内定先とのメールに役立つメールテクニック　Vol.3　これだけは理解しておきたい！初歩のテクニック

Vol.3　これだけは理解しておきたい！初歩のテクニック

時間はなるべく正確に

パソコンの時間設定が狂っていると、発信日時が実際の日時とは異なってしまいます。経由するサーバーによっては、メールの送受信に遅れが出る場合もあります。パソコンの日付はタスクバーの端、時刻の表示されているところをダブルクリックして[日付と時刻]タブで正確な日時にあわせておきましょう。下の図にある[タイムゾーン]タブもクリックし、日本の設定になっているかを確認します。

メールの形式はテキスト形式、文字数は一行35文字くらいまでに

メールの形式には、HTML形式、リッチ テキスト形式、テキスト形式の3種類があります。カラフルなHTML形式のメールはそのとおりに受信できない場合もあり、ビジネスではほとんど利用されていません。また、リッチ テキスト形式は、受け取る相手側がこの形式に対応するメールソフトを使用していない場合にうまく表示されないことがあります。メールの形式はテキスト形式にしておくのがよいでしょう。

テキスト形式に変える場合は、[ツール]-[オプション]-[メール形式]タブを選び[このメッセージで形式を作成する]のプルダウンメニューで[テキスト形式]を選びます。 また、横に長いメールは読みづらく、意識して改行するだけでなく、30～最大38文字程度で自動的に改行する設定にしておきます。

改行する文字数を指定する場合は、[ツール]-[オプション]-[メール形式]タブを選び、[インターネットメールの形式]のボタンをクリックします。表示されたウィンドウの中にある、[自動的に文字列を折り返す]に半角で数えた文字数を指定します。ここに60から最大76文字までの数字を指定すれば、１行30～35文字で改行して送信することができます。

CCとBCCの違い、ここに注意

メールの内容を伝えたい相手のアドレスは「TO」に指定します。「CC」は「Carbon Copy」の略で、「こういったメールを誰々に送りましたと」ということを確認する意味で使います。「BCC」は「Blind Carbon Copy」で不特定多数の相手に送る場合に使います。 TOやCCにアドレスを入れると、受け取った側は誰にこのメールが送られたのかを全員確認できます。しかし、BCCでアドレスを入れると受け取った側では自分のアドレス以外は確認できません。

＜誰に送っているのかを明確に＞
CCやBCCを使う場合は、本文中に誰宛のメールなのかがわかるような一言を入れておくと、よりわかりやすくなります。例えば、冒頭に「このメールは、○○プロジェクトのメンバー全員にお送りしています」といった一言が加えられるだけで、そのメールの目的がぐんと明確に。