思わず返信したくなる!? ビジネスメール返信率UPのコツ

2011/05/12

電話・メール

思わず返信したくなる!?  ビジネスメール返信率UPのコツ

待てど暮らせど返ってこない、取引先からのメール。明日の訪問時間についての確認依頼なのに……、忘れられているのかな? いやいやもうちょっと待ってみよう……なんて、ビジネスメールの返信待ちでやきもきした経験はありませんか。



「なんで返信してくれないんだ!」と焦る気持ちも分かるけど、もしかするとあなたが送ったメールに改善すべき点が隠れているのかも。そこで今回は、素早いレスポンスがもらえる“ビジネスメールのコツ”についてポイントをご紹介します。



【1.件名(タイトル)で重要度を伝えよう!】

○ 【要返信】お見積書確認の件

× お世話になります。●●です



会社で一日に受け取るメールは相当な数。百通、二百通と届くメールの中に、埋もれないようにするためには“件名への一工夫”が有効です。「お世話になります」等のよくある定型挨拶文では、「あとで読めばいいや」とスルーされがち。メール内容を端的に伝える件名を付けることが大切です。



また、タイトルの頭に【要返信】【至急】【重要】などを付けておくと、受け取った相手も「すぐに読まなくては」と思ってもらえます。【至急】などは濫用すると迷惑なので、本当に必要なときだけ使うようにしましょう。





【2.要件は分かりやすく、簡潔に伝えよう!】

忙しいときに長文のメールが送られてきたら、思わず「後でじっくり読もう」ってなりますよね。だからこそ、メールは簡潔に。タイトルと同様にどんな要件でメールを送ったのか、伝えたいことは最初の方に書いてみましょう。読んでもらえる率が上がれば、おのずと返信率もUPするハズです。





【3.返信期限を決めよう!】

返信を忘れられてしまうのは「返信はいつでもいい」と思われてしまうから。そこで、期限のない要件でも自分の仕事スケジュールと照らし合わせて、いつまでに返信してほしいのか考え、返信の期限を区切ってみてはどうでしょう。



ただし、2週間後など長めの期限にすると「まだいいや」と余裕を感じさせてしまい、逆効果。3日以内など、相手にとって失礼でない程度に短めの期限が有効なようです。





【4.“脅迫メール”にならないように】

「『なるべく早く返信してください』と脅迫しているようなメールは、相手に不快感を与えるもの。顔が見えないメールでのやり取りでは、言葉選びも気をつけたいですね。「お忙しいところ恐縮ですが」、「お手数ですが」といったひとことをに添えると、文章全体が柔らかな印象になります。



メールは読む時間を選ばないとはいえ、忙しくてゆっくりとメールを書けないときもあります。相手の立場になり「ご返事を心からお待ちしております」など、心のこもったメッセージを添えるのも、書き手の気持ちが伝わりそうですね。ちょっとしたポイントに気をつけて、気持ちのよいメールコミュニケーションを目指しましょう!



文●ゴヘイ (エフスタイル)

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