内定承諾書返送時の添え状の書き方とマナー【例文あり】

2022/10/14

内定・内定辞退

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内定先企業から内定通知とともに送られてくる「内定承諾書」。入社を決めた企業なら、内定承諾書の内容を確認して返送する必要があります。ここでは、内定承諾書とはどんな書類かを押さえた上で、返送時のマナーとなる添え状の書き方について、例文を交えながら解説します。

内定承諾書とはどんな書類?

通常、内定を得ると、内定の旨を知らせる「内定通知書」あるいは「採用通知書」が企業から送られてきます。だいたい、この通知書には内定承諾書(企業によって「入社承諾書」や「内定誓約書」など)が同封されているのが一般的です。

内定承諾書は、内定を得た学生が企業に対して、内定を承諾し、入社することを誓約する書類です。入社の意思が固まっているのであれば、署名捺印をして企業に提出する必要があります。

企業側からすると、学生が複数の企業に並行して就活を行っていることもあり、内定通知を出したからといって自社に入社してくれるかどうか分かりません。そこで、内定承諾書を取り付けることによって、学生の入社に対する意思確認をしているのです。

まずは内定承諾書の内容を確認!

内定承諾書には、まず主旨となる「私(内定者)は、○月○日付で貴社へ入社することを承諾します」といった文言が入っているのが一般的。そのほかには、以下のような内定取り消し条件も記載されています。

・内定者が大学を卒業できなかった場合
・内定者が傷病で働くことができなくなった場合
・内定者が反社会的行為を犯した場合
・企業の業績悪化により整理解雇が必要な場合

上記のような内定取り消し条件もよく確認し、「異議申し立てをしません」と承諾するなら、署名捺印をし、企業に提出します。その際、本人の署名と保証人の署名が必要になることがあります。あらかじめ両親など親族の方に伝えておくといいでしょう。

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返送する際は添え状を付けるのがマナー

内定承諾書は、入社する意思が固まり次第、速やかに返送するようにしましょう。内定承諾書を返送する際は、添え状(送付状)を付けて送るのがマナーです。内定承諾書だけでなく、大事な書類を送る時に添え状を付けるのはビジネスマナーの基本。この機会に覚えておきましょう。

「内定承諾書さえ送れば、添え状はいらないのでは…?」
確かに、内定承諾書が送付されていれば、添え状がなくても手続き上は問題ありません。ですが、ビジネスシーンにおいて添え状は大切な役割を果たしています。

●添え状の役割

・挨拶・コミュニケーション
・送付書類の表紙となり、概要を簡潔に伝える
・「いつ、何を送ったか」の記録となる


内定承諾書においても、それだけがペラっと入っているより添え状が付いている方が印象UP。これからお世話になる企業へ挨拶したり、内定をいただいたことに対する感謝を伝えたりできるため、是非添え状を付けるようにしましょう。

内定承諾書に付ける添え状の書き方

では具体的な添え状の書き方をレッスンしていきましょう。最近はパソコンでの作成が増えているようですが、もちろん手書きでもOK。まずパソコンでの作成方法から解説し、後ほど手書きでの例文もお見せします。

パソコンの場合は、A4横書きで作成するのが一般的。記載項目は上から順に次のとおりです。

1.日付
2.宛名(企業名・部署名・担当者名)
3.自分の名前と連絡先(学校名・氏名・住所など)
4.件名
5.本文(挨拶や用件など)
6.同封書類(箇条書きにて)

これらの項目について、書き方のポイントを順番に解説します。

●1.日付
日付は記載日ではなく、提出日を記載します。郵送の場合はポスト投函日、持参する場合は持参日です。位置は右上に書きましょう。

●2.宛先
宛先は、企業の正式名称、担当者の所属部署と肩書を書きます。企業名は「(株)」など略さずに「株式会社○○」と書くようにしましょう。担当者がわからない場合は「ご担当者様」あるいは担当者の所属部署に続いて「御中」と記載します。位置は左上。

●3.自分の名前と連絡先
郵便番号・住所・名前・電話番号(携帯電話番号)などを右寄せで記載します。大学・学部を併記する形でも良いですが、その場合も昼間連絡のつきやすい携帯電話を記載しておくとベター。

●4.件名
件名はセンタリングで中央に記載します。わかりやすいように少し大きめの文字にしてもよいでしょう。

●5.本文
頭語、前文、用件、末文、結語の順に記載します。頭語は「拝啓」、結語は「敬具」でよいでしょう。本文にあたる用件は簡潔に書くようにしましょう。

●6.同封書類
「記」「以上」の中に同封書類を箇条書きで記載します。

では実際の例文で見てみましょう!

添え状の例文【横書き】

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