【内定承諾書】添え状の書き方の基本と好印象を与える送り方｜例文あり

内定承諾書についての詳しい解説は、ぜひこちらを参考に！
▶内定承諾書返送時の添え状の書き方とマナー｜例文あり

そもそも添え状とは？

辞書を引いてみると、「使者やおくりものにそえてやる手紙。添書」とありますが、ビジネス一般においては、書類を郵送で提出する際に、用件などを書いて添える文書のことを添え状といいます。送付状やカバーレターと呼ばれることもあります。

ビジネスにおいて、添え状を付けずに書類だけを送りつけるのはマナー違反であり、まだ学生であっても常識がない人物という印象を与えかねません。内定承諾書を送付する際は、必ず添え状を付けて、丁寧な印象を残すようにしましょう。

内定承諾書に付ける添え状の書き方

例文を示して、添え状の基本的な書き方を紹介しましょう。書き方のポイントは6つあります。

1.日付は記載日ではなく、提出日を記載します。郵送の場合はポスト投函日、持参する場合は持参日です。位置は右上に書きましょう。

2.宛先は、企業の正式名称、担当者の所属部署と肩書を書きます。企業名は「（株）」など略さずに「株式会社○○」と書くようにしましょう。担当者がわからない場合は「ご担当者様」あるいは担当者の所属部署の右に「御中」と記載します。位置は左上。

3.連絡先は、郵便番号、住所、名前、電話番号（携帯電話番号）など右寄せで記載します。

4.件名はセンタリングで記載します。わかりやすいように少し大きめの文字にしてもいいでしょう。

5.頭語、前文、用件、末文、結語の順に記載します。頭語は「拝啓」、結語は「敬具」でよいでしょう。本文にあたる用件は簡潔に書くようにしましょう。

6.同封書類は箇条書きで記載します。

添え状の例文

丁寧な印象を与える内定承諾書と添え状の送り方

一つひとつ細かい基本を押さえることで、相手に与える印象は違ってきます。丁寧な印象を与えるためのポイントを紹介します。

1.封筒

内定承諾書は重要書類なので、折り曲げたりしないようにA4サイズが入る封筒を用意しましょう。色は茶封筒ではなく白封筒がよいでしょう。

2.切手

料金不足で届かないことがないように、郵便局で重さを測ってもらってから送るとよいでしょう。

3.住所

住所は都道府県名から書きはじめ、ビル名や階数も省略せずに記載しましょう。

4.宛名

住所よりも大きな字で正式な企業名を書き、行を変えて少し下げたところから相手の所属部署を書きます。それからまた行を変えて、担当者名を書きます。

5.内定承諾書在中

左側に「内定承諾書在中」と朱書きし、四角で囲みます。

6.差出人

裏面の左下に差出人の郵便番号、住所、名前を記載します。

7.封入について

書類が揃ったら、まず添え状をいちばん上にして、次に内定承諾書、そしてその他の書類があればそれをいちばん下にしてクリアファイルにおさめます。封筒の表面と書類の表面が揃っているのを確認して封筒に入れます。

8.封をする

セロハンテープではなく、必ず糊づけで封をしましょう。封をしたら、「〆」を書くのを忘れずに。その際「×」と書かないよう注意してください。

まとめ

内定承諾書を内定先企業に送付する際は、添え状を付けるのがビジネスマナーであることを述べてきました。その添え状にも書き方の基本があり、送付する際の作法もあります。一つひとつ細かい部分に心を配ることで、相手に丁寧な印象を与えることができます。これから社会人になっても通用するマナーなので、今のうちにしっかり身に付けておきたいものですね。

（マイナビ学生の窓口編集部）

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