PDF化したデータをメールで送るには？　サイズの圧縮方法やメール添付の手順を解説

Excelで作ったPDFファイルをメールで送付する際にはどんなことに注意すればいいのでしょうか？

知っておくと便利なファイルの圧縮方法やメールへの添付の仕方について解説します。

ファイルサイズが大きすぎるとメールで送れない

メールには添付できるファイルの上限が設定されています。上限は、メールプロバイダによって異なりますが、およそ25MB程度までが限度であるとされています。

これ以上大きいファイルを直接メールに添付すると、メールサーバーで弾かれてしまう可能性があります。

また、ビジネスメールのマナーとして、添付ファイルのデータ量は2MBを超えないように抑えるのが望ましいとされています。

ExcelファイルをPDF化のする際の圧縮方法

出力はせず、オンラインで確認してもらうだけであれば、以下の方法で圧縮できます。

（1）「ファイル」→「エクスポート」→「PDFの作成」を選択。

（2）「縮小サイズ」を選択します。これでファイルサイズが圧縮されます。

すでに作成しているPDFファイルの圧縮方法

すでに作成しているPDFファイルをメールに添付するには、２通りの方法があります。

（1）PDFファイル自体を圧縮する

フリーソフトを使ってPDFファイルを圧縮する方法があります。

・IlovePDF https://www.ilovepdf.com/ja/co...
・Smallpdf https://smallpdf.com/jp/compre...

どちらもドラッグ&ドロップするだけで、PDFファイルを簡単に圧縮できるオンラインサービスです。

（2）オンラインストレージサービスを使う

PDFファイルを圧縮せず、ストレージサービスを使うことで、先方に届けることもできます。

・ギガファイル便 https://gigafile.nu/
・データ便 https://www.datadeliver.net

こちらはオンライン上にPDFファイルをアップロードし、取得したURLを先方に知らせることでファイルを共有できるサービスです。また、機密保持のためにパスワードは設定することをおすすめします。

メールへの添付方法

メールにPDFファイルを添付する方法をご紹介します。

（1）メール画面を開き、「挿入」→「ファイル」を選択。

（2）ダイアログが開くので、添付したいPDFファイルを選択。「開く」ボタンを押します。

これでメールにPDFファイルを添付できます。

まとめ

メールにPDFファイルを添付するとき、データー量を考えずにファイルを送って、相手のメールサーバーをダウンさせてしまったり、上手く届かなかったりとトラブルになる可能性もあります。

マナーに気をつけ、仕事のさまざまな場面で活かせるようにしましょう。

（学生の窓口編集部）