内定辞退をするときの、文書の内容はどうしたらいいですか？

内定辞退の電話を企業にしたところ、文書でも送って下さいと言われました。しかし、どのような文面で送っていいのかわからず、なかなか出せずにいます。教えてください。

★楢木さんからのアドバイス

内定辞退とは、会社が採用内定し、学生がそれを受諾し、採用と就職を相互に約束したにもかかわれず、それを学生が破棄することです。内定辞退は就職戦線では当たり前のように行われていますが、社会的規範から言えば、約束違反として責められるべきことだと思います。
また会社は採用枠の中で内定を出しますので、あなたを内定したことで他の学生を落としたはずです。もうその学生に声をかけることはできません。これから再度募集することになるでしょうが、お金も手間も時間もかかり、しかも落としてしまった学生のレベルを確保できる保証はありません。
このように、約束違反が会社にどれほどの負担と悔しさをもたらすかを考えずに、カンタンに電話で断りを入れられたとしたら、相手としては「はい、そうですか」では済ませられない気持ちでしょう。
「文書でも送って下さい」という担当者の発言は、そのような気持ちから出たのだと思います。あなたはどのような文面にしたらいいかわからないと悩んできますが、どのような文面にするかが問題なのではなく、「お詫びしきれないことをお詫びする」という気持ちを持つことが大事なのではないでしょうか。
このような重大なことは、お訪ねしてお詫びするのが常識です。アポを取らずに訪ねることが基本ですが、遠方ならばアポを取ることもやむを得ないでしょう。お会いできない場合はメモを残して再度訪問するか、手紙で改めてお詫びをします。お詫びの気持ちがこめられていれば、文面などという形式的なことはどうでもよいのです。
あなたの周りを見れば、内定辞退についてこのような行動をとる学生は少ないかも知れません。あなたの場合も、何もせずにこれっきりにしてしまうこともできるでしょう。でも、そのようなことを重ねてしまうと、あなたは段々とレベルの低い社会人になってしまいます。社会人として成熟するには、こうした時こそが勝負なのです。

■回答：楢木 望（ならき　のぞむ）

1948年東京生まれ、千葉大学教育学部卒業。1971年リクルート入社。「月刊就職ジャーナル」編集長など歴任。1985年にライフマネジメント研究所設立。採用・教育・就職コンサルタント。ニューズレター「採用と人材の手帖」発行人。「内定者のための学習メールマガジン」開発。メールマガジン「キャリア・キッチン」発行。http://www.lmi-tokyo.com