表の整理はこんなに簡単！ Excelデータの並び替えはフィルター機能を使ってみよう

＜目次・お困りごとの解決策＞

1．アイウエオ順にフィルターで並べ替える方法
2．セルや文字の色でデータを抽出する方法
3．条件をつけてデータをソートする方法

▼＜上記に解決策がないときは・・・＞
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アイウエオ順にフィルターで並べ替える方法

まずは、人名などのデータをアイウエオ順（五十音順）に並べ替える場合の手順を解説します。
たとえば下図、「氏名」列のデータをアイウエオ順に並べ替える方法は、次の通りです。

そもそも「フィルター」を設定する方法から知りたい！ という人はこちらの記事を参考にしてください。

▼Excelのフィルター機能の便利な使い方【基礎編】
https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/55824

（1）氏名の右にある「▼」をクリックし、「昇順」をクリックします。

（2）氏名の列のデータが、アイウエオ順に並べ替えられました。

並べ替えた列では、「▼↑」（昇順）や「▼↓」（降順）と表示がされます。

昇順と降順について

昇順とは「値が小さい順に並べること」、反対に降順は「値が大きい順に並べること」を表します。
数字はそのままなのでわかりやすいですが、文字列や日付はどうなるでしょうか。文字列は昇順がアイウエオ順（五十音順）となり、降順はその反対です。日付は昇順が古い日付から並べられ、降順は新しい日付から並べ替えられます。

数字、文字列、日付で、それぞれ昇順と降順の並びの違いを表にまとめました。

小さい順、アイウエオ順、古い順が昇順であり、大きい順、アイウエオ順の反対、新しい順が降順となります。また、並べ替えのことを「ソート」と呼ぶことも併せて覚えておきましょう。

セルや文字の色でデータを抽出する方法

フィルター機能を使ってデータを抽出する際、セルの背景色や文字列の色でデータを抽出することが可能です。セルの背景色や文字列の色でデータを抽出する手順は次の通りです。今回は、次のようなデータの表を利用します。

（1）氏名の右にある「▼」をクリックし、「色フィルター」から抽出したい色の種類を選択します。

（2）選択した色に該当するセルのみが抽出されました。

「セルの色でフィルター」がセルの背景色、「フォントの色でフィルター」が文字列の色で抽出することを表します。

条件をつけてデータをソートする方法

ソート対象の列に空白が含まれているときには、最下行にまとめられます。例として、登録日が空白のデータを用意してみました。

このとき、登録日の「昇順」で並べ替えたてみると、空白行は下図のように最下行にまとめられました。

また、登録日の「降順」で並べ替えても、空白行は下部に残ったまま、それ以外の項目で並べ替えられます。

もし、空白行を表示しないようにしたいときには、登録日の「▼」をクリックし、「（空白セル）」のチェックを外してOKボタンをクリックします。

こうすることで下図のように、空白行を除いたデータで並べ替えた結果を表示できるようになります。

また、複数の条件による並べ替えもできます。たとえば、「登録日の昇順かつ年齢の降順」で並べ替える場合は、次の手順となります。

（1）[データ]タブ＞[並べ替え]をクリックします。

（2）[並べ替え]画面で、最優先されるキーに「登録日」、順序を「古い順（昇順）」と選択し、「レベルの追加」ボタンをクリックします。

（3）次に優先されるキーに「年齢（歳）」、順序を「大きい順（降順）」と選択し、OKボタンをクリックします。

（4）「登録日の昇順かつ年齢の降順」で並べ替えられたデータが表示されました。

まとめ

Excelのフィルターを使って並べ替えてみると、必要なデータをまとめて見ることができたり、データを一目で確認することができます。また、ソートした資料のほうが、他の人が見ても使いやすいですよね。昇順や降順の考え方を身につけ、さまざまな条件で並べ替えることができれば、あなたのExcelのスキルもアップしますので、ぜひ使ってみてください。

（学生の窓口編集部）