内定・合否結果通知の電話の受け答え方と対応方法

内定・合否結果通知の電話の受け答え方と対応方法

2019/05/16

就活の基礎知識

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就活では、内定の通知を電話で行う会社もあります。その場合、内定の承諾・保留・辞退といった自分の意思をどのように伝えればよいのでしょうか。今回は、電話での応対方法についてご説明していきます。

内定・合否結果通知の電話の受け答え方と対応方法

内定結果の通知は電話が多い?

採用試験を受けて合格となった場合、電話で事前確認が行われることが多いようです。不合格の場合は、メールでの連絡となるパターンが多く、電話で告げられることほとんどありません。

その際は、内定が決まったということだけでなく、今後のスケジュールも合わせて伝えられるケースがほとんどです。電話をいただいた際は、以下のことに気をつけましょう。

・はっきりと話し、明るく対応する
・メモの用意をしておく
・スケジュールなどの重要事項は復唱する

まずは、明るく元気に対応しましょう。そうすることで、前向きな印象を担当者に与えることができます。内定が決まってうれしいとはいえ、早口にならないよう、相手のペースに合わせて会話をする意識も必要です。

また、内定を承諾する場合は、今後のスケジュールを管理する必要があります。書類の提出期限や返答期限などはきちんとメモをとり、復唱するようにしましょう。

状況ごとの対応方法を紹介

内定通知の電話がかかってきた場合、返事の内容によって、それぞれ対応が異なります。

内定を承諾する場合

内定を承諾する場合、その旨を企業側に伝えましょう。

会話のポイントは以下になります。

・お礼を述べる
・内定承諾の旨と入社意志を伝える
・今後の流れについて確認する

【応対例】

「ありがとうございます。ぜひ、御社に入社したいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。」

「ありがとうございます。御社の一員となることができて非常にうれしく思っています。」

入社に向けた前向きな気持ちを正直に伝えるといいでしょう。

内定を保留したい場合

内定を保留したい場合は、その旨を企業側にはっきりと伝えましょう。また、その際には返答期限を提示しておくことで、企業側に迷惑をかけることを防げます。

会話のポイントは以下になります。

・お礼を述べる
・検討して返答したい旨を伝える
・期限を提示する

【応対例】

「ありがとうございます。すぐにでもお返事したいのですが、結果待ちの企業が他に2社ございまして、結果が出てから判断させていただきたいと思っております。その上で、〇月〇日まで返事をお待ちいただけないでしょうか?」

「ありがとうございます。すぐにでもお返事したいのですが、家族との相談も行った上で最終的な判断をしたいと考えています。大変申し訳ございませんが、来週の水曜日までお待ちいただくことは可能でしょうか?」

内定を保留する場合は誠意をもって伝えましょう。他社での選考の機会を失わないためにも、はっきりとした意思と返答期限を企業側に伝えます。

内定を辞退する場合

内定通知が出ても、場合によっては辞退する必要があります。その際は、最初の電話で断るのではなく、一度保留して検討した後に、内定辞退を申し入れるのが一般的です。保留後はできるだけ速やかに、内定を辞退したい旨を申し入れましょう。

会話の流れのポイントは以下のようになります。

・お礼を述べる
・辞退の理由とお詫びを伝える

【応対例】

「先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は、大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話致しました。理由としては、地元で勤務できるといった条件に魅力を感じ、他社への入社を決意したためです。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、多大なご迷惑をおかけし申し訳ありません。」

「先日はご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたく、お電話致しました。検討を重ねた結果、他社への入社を決意したためです。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、お応えすることができず申し訳ございません。」

内定の辞退するときも、誠意をもって伝えます。自分の都合だけでなく、相手の立場をきちんと考えた対応が必要です。

まとめ

内定通知を受けた場合の電話対応について、ケースごとに紹介してきました。内定を承諾したい場合と、保留・辞退したい場合では、基本的な姿勢が異なることに注意が必要です。また、返答を保留する際には、はっきりとした期限を設けることが重要となってきます。これらの注意点に気を付けながら、企業からの連絡に対応しましょう。

(学生の窓口編集部)

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