【まとめ】Excelのフィルターの設定に関する基本操作、エラー対処法を解説

2020/02/05

ITスキル

Excelのフィルター機能は、無数にあるデータの中から、規則性をもってデータを並べ替えたり、該当のものだけを抽出したりして、データを見やすく加工するのに便利です。今回は、そんなフィルター機能の基本的な使い方から、ちょっとしたエラーの対処法、フィルター機能の応用方法について紹介していきます。

<目次・お困りごとの解決策>

1.フィルターの設定方法について
2.フィルターがかからない場合の対処法
3.フィルターでさまざまな数値を求める方法
4.特殊な条件をつけてフィルターをかける方法

▼<上記に解決策がないときは・・・>
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フィルターの設定方法について

フィルターの基本の使い方は次のとおりです。

(1)フィルターをかけたいデータセル(A1:C9)を選択し、ツールバー[データ]-[フィルター]を選択します。

Excel フィルター

(2)一番上の行に「▼」が表示され、フィルター機能が設定されました。

Excel フィルター

この内容をさらに詳しく読む
Excelのフィルター機能の基本的な使い方を解説

フィルターがかからない場合の対処法

原因ごとに細かく解説していきます。

(1)フィルターがうまくかからないときは、範囲が正しく指定されていない場合があります。 (正しい範囲は、A1:C9なのに指定されているのは、F1です。)

Excel フィルター

対処法としては、正しくセルを選択した状態で、フィルターを選択することです。

Excel フィルター

(2)表の途中の行までしかフィルターがかからない場合、空白が含まれている場合があります。

空白が含まれていると、本来フィルターをかけたい範囲までかからない場合があります。

Excel フィルター

例えば、図の在庫が「×」の商品を表示するようにフィルターをかけても、「No.10のもも(A11:C11)」が表示されてしまっています。

Excel フィルター

正しく範囲指定をしていれば、空白行の有無に関係なくフィルターをかけることができます。

Excel フィルター

先ほどと同じように、在庫が「×」の商品を表示するようにフィルターをかけると、「No.10のもも」が表示されなくなりました。

Excel フィルター

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Excelのフィルター機能がうまく作動しない場合の対処法について解説

フィルターでさまざまな数値を求める方法

フィルターをかけたデータの集計には、通常のSUM関数ではなくフィルターと連動する「SUBTOTAL関数」を利用するのが便利です。

SUBTOTAL関数は、指定した範囲内、集計方法でさまざまな数値をもとめることができます。 集計方法は数字で指定し、該当する集計方法で表現されます。 SUBTOTAL関数のよく利用される集計方法は、次の表の通りです。

Excel フィルター SUBTOTAL関数

=SUBTOTAL(集計方法,集計範囲,…)

という形で指定します。

フィルターが集計したい対象範囲が指定されていれば、指定した集計方法に更新されるため、フィルターをかけた状態で、指定した数値の合計や平均などを求めることができます。

ここでは、フィルターをかけた数値を合計する手順を解説します。

(1)集計結果の合計を表示したいセル(C11)を選択し、数式バー「関数の挿入」から「SUBTOTAL」を検索し、OKをクリッックします。

Excel フィルター SUBTOTAL関数

(2)集計方法に「9(=合計)」を入力し、参照1に合計したいデータの範囲(E2:E9)を選択し、OKをクリックします。

Excel フィルター SUBTOTAL関数

(3)合計値(1050)が表示されました。

Excel フィルター SUBTOTAL関数

(4)フィルターをかける(仕入れ個数100未満をクリア)と、絞り込まれた数値のみが合計されています。

Excel フィルター SUBTOTAL関数

この内容をもっと掘り下げて知る
Excelでフィルターをかけた数値の合計や平均を求める方法を解説

特殊な条件をつけてフィルターをかける方法

フィルター機能を使ってデータを抽出する際、セルの背景色や文字列の色でデータを抽出することが可能です。セルの背景色や文字列の色でデータを抽出する手順は次の通りです。今回は、次のようなデータの表を利用します。

Excel フィルター 色フィルター

(1)氏名の右にある「▼」をクリックし、「色フィルター」から抽出したい色の種類を選択します。

Excel フィルター 色フィルター

(2)選択した色に該当するセルのみが抽出されました。

Excel フィルター 色フィルター

「セルの色でフィルター」がセルの背景色、「フォントの色でフィルター」が文字列の色で抽出することを表します。

Excel フィルター 色フィルター

そのほかにも、さまざまな条件で並べ替え(ソート)をする方法、偶数/奇数でのフィルターや最大値・最小値を抽出する方法、重複データや複数条件でのフィルター方法などがあります。

Excelのフィルターで並び替え(ソート)の方法を解説

Excelで偶数/奇数など、条件をつけてフィルターをかける方法を解説

Excelで複数条件をつけてフィルターをかける方法などを解説

まとめ

フィルター機能は、データを絞り込んだり、並べ替えたりする際に利用する機能です。Excel機能のなかでも利用頻度が高い機能です。ぜひ覚えてほしい機能の一つと言えます。
フィルター機能を使いこなすことができれば、仕事の効率を上げることができ、見やすく使いやすい資料を作成できます。フィルター機能を使いこなし、スキルアップを図りましょう。

(学生の窓口編集部)

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