Mac版ExcelをPDFで保存するには？ シート全体を一括で保存する方法も解説

「名前をつけて保存」からPDF形式で保存する

「名前をつけて保存」からPDF形式で保存する場合、以下のような手順で行います。

【1】メニューバーの「ファイル」から「名前をつけて保存」と進みます。

【2】「名前をつけて保存」をクリックすると、以下のように保存する場所やファイル形式を選択する画面になります。

そこで、「ファイル形式」横のプルダウンリストを開き、「PDF」を選択します。

※このとき、保存場所を変更したい場合は同時に上部のプルダウンリストを選択し、保存場所を選択します。

【3】プルダウンリストから「PDF」を選択後、「保存」をクリックすると、表示された保存場所にファイルが作成されます。

【4】ファイルが作成されました。拡張子が.pdfになっていれば成功です。

ショートカットキーを使う方法

Excelには、便利なショートカットキーがついています。「名前をつけて保存」を選択する代わりに、「shift+command+S」キーを押すことでも、「名前をつけて保存」の機能を開くことができます。その後の手順は、上記【2】〜【4】と同じです。

「プリント」からPDF形式で保存する

PDF形式で保存する方法として、もう一つ「プリント」の項目からPDFを選択するやり方もあります。

【1】まず、Appleマークのあるメニューバーの中の「ファイル」をクリックし、出てきたメニューの「プリント」をクリックします。

【2】「プリント」をクリックすると、以下のようにプリンタやプリントの詳細を選択するメニューになりますが、ここで左下のプルダウンメニューをクリックします。

【3】「PDFとして保存」をクリックします。

【4】保存画面が現れるので、タイトルや保存場所を設定し、「保存」をクリックします。

ショートカットキーを使う方法

こちらも「名前をつけて保存」と同じようにショートカットキーがあり、「command+P」キーを押すと、プリント画面が現れます。その後の手順は、上記【2】〜【4】と同じです。

複数ページ（シート）を保存する方法

複数ページ（シート）または単一ページ（シート）の保存を切り替えたい場合は、「名前をつけて保存」からPDFを保存します。

【1】メニューバー「ファイル」→「名前をつけて保存」と進み、ファイル形式から「PDF」を選択します。

【2】下部の「ブック」を選ぶとExcel内のシートすべてを一度にPDFに保存できます。開いているページだけPDF化したい場合は「シート」を選びます。

※シート全体ではなく、シートの中の一部だけをPDF化したい場合は、そのセルを選択した状態で「名前をつけて保存」→「PDF」を開き、上記の「選択範囲」にチェックを付けます。

【3】「保存」をクリックすると、PDFファイルが作成されます。

※複数シートを保存したい場合、「名前をつけて保存」から行うと、ブック全体で一括保存できないことがあるようで、原因は不明とされています。「プリント」からPDF化すると、このトラブルは起きないようですので、うまく保存できないときは違う保存方法を試してみてください。

まとめ

Macで作成したExcelファイルを共有する際に、文字化けが気になるなら、PDF化して保存がおすすめ。相手が作業はできませんが、余計な共有のミスは防げます。編集されたくないデータを渡したり、印刷用のデータとして残しておきたい場合など、上手に使いましょう。

（学生の窓口編集部）