内定承諾書に添え状はいる？いらない？ 書き方とポイントを解説【例文つき】

「内定承諾書を返送するとき、添え状は必要？」ーーー内定先企業から内定通知とともに送られてくる、内定承諾書。これを返送する際に「添え状」をどうすべきか分からず、困っていませんか。

ここでは、内定承諾書を返送する際の「添え状」の必要性や、作成のポイントを見本例文とともに解説します。

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内定承諾書とは？

通常、内定を得ると、内定の旨を知らせる「内定通知書」あるいは「採用通知書」が企業から送られてきます。大抵この通知書には「内定承諾書」（企業によって「入社承諾書」や「内定誓約書」など）が同封されているのが一般的です。

内定承諾書は、内定を得た学生が企業に対して、内定を承諾し、入社することを誓約する書類です。入社の意思が固まっているのであれば、署名捺印をして企業に提出する必要があります。

企業側からすると、学生が複数の企業に並行して就活を行っていることもあり、内定通知を出したからといって自社に入社してくれるかどうか分かりません。そこで、内定承諾書を取り付けることによって、学生の入社に対する意思確認をしているのです。

まずは内定承諾書の内容を確認！

内定承諾書には、まず主旨となる「私（内定者）は、○月○日付で貴社へ入社することを承諾します」といった文言が入っているのが一般的。そのほかには、以下のような内定取り消し条件も記載されています。

上記のような内定取り消し条件もよく確認し、「異議申し立てをしません」と承諾するなら、署名捺印をし、企業に提出（返送）します。

その際、本人の署名のほか保証人の署名が必要になることも。あらかじめ両親など親族の方に伝えておくといいでしょう。

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内定承諾書に添え状は必要？

内定承諾書を返送する際は、添え状（送付状）を付けて送った方がベターです。内定承諾書だけでなく、大事な書類を送る時に添え状を付けるのはビジネスの基本。この機会に覚えておきましょう。

「内定承諾書さえ送れば、添え状はいらないのでは……？」

確かに、内定承諾書が送付されていれば、添え状がなくても手続き上は問題ありません。ですが、ビジネスシーンにおいて添え状は大切な役割を果たしています。

内定承諾書においても、それだけがペラっと入っているより添え状が付いている方が印象UP。これからお世話になる企業へ挨拶したり、内定をいただいたことに対する感謝を伝えたりできるため、是非添え状を付けるようにしましょう。

内定承諾書の添え状作成のポイント

内定承諾書を返送する際の、添え状作成のポイントを3つ解説します。

これらを順番に見ていきましょう。

手書きでもパソコン作成でもOK

最近は添え状をパソコン作成するケースが増えているようですが、本来は手書きでもパソコン作成でもどちらでも構いません。

パソコンがあれば、テンプレートを利用して作成すると早いかもしれません。一方、手書きには手書きならではの温かみがありますが、便箋が必要となることに注意しましょう。

縦書きか横書きか

縦書きか横書きかについては、パソコンで作成する場合は横書きが一般的。そして手書きの場合は便箋に合わせて縦書きするケースが多いですが、もちろん横書きでも構いません。

後ほどパソコンで作成する横書きの例文と、手書きで作成する縦書きの例文をお見せしますので、参考にしてください。

時候の挨拶を入れる

本文の書き出しには、時候の挨拶を入れるのがマナーです。

難しく感じるかもしれませんが、ある程度定型化されていますのでお手本を見ながら書いていくといいでしょう。

などが一般的です。

「◯◯の候」のところに入るのは、季節の言葉。「早春の候」「立夏の候」「盛夏の候」「初秋の候」など、月によりさまざまあります。「時下」は季節を問わずいつでも使えます。

Word（Windows版）では「挿入」→「挨拶文」で、季節に最適な言葉が選択できるようになっていて便利です（Mac版では「挨拶文」の代わりに「定型句」でいくつか文章が選べます）。

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内定承諾書の添え状の例文（見本）

では内定承諾書の例文を見てみましょう。パソコン作成用のA4横書きと、手書き用の縦書きを順番にご紹介します。

添え状の例文【横書き】

パソコンでの作成を想定したA4横書きの添え状です。

上記の例文について、項目ごとにポイントをまとめておきます。

●1．日付
日付は記載日ではなく、送付日を記載。位置は右上です。

●2．宛先
企業の正式名称・所属部署・役職・担当者名（フルネーム）を記載。企業名は「（株）」など略さずに「株式会社○○」と書きます。担当者がわからない場合は「採用ご担当者様」あるいは担当者の所属部署に続いて「御中」と記載します。位置は左上。

●3．自分の名前と連絡先
郵便番号・住所・名前・電話番号（携帯電話番号）などを右寄せで記載します。大学・学部を併記する形でもOKですが、その場合も昼間連絡のつきやすい携帯電話を記載しておくとベター。

●4．件名
件名はセンタリングで中央に配置します。わかりやすいように少し大きめの文字にしてもよいでしょう。

●5．本文
頭語の「拝啓」で始まり、結語の「敬具」で結びます。改行も使って簡潔に分かりやすく記載しましょう。

●6．同封書類
「記」「以上」の中に同封書類を箇条書きで記載します。

添え状の例文【手書き・縦書き】

添え状はパソコンではなく手書きで書いても構いません。ここでは、縦書きの便箋を使った手書きの文例をご紹介します。

添え状の発送方法

添え状ができたら、次は発送の準備。封筒の種類や書き方などをステップごとにまとめました。

STEP1：封筒の種類は？

内定承諾書のように正式な書類を送るときは、白封筒のほうが望ましいでしょう。サイズはA4書類が折らずに入る角形2号がベター。ですが、企業からもっと小さい封筒（長3定型封筒など）で書類が三つ折りになって届いた場合は、それと同じサイズでも構いません。

もし返信用封筒が同封されていた場合は、もちろん使用して構いません。その場合、宛名の社名の部分に「行」と書かれているのを二重線で消し、社名のみなら「御中」、担当者名も記載するなら「様」と書き換えましょう。

STEP2：封筒への書き方

宛名は縦書きの方が丁寧な印象となりますが、横書きでも丁寧に書かれていれば問題ありません。社名がアルファベットの場合は横書きのほうが読みやすい場合もあります。

STEP3：封筒に書類を封入

書類が折れたり雨で濡れたりしないよう、クリアファイルに入れて送るようにしましょう。

STEP4：郵便局で発送！

発送は郵便局窓口できちんと計量してもらうのがおすすめ。ですが、自分で必要な料金分の切手を確実に貼ることができれば、ポスト投函でも構いません。

また「書留で送ったほうがいいの？」と悩む人もいるかもしれませんが、基本的に普通郵便でOK。書留は受け取る側が受領印を押す必要があり、企業側に不要な手間をかけてしまうため、普通郵便でよいでしょう。

提出期限を過ぎないように注意

提出期限がある場合は、必ず期限を守りましょう。提出期限が記載されていない場合も、入社の意思が固まった時点で、速やかに発送するようにしてください。

期限が過ぎてしまえば、「入社の意思がない」と判断されても仕方ありませんので、十分注意しましょう。

内定承諾書提出後の辞退について

内定承諾書を提出した後であっても、法的には入社日2週間前までに申し出れば、辞退することができるとされています。

ですが、企業の方では内定承諾書をもとに人員をカウントし、入社の準備に取りかかっているはず。配属先の計画なども進めているはずなので、承諾書提出後の辞退は極力避けるべきです。

やむを得ない事情でどうしても内定辞退したい、という場合はすみやかに電話連絡をし、お詫びの言葉とともに誠実に辞退の旨を伝えるようにしましょう。

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まとめ

内定承諾書は入社の意志が固まり次第、速やかに提出しましょう。一方、入社の意志が固まり切っていない段階で提出し、後になって辞退することは企業に多大な迷惑をかけることになりますので、十分注意してください。

内定承諾書を郵送で提出する際は、ひと手間にはなりますが添え状（送付状）をつけた方がベター。書類送付の際の添え状はビジネスマナーの基本ですから、今後の練習と考えて作成してみてはいかがでしょうか。

（マイナビ学生の窓口編集部）