打ち間違い防止にセル内の値を限定！ クリックだけで入力できるExcelのドロップダウンを解説

＜目次・お困りごとの解決策＞

1．ドロップダウンリストの作成方法
2．入力済みデータからドロップダウンを作成する
3．ドロップダウンリストの項目を追加する

▼＜上記に解決策がないときは・・・＞
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ドロップダウンリストの作成方法

セルに特定の値だけを入力させたい場合や、クリックだけで簡単に入力できるようにするのに、Excelの「データの入力規則」機能を使って、"ドロップダウンリスト"を作成すると便利です。ドロップダウンリストが設定されているセルには、小さな逆三角形が表示されているので、見たことがある人も多いのではないでしょうか。

ドロップダウンリストの作成方法は次のとおりです。

（1）ドロップダウンリストを設定するセルを選択し、ツールバーの[データ]タブから[データツール]の「データの入力規則」をクリックします。

（2）「設定」の入力値の種類から「リスト」を選択し、元の値にドロップダウンリストに表示したい項目を「,（カンマ）」区切り、直接入力（男性,女性）し、OKをクリッックします。

（3）ドロップダウンが設定されました。

セルをコピー＆ペーストすることで、ドロップダウンリストのセルを増やすことができます（D3:D9）。

ドロップダウンリストに設定した項目以外の値を入力しようとすると、エラーが出て入力することができません。

入力済みデータからドロップダウンを作成する

ドロップダウンリストに表示する項目は、直接入力以外にも範囲指定することが可能です。
範囲を指定する手順は次の通りとなります。

（1）ドロップダウンリストの項目を、別のセル（F2F3）に用意します。

（2）データの入力規則設定から、元の値にセルの範囲（F2:F3）を入力します。

（3）直接入力したときと同様にドロップダウンが設定されました。

ドロップダウンに表示する項目を範囲指定していると、項目に表示するセルの値を変更することで、ドロップダウンリストの項目に反映されます。

ドロップダウンリストの項目を追加する

リストの項目を追加する場合は、次の手順で追加できます。

（1）ドロップダウンを設定したセル（D2）を選択し、ツールバーの[データ]タブから「データの入力規則」をクリックします。

（2）元の値に「,（カンマ）」区切りで項目（無回答）を追加し、OKボタンをクリックします。

（3）ドロップダウンリストに項目が追加されました。

同様に、ドロップダウンリストに表示する項目を範囲指定している場合は、範囲を拡大することで対応できます。

範囲指定の場合、ドロップダウンリストに表示する項目を柔軟に対応することができます。そのため、値を直接入力するよりも、ドロップダウンリストの項目を別セルに用意し、範囲指定することをおすすめします。

まとめ

ドロップダウンリストを使えば入力時にリストから選択するだけなのでデータの入力がとても簡単になりますし、入力ミスも減らすことができます。結果、集計時に役立つことにもなります。また、別のセルに項目を用意することで、範囲指定して設定することもでき、リストの確認も容易にできます。ぜひ活用してみてください。

（学生の窓口編集部）