内定承諾書の解説まとめ! 届いたら何をすべき? 提出後の辞退は可能?

2019/07/26

内定・内定辞退

企業から内定を頂くと「内定承諾書」が送られてくる場合があります。では、内定承諾書を頂いたら何をするべきなのでしょうか。

今回は、内定承諾書の提出方法や、締め切り延長の依頼方法など、知っておきたい情報をまとめてご紹介します。

内定承諾書

内定承諾書とは

内定承諾書とは「企業から内定を受けた者が入社を承諾する書類」のことです。企業が出すさまざまな条件を確認した上で、内定者が「提示された条件で貴社に入社いたします」という合意をする書類になるのです。

書面には、

(1)△月△日に入社することを承諾する
(2)提出した書類に変更があった場合(住所など)、速やかに連絡する
(3)内定期間中に「採用内定取消事由」が発覚した場合、内定が取り消されても異議申し立てをしない

といった趣旨の文章が書かれている場合が多いようです。

ちなみに、3つめの「採用内定取消事由」とは、「大学を卒業できなかったとき」や「履歴書に重大な虚偽が見つかったとき」など、内定が取り消しになる条件のことです。

○内定承諾書って何? 基本的な内容やチェックすべきことを紹介!

企業が内定承諾書を提出させる理由

企業は採用選考から入社日にかけて新入社員を確保する必要があり、もし辞退者が多数いた場合は、追加で募集をかけることも。企業が内定承諾書の提出を求めるのは、企業と内定者の間で情報の齟齬がないかを確認する目的に加え、「人材の確実な確保」のためでもあります。

内定承諾書の発行時期と提出期限

では実際に内定が出た際、いつ内定承諾書が送られてきて、いつまでに提出しなければならないのでしょうか。ここでは内定承諾書の発行時期と提出期限についてご紹介します。

○内定承諾書はいつ提出するの? 発行時期や内定取消しの対処法も解説!

発行時期について

内定承諾書の発行時期ですが、一般的には内定が出された後、入社手続きに必要な書類と合わせて郵送されます。

内定の連絡を受けた後、1週間~10日ほどで内定承諾書が届くケースが多いようですが、中には1ヶ月後に送付する企業もあるようです。

企業側から特に説明がない場合は、いつごろ送られてくるのか質問しておくと安心ですよ。

提出期限について

内定承諾書の提出期限は、受け取ってから1週間以内が一般的です。

内定承諾書は、受け取ったらなるべく速やかに提出するのがマナーです。提出期限には、余裕を持って対応しましょう。

ちなみに、中には提出期限を設けていない企業あります。その場合は「入社日に持参すること」としていることが多いようです。

内定承諾書の提出方法

内定をもらえたことで気を抜いてしまい、うっかりマナー違反の対応をして、採用担当者の印象を悪くしてしまった……なんてことにならないよう、事前に提出の方法を把握しておきましょう。

署名捺印

内定承諾書の記載内容に問題がなければ署名と捺印をします。また、保証人の署名と捺印が求められた場合は、そちらにも対応します。

添え状

内定承諾書を返送する際は、添え状を同封するといいでしょう。

本文には、内定をもらったことへの感謝や、前向きに頑張るという気持ちなどを書くといいでしょう。また内定承諾書の他にも提出すべき書類があれば、「記」の下に並べて書いてください。封をする前に、誤字・脱字がないかも必ず確認します。


<例文>

20XX年◯月◯日

株式会社〇〇
人事部 ○○○○様

〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
学窓太郎
携帯番号:000-0000-0000
e-mail:○○○@○○○.ac.jp

内定承諾書送付の件

拝啓

時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

このたびは内定通知書をご送付いただき、誠にありがとうございました。貴社に内定をいただくことができ、大変光栄に存じます。

つきましては、ご指示のありました下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

・内定承諾書 1通
・〇〇〇〇〇 1通

以上

封筒を用意〜発送手続きまで

A4書類が入るサイズの白の封筒(角形2号封筒)を用意してください。また、書類が折れたり雨で濡れたりしないよう、クリアファイルに挟むのがいいでしょう。

表面には、「郵便番号」「住所」「会社名・部署名・宛名」を記載しますが、中に何が入っているかがわかるよう、赤字で「内定承諾書在中」と記してください。縦書きが一般的ですが、社名がアルファベットの場合は、横書きのほうが読みやすいでしょう。

裏面には、自分の「郵便番号」「住所」「氏名」を記載します。封を閉じたあと、〆印を入れるのも忘れないようにしてください。

準備ができたら郵便局へ行き、発送の手続きをしてください。切手の料金不足を避けるため、ポストに投函するのではなく、窓口で計量してもらうのがおすすめです。

「書留で送ったほうがいいの?」と悩む人もいるかもしれませんが、基本的には普通郵便で問題ありません。

○内定承諾書はどう書けばいい? 書き方や提出方法を解説

提出期限の延長と提出後の辞退について

「内定承諾書をもらったけれど、期限の延長はできるの?」「一度は入社するつもりで提出しても、辞退したくなったらどうしよう」など、心配している人もいるかもしれません。いざというときに困らないよう、対処法をご紹介します。

提出期限の延長について

定められた期限内での提出が難しい場合、企業に連絡をすることで、提出を待ってもらえる場合もあります。連絡する際に気をつけておきたいポイントは、以下の通りです。

・早めに連絡する

期限内での提出が困難だとわかった時点で、すぐに企業へ連絡しましょう。一番避けなければならないのは、「何も対応をしないまま企業を待たせること」です。ビジネスマナーに則った、きちんとした対応が望まれます。

・自分で期限を設定する

延長を依頼する際は「●月●日までには結論を出します」など、先方に明確な期限を伝えます。期限は1週間から2週間ほどを目安にするのがおすすめです。

・理由を直接言いにくい場合

まだ他の企業の選考が残っているといった理由は、企業の方に直接伝えにくいと感じるかもしれません。「じっくりと検討して結論を出したい」「家族と相談したい」などというと、伝えやすいでしょう。

提出後の辞退について

内定承諾書に法的な拘束力はありません。一般的には就労開始2週間前までに申し出れば、問題なく辞退することができるとされています。

しかし、企業側は内定承諾書の提出を確認して、内定者入社に向けた準備を進めているはずです。法に反していなくとも、マナー違反ではありますから、誠意をもって辞退の旨を伝えるようにしましょう。

○内定承諾書の取り消しや提出延期はできる? 提出後に就活を続けるのはNG?

まとめ

内定承諾書は、企業と内定者の双方にとって重要な書類です。社会人の一員となる自覚を持ち、ビジネスマナーに則った対応を心がけてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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