内定承諾書の提出タイミングはいつ？ 発行時期や届かないときの対処法

内定承諾書にはどんな効力があるのか

まずは、内定承諾書がどんな書類なのか押さえておきましょう。

内定承諾書は、企業が就活生に発行するものであり、就活生は書面に書かれた内容を承諾した上で署名や捺印をして提出することで、企業に入社意志があることを伝える役割があります。しかし、内定承諾書には法的な効力はありません。内定承諾書を提出したあとに内定を辞退したとしても、入社予定日の2週間前までに申し出れば、問題なく辞退できるとされています。

ただ、企業側も学生に内定を出すまでにかなりの時間と労力をかけています。もし内定を辞退する場合は、最低限のマナーを守り、辞退をすることになった謝罪や、内定を出してもらったことに対する感謝を伝えることを忘れないようにしましょう。

内定承諾書の発行時期と提出期限

内定承諾書の発行時期は企業によって異なりますが、一般的には内定が出された後に、他の入社手続きに必要な書類と合わせて郵送されることが多いです。

まず電話かメールで内定の連絡が来た後、1週間～10日ほどで内定承諾書が届くケースが多いようです。ただ、中には1ヶ月ほど経ってから送付する企業もあるため、タイミングは一概には言えません。

企業によっては電話での内定の連絡ではなく、「内定通知書」の送付をもって内定の通知を行うケースもあります。その場合は、「内定通知書」とともに「内定承諾書」も同封されており、最終選考が終了してから3日～2週間程度で届くようです。どちらのパターンでも、企業側から特に説明がない場合は、いつごろ送られてくるのかあらかじめ質問しておくのをおすすめします。

また、内定承諾書の提出期限は、1週間〜1ヶ月後としている企業が多いです。企業側から特に提出期限が定められていなかったとしても、なるべく速やかに送付しましょう。提出期限を過ぎてしまうと、辞退したと判断され内定がなかったことになる可能性もあります。

内定承諾書が届かないとき

メールや電話で内定の連絡があり、「手配する」と言っていたにも関わらず内定承諾書が届かないこともあります。ただ待っているだけではトラブルになりかねないので、内定承諾書が届かなかった場合の対処法をご紹介します。

届かない原因は

内定承諾書が届かなかった場合、配達の問題か企業側の問題かのどちらかが考えられます。企業側が発送したのに届いていないのであれば、郵便局や運送会社に問い合わせてもらわなければなりません。

単純に企業側が発送するのを忘れていることもあり得ます。企業から「1週間ほどで郵送します」と伝えられていたのであれば、1週間と数日待った後に再度問い合わせをしてみるといいでしょう。

催促の連絡をしたいとき

予定日を過ぎても内定承諾書が届かないときは、担当者にメールをしましょう。

その際、「内定承諾書がまだ届いていません。確認してください」と相手に非があるような文面は控えましょう。企業には非がなく、自身が履歴書に書いた住所が間違っていたために届かないのかもしれませんし、郵便のトラブルかもしれません。あくまでも「届いていない」という旨と、企業側の状況を確認する内容にしましょう。

件名は「内定承諾書につきまして」とし、本文には「内定承諾書がまだ届いていないこと」を書くのはもちろん、「もしかしたら輸送時のトラブルかもしれないこと」など相手への非難にならないよう考えられる原因を提示します。そして必ず「すでに発送済みで行き違いになっていたら申し訳ございません」と付け加えて、メールを送ります。

メールで問い合わせて返信がなければ、電話で連絡してみましょう。

内定取り消しについて

内定承諾書が届き、返送が済めば、基本的には内定が取り消しになることはないと考えて構いません。ただし、その後でも内定取り消しになる可能性はゼロではありませんので注意が必要です。

企業側の都合の内定取り消しは契約違反

企業は、内定を出した時点で労働者（学生）との間に「労働契約」が結ばれたことになります。つまり、内定取り消しをすることは「解雇」に相当しますから、企業側の都合で一方的に内定を取り消すことは本来できません。

ただし、内定取り消しが契約違反にならない「例外」もあります。

最も代表的なのは、企業が破産してしまった場合です。また、可能性は非常に低いものの、内定を出した後に急激に業績が悪化したという理由でも内定取り消しが出る場合があるようです。その場合でも、「学生・生徒からの補償等の要求には誠意をもって対応する」ことが厚生労働省の指針として明記されていますので、泣き寝入りする必要はないと考えていいでしょう。

内定取り消しになる理由

例外を除いて企業側の都合で内定を取り消すことはできませんので、内定取り消しとなった場合は、基本的に学生側に問題があることになります。

たとえば、

・履歴書に虚偽の記載があった
・大学を卒業できなかった
・心身の健康状態が悪くなり働ける状態ではなくなった
・採用に差し支えのある重大な犯罪を行った

などの理由がある場合は、内定が取り消されることがあります。

近年問題になることが多い「SNSへの不適切な投稿」も、まれに内定取り消しの原因になることがあるようです。入社前に企業の機密情報を漏らしたり、社会への迷惑行為が発覚したりした場合は、内定取り消しになるということを肝に銘じておきましょう。

まとめ

長い選考を経てせっかくいただいた内定。「内定承諾書」を提出してひと安心していたのに、その後の行動で内定が取り消されてしまったら後悔してもしきれませんよね。内定承諾書を提出した後は、すでに自分も会社の一員と考え、学生生活の最後まで責任をもって行動するようにしましょう。

（学生の窓口編集部）