内定承諾書の添え状はどう書く? 基本の書き方と例文

2018/03/05

内定・内定辞退

内定承諾書の添え状はどう書く? 基本の書き方と例文

 内定承諾書とは書面で「その企業に入社する」と明記させる誓約書のことです。企業によっては、「入社承諾書」や「就職承諾書」、「内定誓約書」と呼ばれることもありますが内容は同じです。内定受諾書を企業に書類を送付する際に、添え状をつけるのは大切なビジネスマナーです。履歴書やエントリーシートを郵送で送ったことのある方は、すでに添え状(送付状)を作成したことがあるかもしれません。添え状は、郵便物やファックスなどを送るときに、その書類の内容をお知らせするものであり、送付者の住所・氏名、送り先、内容物の枚数などといった概要と時候の挨拶を添えた書類のことです。送付状、カバーレター、挨拶状など、他の呼ばれ方もありますが同じものを指します。今回は、内定承諾書を送付する際の送付状のマナーと書き方について例文つきでご紹介します。例文をチェックして人事から好印象をゲットしましょう

◆そもそも内定承諾書とは

内定承諾賞とは、内定を受けた就活生に、「その企業に入社する」と明記させる誓約書です。入社承諾書や、内定誓約書と呼ばれる場合もありますが、内容は同じです。内定承諾書に捺印することで、他の企業へ就職を防ぐといった企業側の意図があります。内定承諾書の提出と同時に、企業は確実に入社するという前提で受け入れの準備を始めます。この内定承諾書には法的な拘束力はありませんが、内定承諾書を提出した後に辞退をすることは、無礼で迷惑をかける行為だということは知っておくといいでしょう。

◆内定承諾書に添え状をつけるのはなぜ?

前述した通り、内定承諾書はその企業でこれから働くにあたり、重要な書類です。企業に書類を送付する際に、添え状をつけるのは大切なビジネスマナーです。書類の内容にミスがないことや、漏れがないことを防ぐ役割もあります。人事担当者へ与える印象も違ってきます。内定受諾書に添え状がつけられてないということは、社会人としてのマナーが身についていないと判断されてしまいます。必ずしっかりと内容を確認して、書類の一番上につけるよう心がけましょう。

◆内定承諾書の添え状に書くべき内容

内定承諾書の添え状に書かなくてはならない内容は以下のとおりです。 

□ 日付
□ 宛先名(企業・部署・担当者など)名
□ 差出人の情報(氏名、住所、大学・学部学科名・連絡先など)
□ タイトル (書類送付のお知らせ など)
□ 挨拶(拝啓、時候の挨拶、敬具)
□ 本文
□ 記
□ 送付書類の内容、部数
□ 以上 

書類を作成するときに、必ずつけなくてはいけない最後につける『以上』は忘れないようにしましょう。書類に『以上』の文字がはいっていないと、2ページ目があるのかな? と感じてしまうため、『以上』を入れるのは大切なマナーです。添え状を作成したら、誤字・脱字や紙の汚れがないかを確認し、問題がなければ郵送します。添え状の作成方法は手書きでもパソコンでもどちらもでかまいません。手書きだと丁寧な印象を与えられる、パソコンの場合は文書作成のスキルをアピールすることができるのがメリットです。

◆内定承諾書の添え状の書き方例文

まず、投函する日付を右寄せで記載、宛先は左寄せにし、敬称に間違いのないよう注意します。差出人の住所や氏名は右寄せで書きます。以下は例文です。

===========================

△△株式会社

人事部 ご担当者様

〒111-1111

東京都○区○○町○丁目

電話:080-0000-0000

E-mail:XXXXXXX@.jp 

書類送付のお知らせ 

拝啓 

○○の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。

つきましては、ご指示をいただいた下記の書類を送付致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

まだまだ判らない事ばかりで至らぬ点も多々ありますが、ご指導の程お願い申し上げます。

敬具

内定承諾書 1部
普通自動車免許証のコピー 1部

以上

=========================== 

■さらに印象UPが狙える! 内定承諾書と添え状の送り方は?

せっかく準備した内定承諾書と添え状も送り方のビジネスマナーがなっていないと企業側の印象が下がってしまうこともあります。送るときも以下ポイントに注意しましょう。

■封筒選び

ビジネスの書類は茶封筒ではなく白封筒で送ることが一般的です。正式な書類を送るときの封筒は茶封筒ではなく、白い封筒を選びましょう。サイズも書類に合わせて、A4サイズのものがベストです。書類より小さい封筒しかないからと、折りたたんで送ることはあまり好ましくありません。書類にあった封筒選びをするようにしましょう。

■書類の入れ方

作成した内定承諾書と添え状は原則折らずにクリアファイルに入れて送付しましょう。添え状が最も上にくるようにして、その後内定承諾書が来るように書類を重ねてからクリアフィルに入れるようにしましょう。

◆さいごに

内定承諾書につける添え状の書き方と例文を紹介しました。添え状の作成がしっかりとできたら、クリアファイルなどに入れて、封筒の宛名書きも丁寧に書き入れたいですね。内定受諾書は内定を決める誓約書であり、その企業に入社することを意思表示するとても大切な書類です。書類を受け取る側の人にとっては、封筒や書類一つで相手の印象が変わるということを忘れない様にしておきたいですね。これから仕事をしていく上でも大切なビジネスマナーなのでしっかり覚えておきましょう。

▼内定承諾書に関するお悩みはこちらも!
内定承諾書を提出しましたが、就職活動を続けてもいいの? https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/9097

文・学生の窓口編集部

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