出条件に「120」を入力し、OKボタンをクリックします。

オートフィルターオプションで、抽出条件に「120」を入力し、OKボタンをクリックします。

(3)価格が「120円」以上のデータが絞り込まれました。

価格が「120円」以上のデータが絞り込まれました。

次に、「~円以上、~円以下」といった、数値の範囲指定でデータを絞り込んでみましょう。
ここでは、「110円以上、200円未満」のデータを絞り込みます。

(1)数値フィルターから「指定の範囲内」を選択します。

(1)数値フィルターから「指定の範囲内」を選択します。

(2)オートフィルターオプションで、抽出条件に「110」「以上」「200」「より小さい」を入力し、OKボタンをクリックします。

オートフィルターオプションで、抽出条件に「110」「以上」「200」「より小さい」を入力し、OKボタンをクリックします

(3)「110円以上、200円未満」のデータが絞り込まれました。

「110円以上、200円未満」のデータが絞り込まれました。

このように、数値をさまざまな条件によりフィルタリングすることが可能です。

空白データの絞り込み

フィルタリングしたデータの中に、空白セルが含まれている場合、そのセルを絞り込むことも簡単に行えます。
ここでは、「仕入れ日」が空白となっているデータを絞り込みます。

空白データの絞り込み

(1)はじめに「(すべて選択)」をクリックしてチェックを外し、「(空白セル)」を選んでOKボタンをクリックします。

はじめに「(すべて選択)」をクリックしてチェックを外し、「(空白セル)」を選んでOKボタンをクリックします。

(2)空白セルだけが表示されました。

空白セルだけが表示されました。

複数の列を使った絞り込み

複数の列にまたがったフィルタリングも、「AND条件」を用いることにより簡単に行えます。
たとえば、「価格が120円以下かつ(AND)、仕入れ日が2019/10/1の商品」を絞り込みたい場合は、価格と仕入れ日でそれぞれフィルタリングを行えばよいのです。

画像のように、価格セルと仕入れ日セルで、それぞれフィルターをかけました。

複数の列を使った絞り込み

次に「OR条件」の用い方について解説します。
たとえば、「価格が120円以下もしくは(OR)、仕入れ日が2019/10/5の商品」を絞り込みたい場合です。

「OR条件」でデータを絞り込みたい場合は、次の手順となります。
(1)フラグ列を追加します。

(1)フラグ列を追加します。

(2)価格を「120円以下」で絞り込み、フラグ列に「1」を入力します。

120円以下

(3)フィルタリング条件を解除するため「クリア」を選択します。

フィルタリング条件を解除するため「クリア」を選択します。

(4)仕入れ日を「2019/10/5」で絞り込み、その結果のフレグ列に「1」を入力します。

仕入れ日を「2019/10/5」で絞り込み、その結果のフレグ列に「1」を入力します。

(5)再度フィルタリング条件を解除するため「クリア」を選択します。

再度フィルタリング条件を解除するため「クリア」を選択します。

(6)次の条件に該当するフラグ列にのみ「1」が入力されている状態です。
「価格が120円以下もしくは(OR)、仕入れ日が2019/10/5の商品」

次の条件に該当するフラグ列にのみ「1」が入力されている状態です。 「価格が120円以下もしくは(OR)、仕入れ日が2019/10/5の商品」

(7)フラグ列で「1」のデータのみを絞り込みます。

フラグ列で「1」のデータのみを絞り込みます。

絞り込まれたデータのコピー方法

絞り込まれたデータ結果は、フィルタリングを解除してしまうと失われます。絞り込まれたデータを残しておきたい場合は、コピー保存しておきましょう。

(1)残しておきたい絞り込まれたデータ結果の範囲を選択します。

絞り込まれたデータのコピー方法

(2)コピーします(右クリック→コピー、またはCtrl+C)。

コピーします(右クリック→コピー、またはCtrl+C)。

(3)貼り付けたいセルを選択し、貼り付けます(右クリック→貼り付け、またはCtrl+V)。

貼り付けたいセルを選択し、貼り付けます(右クリック→貼り付け、またはCtrl+V)。

(4)データが貼り付けられました。

データが貼り付けられました。

貼り付けたデータは、フィルターが解除されても残ります。

貼り付けたデータは、フィルターが解除されても残ります。

まとめ

フィルター機能によって、データの整理や絞り込みを簡単に行うことができます。Excel機能のなかでも利用頻度が高い機能です。この記事で紹介したフィルター機能の使い方は基礎的な部分ですので、いろいろな使い方をあなた自身で習得していきましょう。

(学生の窓口編集部)

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