Excelのフィルター機能を便利に活用！ 抽出したデータの削除・ナンバリングする方法を解説

Excelには、 数あるデータの中から特定のデータを取り出す「フィルター機能（オートフィルター）」がついています。

少ないデータであれば問題ありませんが、膨大なデータの中で特定の条件のみのデータを目で見つけ出すのは、大変ですよね。

そこでこの記事では、 「フィルター機能」を使い、効率よくデータを抽出する方法を説明しています。

「フィルター」機能を利用すれば、データを抽出することも特定のデータのみを削除することも楽になります。

この機会に覚えておきましょう。

＜目次・お困りごとの解決策＞

1．抽出したデータを削除する
2．抽出したデータに連番を振る

▼＜上記に解決策がないときは・・・＞
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フィルター機能の使い方

フィルター機能は、入力されたデータの中から特定条件だけを抽出したいときに使うと、非常に便利です。

たとえば以下の表があると仮定し、基本的な「フィルターの追加」「フィルターの解除」「フィルターによる抽出」の3つの使い方について説明します。

フィルターを追加する

フィルター機能を追加するには、以下の操作を行います。

1. 1.フィルターをかけたい表のデータが入っているセルを一つ選ぶ
2. 2.「データ」タブを開く
3. 3.フィルターをクリックする

1.フィルターをかけたい表のデータが入っているセルを一つ選ぶ

今回は「A2」を選びます。

2.「データ」タブを開く

セルを選んだ状態で、Excel画面上部にある「データ」タブを開いてください。

3.フィルターをクリックする

データタブ内にある 「並べ替えとフィルター」グループの、「フィルター」をクリックします。

表の1行目が「見出し」や「タイトル」としてみなされ、各列の1行目に「▽」マークがあらわれたら、フィルター機能がついています。

フィルターの解除

フィルターの解除は簡単です。

「データ」タブ内にある「フィルター」をもう一度クリックすれば、解除されます。

フィルターによる抽出

たとえば「区間0」だけを見たいとき、以下の方法でフィルター機能を利用すれば、「区間0」の行だけを可視化させることができます。

1. 1.「区間0」の「▽」をクリックする
2. 2.「0」にのみチェックをいれる

1.「区間0」の「▽」をクリックする

画像のとおり、「▽」をクリックしてください。

2.「0」にのみチェックをいれる

フィルターの詳細設定が開かれます。

下部には「区分」の列にあるデータすべてが表示されているため、 表示したいデータのみにチェックをいれましょう。

今回は「区分0」だけをみたいので、「0」にチェックをいれます。

チェックをいれた後は、「OK」をクリックしてください。

以下のとおり、「区分0」の行だけが表示されました。

データを抽出して削除する

たとえば、「区分1」のデータだけを削除したい場合、普通に削除すると間違えて違う行を削除してしまったり、残っているのに消し忘れてしまう恐れがあります。

少ないデータならすぐに見つかりますが、膨大なデータを管理している場合、一つ一つみていくのは難しいでしょう。

そこで、Excelの フィルター機能を利用して、抽出したデータのみを削除すると、そのようなミスが起きません。

今回は次の表から「区分1」のデータを抽出し削除してみましょう。

手順は次の通りです。

1. 1.削除したいデータを抽出
2. 2.行全体を選択
3. 3.「行の削除」をクリック
4. 4.フィルタを外す
5. 5.区分1のデータのみが削除される

（1）削除したいデータ（区分1）を抽出

「フィルター機能の使い方」の「フィルターによる抽出」と同様の操作を行ってください。

今回は、「1」と書かれている箇所だけにチェックをいれ、OKを押します。

（2）行全体を選択

抽出した結果、「区分1」になっている5行目と9行目のみが表示されます。

今回はこれらの行を削除したいため、 左の5、9と書かれてあるところをドラッグして選択しましょう。

（3）「行の削除」をクリック

行全体を選択したら、 選択された行の上で右クリックをし、「行の削除」を選択してください。

（4）フィルターを外す

削除を行ったあとは、フィルターを外します。

データタブ内にある「並び替えとフィルター」の「クリア」とクリックしましょう。

フィルターが外されます。

（5）区分1のデータのみが削除される

このように、抽出した「区分1」のみが削除される結果になりました。

抽出条件を変えて抽出以外のデータを削除する

先とは反対に、 フィルターで抽出したデータ以外を削除したい場合は、抽出条件を反対にすることで対応します。

たとえば、「区分1のデータを抽出」「抽出された行以外を削除」ということは、「区分1以外のデータを削除」することを意味します。

つまり、「区分1以外のデータ（区分0・2）を抽出し、抽出された行を削除」することで、対応できます。

データの種類が多く、選択が面倒な場合は数値フィルターから選択し、それ以外を削除する方法をとったほうが効率的です。

方法は以下の通りです。

1. 1.フィルター内から「指定の値に等しくない」を選択
2. 2.オートフィルターオプションで選択
3. 3.行の削除をおこなう
4. 4.フィルターを解除する

（1）フィルター内から「指定の値に等しくない」を選択

今回は区分の列内が数値なので「数値フィルター」を選択します。

数値ではなく文字が入力されていた場合は「テキストフィルター」を選択してください。

（2）オートフィルターオプションで選択

オートフィルターオプションという画面が開かれます。

抽出条件の指定内に「1」と入力し、OKをクリックしましょう。

（3）行の削除をおこなう

抽出されたデータは、「区分1以外のデータ」なので、全ての行を選択し、行の削除をおこなってください。

（4）フィルターを解除する

フィルターを解除すると、画像のように「区分1」のデータのみが表示されます。

データの種類によって条件の指定方法は異なりますが、 基本的には「抽出したデータを削除」という流れになります。

「絶対にこのデータだけは削除したくない」場合は、数値フィルターで守りたいデータとは逆の条件（指定の値に等しくない）を指定し、削除するデータを抽出します。

この方法を覚えておくだけで、間違って削除してしまうこともなくなるので、効率的に削除ができます。

抽出したデータに連番を振る

Excelのフィル機能を利用することで、抽出したデータに連番を振ることができます。

データを抽出してから連番を振る具体的な手順は、次の通りです。

1. 1.データを抽出
2. 2.抽出したデータの先頭に「1」を入力
3. 3.連番を入力したいセルの範囲を選択し、「Alt+;（セミコロン）」を入力
4. 4.フィルターをクリア
5. 5.「連続データの作成」を選択
6. 6.OKボタンをクリック
7. 7.指定範囲内に連番が振られる

フィルターをかけているとき、フィルハンドルを利用しての連続データを作成することはできません。

そのため、以下のようにおこないましょう。

（1）データを抽出

データを抽出します。

抽出の方法は上記で説明した通りフィルターを活用しましょう。

今回は「区分0」のみを抽出します。

（2）抽出したデータの先頭に「1」を入力

抽出後、先頭にあるセル（今回はE2）に、1を入力します。

（3）連番を入力したいセルの範囲を選択し、「Alt+;（セミコロン）」を入力

連番を入力したいセルを選択し、以下の通り「Altキー+;キー」を押します。

こうすることで、 今表示されているセルのみを選択することができるようになります。

ショートカットキーを利用せずに、可視セルを選択する方法は以下のとおりです。

特に Macユーザーの方は「Altキー」がないため、以下の方法を活用してください。

1.ホームタブをクリック

2.「編集」グループ内の「検索と選択」を選ぶ

画像内とは違う表示の仕方の場合でも、虫眼鏡のアイコンは同じです。

このアイコンを選んでください。

3.「条件を選択してジャンプ」をクリック

4.「可視セル」を選択して、「OK」

上記の方法で、ショートカットキーを使わなくても可視セルを選択できるようになります。

（4）フィルターをクリア

このとき、 範囲選択されたセルの見た目がずれることがありますが、そのまま進めてください。

（5）「連続データの作成」を選択

「ホーム」タブ内の「編集」グループ内にある、「フィル」を選択します。

「フィル」内に、「連続データの作成」が入っているため、クリックしましょう。

（6）OKボタンをクリック

「連続データ」の小窓が開かれます。

「範囲」は「列」、「種類」は「加算」を選択し「OK」をクリックしてください。

（7）指定範囲内に連番が振られる

「区分0」とかかれたセルの範囲のみ、連番がふられます。

フィルターをかけた状態で連番を振りたいときは、このように行いましょう。

まとめ

データの量が多くなるほど、資料としては見づらくなります。

Excelのフィルター機能で抽出し、不要なデータを削除できれば見やすくもなり便利でしょう。

今回はデータを整理する際のフィルター機能で抽出したデータを削除する方法と、あわせて連番を振る方法も解説しました。

ぜひ活用してください。

（マイナビ学生の窓口編集部）

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