謝罪文の書き方とマナー 相手に誠意が伝わる文章とは?例文つき】

2018/07/24

対人マナー

謝罪文とは、過ちを犯したときや誰かに迷惑をかけたときに、相手に謝罪を伝える書状のことを言います。もし取引相手に迷惑をかけてしまった場合、やはり直接会って謝罪することが重要です。ただ、相手と会うにも時間の調整が必要ですし、謝罪までに時間が空いてしまうとかえって失礼になるため直接会えないのであればメール、また手紙で謝罪文を送るようにしましょう。
順序としては、取り急ぎ電話で謝罪をして、次にメールか手紙で謝罪文を送るというのが理想とされています。「どれか1つだけでいいじゃないか」と思うかもしれませんが、電話は素早く誠意を伝えることができますが記録に残りません。一方のメールや手紙は、文章という形で謝罪ができますが、文字だけだと堅い印象があるため、誠意が伝わりにくいことがあります。

メールで謝罪文を送る場合の文章はどうすればいい?

電話だと、ある程度話し言葉で誠意を伝えられるので、「人と話すのが苦手」という場合を除けばそこまで難しいことはないでしょう。しかし、メールや手紙は文章に謝罪文をしたためないといけないため、どのように書けばいいのかわからないという人もいます。そこで、謝罪文でよく使われるフレーズと例を以下にまとめてみました。

謝罪文でよく使われるフレーズ

謝罪文でよく使われるフレーズを紹介します。同じ意味でも表現が違う言葉を覚えておくと、相手や状況に応じて適切な表現を使うことができます。

・申し訳ありませんでした。
・すみませんでした。
・多大なご迷惑をおかけして、心から申し訳なく存じます。
・失礼いたしました。
・謝罪いたします。
・陳謝いたします。

これらのフレーズをふまえて実際に使える謝罪文の例を紹介します。まずは「メールで謝罪文を送る場合」の例からです。

謝罪文の例:メールで送る場合

件名:○○のお詫(わ)び

本文
▲▲株式会社
×× 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社■■の○○です。

○月○日にご依頼いただいておりました資料につきまして
発送が遅くなり誠に申し訳ございませんでした。
私の不手際により××様に多大なご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申し上げます。

資料は本日郵送にてお送りしており、○月○日に到着する予定でございます。

今後このようなことがないよう、十分に留意いたしますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。


メールで謝罪文を送る場合は、必ず「どの件のお詫びのメールなのか」がわかるような件名にしましょう。何について謝っているのか分からないような件名はNGです。また、本文は「謝罪」「状況」「反省」といった流れにするのが一般的です。謝罪の部分は、何に対して謝っているのかわかるようにしましょう。上の例文では、資料の発送が予定よりも遅れて迷惑をかけたことに対して謝罪をしています。次に「状況」ですが、例えばサービスの停止や商品の誤配送など、トラブル後の状況を伝えないといけない場合に盛り込むものです。例文では、すでに発送していることを伝えています。

次は謝罪文を手紙(詫び状)の形で送る場合の例です。以下に、先ほどの「資料送付遅れ」の件についての手紙の例文をまとめてみました。

謝罪文の例:手紙で送る場合

平成○年○月○日

▲▲株式会社
×× 様

株式会社■■
(会社住所)
(会社電話番号)
▲▲ ▲▲▲(氏名)

謹啓
このたびは、資料の発送が遅れたことにより多大なるご迷惑をおかけしまして、誠に申し訳ございませんでした。

本件につきましては、社員の確認不足によるものでございます。全くもって申し開きできるものではなく、深く反省しております。

今後、このようなご迷惑をお掛けすることがないよう、部内のチェック体制を改めるとともに、社員一同細心の注意を払い業務に取り組む所存です。何卒、ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

当該品につきましては、本状とは別にお送りしております。お手数をお掛けして申し訳ございませんが、お手元に届きましたらご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

このたびは多大なるご迷惑をお掛けしたこと、重ねてお詫び申し上げます。今後ともご愛顧を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

敬白


お詫びの手紙は上記のように、
・発行日または差出日
・宛先(相手方の会社名と担当者名)
・差出側の会社名、住所、電話番号
・差出側の担当者名(名前の横に必ず押印する)

・謝罪
・原因
・対策
・今後について

といった謝罪文の構成にするのが一般的です。差出側の担当者名は、個人名で出す場合と責任者との連名で出す場合、そして責任者の名前のみで出す場合があります。上の例は上司との連名です。どの形でお詫びの手紙を出すかは必ず上司に相談しましょう。

謝罪文を書く際の注意点として「時候のあいさつを省くこと」が挙げられます。お詫びの手紙は謝意を伝えるのが最優先なので、時候のあいさつではなく、「謹啓」や「急啓」といった頭語を用います。頭語は最後に付ける「結語」とセットなので、結語を付け忘れないように注意しましょう。こうしたお詫びの手紙は、電話やメールで謝罪していたとしてもできるだけ早く送ることが重要です。

失敗しないに越したことはありませんが、どんなことにも失敗はつきものです。いつかの場合に備えて、あらかじめ謝罪文を書くプロセスだけでも覚えておくといいでしょう。

ビジネス経済雑誌で幅広い知識を取得!【初回31日間0円!】200誌以上の雑誌が読み放題!

(中田ボンベ@dcp)

関連記事

新着記事

もっと見る

HOT TOPIC話題のコンテンツ[PR]

注目キーワード

対人マナーの人気記事ランキング

  • 新生活準備応援クーポン特集


    ピックアップ [PR]